事業單位檔案管理規范化及檔案利用效益研究

關美琪

摘 要：作為事業單位發展的重要基礎之一，檔案管理工作在很大程度上影響著單位自身能否快速發展、生產效益能否持續提升，并對各部門工作有著不可替代的指導意義。當前已進入信息時代，傳統的事業單位檔案管理辦法面臨著巨大的挑戰，只有正確認識過去檔案管理工作中的不足，并以規范化、制度化、科學化的措施進行調整與改進，才能切實提高檔案的利用效率。基于此，本文將對事業單位檔案管理規范化及檔案利用效益進行研究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化;檔案利用效益

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作一般有兩個較為重要的作用，其中一個作用是可以作為考察的依據，因為檔案的記錄更加客觀，是真憑實據，更容易讓人信服。另一個作用是可以作為事件的參考，因為檔案往往是記錄真實發生的事件，是真實存在的，檔案中往往還存在一些所發生事件的依據，如簽名、手稿、照片等。這些都屬于重要依據，當發生某些事情時，它們全都是重要的參考物。

檔案工作較為繁復，工作量較大。其主要特點是：一是檔案的種類較多。隨著事業單位的發展及創新，檔案的種類也隨之增多;二是數量多。只要是單位正常的開展服務，檔案就會產生，隨著日積月累，檔案的數量也較多;三是要求高。檔案記錄并不只是資料的收集，還需要進行歸檔和管理。因此，檔案管理工作要加強規范性。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 管理技術、方式較為落后

傳統的事業單位檔案管理主要處理的是以紙質檔案為主的資料，其不僅占用了不小的空間資源，并隨著時間的推移還面臨資料老化等問題。同時，數量越來越多的紙質檔案也不利于檢索人員的查閱和使用。究其原因，一方面是因為很多事業單位缺乏相應的軟硬件設施購置資金，另一方面是因為檔案管理人員缺乏對現代化信息技術的學習與應用。

2.2 檔案管理人員整體素質參差不齊

檔案管理人員應對國家關于檔案管理的各項法律法規以及相關政策走向有深入且獨到的理解，并能憑借強大的文字表述能力和熟練的現代化檔案管理工作技能及時、準確地記錄下事業單位在自身發展歷程中所產生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看，達到這一標準的事業單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質參差不齊。

2.3 管理程序混亂，管理制度存在漏洞

很多事業單位的領導對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，因此在制定相關規章制度時留下了不少隱患。舉例來說，一些事業單位在收集檔案資料的過程中，由于未建立相關績效考核制度，導致了檔案資料缺失、檔案收錄不合理等問題。除此之外，在收錄檔案資料的過程中，因不同部門的標準存在差異，導致檔案管理工作力度不足、深度不夠。更有甚者，由于單位領導缺乏長遠眼光，致使檔案管理人員缺乏對檔案管理的合理規劃，無法形成完整、連續的檔案資料。

3 事業單位檔案管理規范化及提升檔案利用效益的有效策略

3.1 加大宣傳力度

為了檔案管理工作能夠順利的開展，務必將規范檔案管理工作融入管理者的日常生活中，這樣才能全面的發展。對于部分檔案管理工作較為落后的事業單位，更應該加大宣傳力度。甚至有的事業單位自身都不了解這項工作，宣傳對象也不單指檔案管理工作者，在事業單位中工作的全體員工都應該積極配合多了解這方面的知識，團結一致，積極配合，爭取早日解決這一問題，實現檔案工作規范化。

3.2 建立檔案立卷歸檔標準

調查顯示，大部分事業單位在檔案立卷歸檔方面不夠嚴謹，基本不符合標準。這就是檔案管理工作不規范的主要問題所在，所有檔案都必須要求健全歸卷，保證它能夠發揮出最大的價值。應當明確歸檔的重點所在，對各類文件進行詳細的區分，避免出現信息多、雜、亂的現象。掌握檔案的時效性，在完成相關工作任務之后，才能對檔案進行歸檔，必須規范操作，不能馬虎大意，保證規范性，這些對材料日后的價值都有著重大影響。裝訂、保存、收納這些步驟同樣重要，每一步都不能出現任何小差錯。保證立卷歸檔能夠規范標準。

3.3 提高檔案信息利用率

事業單位要對傳統的檔案管理模式進行創新，完善單位檔案管理機制，促進檔案信息利用率提升，推動事業單位的長遠發展。在進行檔案管理過程中，事業單位要充分結合單位的發展現狀及特點，激發檔案人員工作熱情和積極性。

3.4 開展數字化管理檔案

隨著社會的不斷發展，采用數字化管理模式管理檔案是有必要的，不但帶來了便捷，也提升了工作效率。數字化管理檔案中最重要的是對文書進行處理，檔案工作中最基礎的部分就是文書工作。因此，文書工作直接決定了一個檔案的好壞程度，對于文書的處理工作也影響著檔案管理工作的效率。在這樣一個大數據時代，面對大量的信息，只有學習計算機技術才能有條不紊的處理好這一切，使用計算機對文書進行記錄會更加方便，在電腦上即可對它們進行分類，簡單快速、簡潔明了，減少了許多不必要的繁瑣工作，節省了大量工作時間，還可以進行數字化的傳閱、修改，大大增加了辦公效率。

3.5 增強檔案管理責任心

事業單位中的檔案管理受到的重視不高，相關檔案管理人員由于缺乏責任感，工作態度不好，影響了檔案管理的規范化。新時期，事業單位要從領導開始，落實好每位人員的工作，從而提高檔案管理人員的工作熱情，保證檔案資料的安全性，并且保證檔案管理的安全性，避免出現資料的丟失。

3.6 加強對檔案管理的重視

首先，作為擔負著事業單位各項管理工作決策、組織和指揮職能的領導層，必須從思想上不斷強化對檔案管理工作的認識和重視，將提高檔案管理水平列入單位發展目標之一，以確保事業單位檔案管理工作更加有序、規范地開展。其次，應直面且有效解決檔案管理人員在工作中的各種問題，從滿足資金需求和引進優秀人才兩方面入手，完善檔案管理工作模式，全面邁入現代信息化管理階段。最后，要不斷推動事業單位檔案管理法制化建設，爭取早日實現依法建檔、依法管檔、依法用檔。

3.7 健全檔案管理工作制度

無論是任何事情，只要有了一個良好的制度，就是一個好的開端，任何事情都需要有制度來牽制著，同樣，事業單位的檔案管理工作更加離不開制度。只有及時調整管理制度，應對突發狀況，才能讓事情完成的更加出色。為解決傳統的事業單位檔案管理程序混亂和低效化等問題，需從根源上建立并健全檔案管理制度，保證檔案管理工作得以科學化和規范化實施。一方面，需要從檔案收集和檔案錄入入手，通過不斷完善相關制度標準提高檔案資料收集的準確性、有效性，加強檔案資料錄入的完整性和規范性。另一方面，針對檔案整理入館的各個環節，通過嚴格落實相關制度保證檔案資料依法按時入館，并推動數字化檔案入館工作。除此之外，還要重視提升檔案服務水平，以期實現更加高效的檔案利用。

4 結束語

總之，隨著時代的發展，傳統的檔案管理缺乏創新，因此，事業單位要結合大數據和信息技術等進行檔案管理創新。一是檔案管理人員需要轉變傳統的思想，從而推動檔案管理創新，提高檔案管理的效率。二是事業單位要深化改革檔案服務模式，建立檔案數字化管理服務體系。事業單位需要重視檔案人員的培養，使事業單位運行效率提高。

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