事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

摘 要：我國現(xiàn)代化水平的提高和市場經(jīng)濟的發(fā)展使得不同領(lǐng)域的企業(yè)處在轉(zhuǎn)型和調(diào)整的新時期，為了促進企業(yè)能夠適應(yīng)當(dāng)前行業(yè)市場發(fā)展的新趨勢，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)隨之調(diào)整，解決原先管理工作中存在的弊端問題，以此來實現(xiàn)企業(yè)管理制度的完善。本文就事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題為切入點，分析相應(yīng)問題的解決措施，以此來供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;存在問題;解決措施

數(shù)字化信息技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用在各個企業(yè)的事業(yè)單位檔案管理工作中，利用數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)和信息處理技術(shù)將事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)進行整理有利于提升檔案管理的水平，實現(xiàn)資源的優(yōu)化利用。然而，如今在企業(yè)中仍存在很多弊端問題影響著事業(yè)單位檔案管理工作的開展和革新，這需要企業(yè)管理人員對這些制約因素進行總結(jié)分析，并探討出能夠解決這些問題的有效措施。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1）事業(yè)單位檔案管理體系不完善。如今隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展我國各個事業(yè)單位都處于轉(zhuǎn)型和調(diào)整的新階段，有些企業(yè)只顧著追求眼前的經(jīng)濟利益，而沒有順應(yīng)行業(yè)市場的發(fā)展趨勢來規(guī)范事業(yè)檔案管理工作，這使得這些企業(yè)的檔案管理工作的體系并不完善[1]。企業(yè)雖然已經(jīng)開始設(shè)置專門的崗位部門處理檔案管理工作，但對于工作內(nèi)容和工作流程也沒有進行相應(yīng)的規(guī)劃導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作存在很多漏洞，重要的數(shù)據(jù)信息難以保存，這使得企業(yè)后續(xù)發(fā)展動力不足。

2）事業(yè)單位檔案管理人員配備不足。由于有些事業(yè)單位對檔案管理工作關(guān)注度不高，對于聘請檔案管理工作人員設(shè)置的準(zhǔn)入門檻低，甚至?xí)n案管理工作任務(wù)分配給其它崗位的工作人員。這些身兼多職且素質(zhì)不高的職員對待工作往往是一種敷衍了事的態(tài)度，造成企業(yè)的檔案管理工作專業(yè)化程度不高，檔案管理工作的相關(guān)崗位流動性大，企業(yè)缺乏先進的管理團隊，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下[2]。

3）配備的先進的檔案管理工作設(shè)備有限。為了讓事業(yè)檔案管理工作水平能夠順應(yīng)經(jīng)濟市場的新趨勢，與工作相關(guān)的設(shè)備工具必須得到革新和更換，但有些事業(yè)單位檔案管理工作崗位配備的先進的檔案管理工作設(shè)備有限，工作人員的工作任務(wù)繁重，精準(zhǔn)度得不到保證，這使得這些事業(yè)單位的檔案管理工作效率低下，失誤頻發(fā)，甚至?xí)绊懫髽I(yè)整體的管理體系。

4）事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高。如今市場中可利用的信息資源數(shù)量很多，但是很多的信息資源存在重合性高、可利用率低的情況，信息資源的質(zhì)量無法滿足事業(yè)單位的需求，開放的信息資源數(shù)據(jù)庫數(shù)量稀缺，管理效率低下，這就說明我國的信息檔案數(shù)據(jù)庫存在大量的空間尚未被開發(fā)利用。另外，計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)對于事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展息息相關(guān)。很多事業(yè)單位已經(jīng)開始意識到應(yīng)用信息化管理體系的重要性，但是由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作和自身素質(zhì)水平的影響，很多管理人員仍然沿用之前的工作方式，造成這些事業(yè)單位檔案管理工作效率低下、準(zhǔn)確度不高。

2 針對事業(yè)單位檔案管理工作中存在問題的解決措施

1）健全統(tǒng)一的事業(yè)單位檔案管理體系。首先，事業(yè)單位要重視檔案管理工作，對以往的管理工作進行匯報總結(jié)，分析原先管理工作中存在的問題，保留原先有利的一部分，規(guī)避影響管理工作的相關(guān)因素，創(chuàng)新檔案管理模式，建立統(tǒng)一的事業(yè)單位檔案管理體系。其次，企業(yè)要設(shè)置專門處理檔案管理工作的崗位部門，組織專業(yè)的工作團

隊[3]。同時，事業(yè)單位應(yīng)促進檔案管理工作集中化以此來解決數(shù)據(jù)信息難以管理的情況，引進并積極應(yīng)用先進的數(shù)字信息技術(shù)和信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)來提高檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)信息資源的有效利用。

2）制定事業(yè)單位檔案管理制度。事業(yè)單位缺乏統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理工作使得檔案管理人員沒有明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作指標(biāo)，管理工作專業(yè)化程度不高，制約了事業(yè)單位未來的可持續(xù)發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)部門針對檔案管理工作頒布的各項條例，制定專業(yè)規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理制度。在制定管理制度之后，企業(yè)要實行各種措施在內(nèi)部進行落實，一切相關(guān)的事務(wù)都以這一檔案管理工作制度為參考依據(jù)，以此來做好對于工作人員的規(guī)范工作，減少工作過程中失誤情況的發(fā)生，提升事業(yè)單位檔案管理工作的安全性和準(zhǔn)確性。

3）安排好相應(yīng)的交接工作。事業(yè)單位檔案管理人員對于企業(yè)的信息數(shù)據(jù)大多都能熟練掌握，而這些管理人員在離職后，替代他們崗位的新人員容易出現(xiàn)由于對檔案信息和工作流程不夠熟悉而導(dǎo)致的失誤頻發(fā)情況，影響企業(yè)檔案管理工作的正常運行。因此，事業(yè)單位必須安排好檔案管理崗位的交接工作。首先，如若出現(xiàn)檔案管理工作人員離職的情況，對于接班他工作崗位的人員一定要通過嚴(yán)格審核，確保其自身的能力能夠推動檔案管理工作的開展。同時，企業(yè)還應(yīng)做好針對離職人員的溝通工作，確保在新職員正式工作后出現(xiàn)的問題能夠得到妥善解決，保證事業(yè)單位檔案管理工作的正常運行。其次，事業(yè)單位還要對檔案信息進行嚴(yán)格的核對，上級部門必須定期審核檔案信息的管理情況，解決因檔案信息管理崗位流動而帶來的相關(guān)問題，促進事業(yè)單位在新時期的進一步發(fā)展。

4）組織專業(yè)的檔案管理精英團隊。事業(yè)單位必須意識檔案管理人員的素質(zhì)對于檔案管理工作以及整個企業(yè)的發(fā)展都具有重要意義，從而實行有利的措施來組織專業(yè)的檔案管理精英團隊。首先，事業(yè)單位在聘請檔案管理人員時要提高崗位的準(zhǔn)入門檻，確保企業(yè)能夠?qū)崟r涌入新興的人才。其次，事業(yè)單位還應(yīng)定期組織檔案管理崗位人員進行培訓(xùn)，不僅要注重工作人員管理能力的提升，還應(yīng)加強工作人員對于信息技術(shù)和計算機技術(shù)等新興技術(shù)的應(yīng)用能力。另外，事業(yè)單位還應(yīng)建立檔案信息管理人員的考核和評估機制，對于管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力進行定期地考核，以此來提升檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，組織專業(yè)的檔案管理精英團隊[4]。

5）做好檔案保密工作。因為檔案管理工作事關(guān)事業(yè)單位的機密，所以必須做好對于檔案管理工作的保密工作，要建立專屬于檔案管理部門的辦公場所，安排專門負責(zé)保密工作的人員，加強對檔案管理工作的實時監(jiān)管，以此來避免事業(yè)單位檔案丟失、信息泄露的情況出現(xiàn)。為了保護自身的合法利益不被破壞，事業(yè)單位必須加強對于信息檔案的保護和審核力度，聘請專業(yè)人才對檔案進行審核，檔案的審核必須經(jīng)過事業(yè)單位自上而下的層層審核過后才能決定是否成為開放性的信息檔案，以此來做好檔案的保密工作。

3 結(jié)束語

總而言之，處在轉(zhuǎn)型新時期的事業(yè)單位必須對檔案管理工作進行革新。當(dāng)前在事業(yè)單位管理工作中存在沒有建立統(tǒng)一的事業(yè)單位檔案管理體系、事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高、缺乏先進的檔案管理工作設(shè)備、事業(yè)單位檔案管理信息化水平低等問題來制約檔案管理工作的開展。對此，事業(yè)單位必須實行完善統(tǒng)一的事業(yè)單位檔案管理體系、制定事業(yè)單位檔案管理制度、安排好相應(yīng)的交接工作、組織專業(yè)的檔案管理精英團隊、做好檔案保密工作等有效措施來解決這些問題，促進事業(yè)單位檔案管理水平的提升，保證事業(yè)單位的合法利益能夠得到有效保護。

參考文獻

[1]陳媛華.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].數(shù)字化用戶，2017，23（30）：152.

[2]方立.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].幸福生活指南，2018，000（005）：P.153-153.

[3]孟晉.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].數(shù)字化用戶，2018，24（34）：167.

[4]萬欣.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2016，13（24）：128，130.

作者簡介

吳微（1988-），女，漢，湖北，本科，中級，武漢市規(guī)劃研究院，研究方向：檔案管理工作。