提高IT運營效率的6種方法

Mary K. Pratt 沈建苗

對于CIO們來說，新年伊始一片光明，大多數人預計2020年的IT預算會很可觀。的確，疫情之前的很多調查均顯示，大多數企業的IT預算比去年有所增長。

然而，由于新冠疫情、業務停滯以及可能性加大的全球衰退重創了企業收入，現在許多企業的CIO只能期待經濟狀況的全面好轉。

因此，未來的IT預算預計將會有所下降。

多家企業今年春季發布的數據顯示，大多數CIO面臨預算縮減的窘境。比如，Forrester聲稱，在最佳情況下，CIO們在2020年可能面臨預算縮減5%的形勢。IDC預測全球IT支出將下降5.1%。Dresner咨詢公司發現，60%的受訪者稱疫情將影響IT預算和項目支出。

雖然CIO們向來習慣少花錢多辦事，但他們現在看到運營效率重新備受關注。但考慮到IT在推動收入增長和確保企業的市場地位方面越來越重要，CIO們一方面需要節省開支，另一方面又不能削減可推動業務發展的項目資金。

管理咨詢公司Swingtide的執行顧問Mark Barner表示，這意味著IT領導者在提高效率方面須另辟蹊徑、從長計議，“因為他們在竭力提高效率的同時還需要迎接企業的數字化轉型。”CIO們不能指望每個項目削減一定比例的預算就都能成功。

此外，許多顧問和資深IT領導者稱，也不能完全從成本力求最低這個方面去看待效率。相反，CIO們需要致力于在盡量精簡運營的同時，為企業提供更好的服務。

專家們在此給出了6種方法，可以在不犧牲質量的情況下提高IT運營效率。

仔細檢查現有系統?

北極星運輸集團和北極星數字解決方案公司的首席技術官Dave Brajkovich表示，他不希望其團隊或預算過于關注后臺基礎設施，因為資源用于支持業務需求和創收活動更合理。

因此他不斷尋找在哪些方面能以更低的成本從現有IT基礎設施獲得更好的性能。

他說：“我們仔細考察了現有的IT系統，希望能最大限度地提高效率。由于我們在不同階段的部署過程中部署了多層系統，有些系統是自己開發的，有些系統是購買現成的。盡管IT的各層對業務來說是無縫的，但整體運營起來難度大、成本高。”

比如說，Brajkovich最近分析了其公司協作軟件的成本和性能。他發現，其團隊平均每月要支持600個用戶請求，平均每小時成本約50美元。

Brajkovich說，雖然這款現有的協作軟件在首次實施時是首選，但現在只是眾多選擇之一。于是他換了供應商，認為即便引入新的軟件、培訓員工使用新軟件也要花錢，但這么做仍有望節省總的費用。實際上他已經看到了回報，支持電話降到了幾乎為零，總體性能也有所提升。

Brajkovich說，仔細檢查現有的運營系統并非不尋常之舉，但這至少要求領導團隊清楚IT的痛點在哪里。

聘請專業人員管理供應商合同?

Swingtide的顧問Barner任職Ascension的CIO時，看到有機會從與其IT部門做生意的供應商那里獲得更多的價值。于是他設立了供應商生命周期管理計劃，還專門成立了供應商管理辦公室，配備了洽談和許可方面有經驗的專業人員。

他說：“全面的供應商生命周期管理是一門學問，不是一兩天就能做好的。”他補充道，他還與擁有技術背景的執業會計師（CPA）合作，以便他們能梳理出細節，并根據各種許可和合同選項準確地比較成本。

供應商管理辦公室先將目光鎖定在明顯最有機會省錢的合同上，取得成效后再專注于其他合同。該辦公室在成立后的頭幾年重新洽談了200多份合同。

Barner稱，這些更新后的合同不僅為公司節省了資金，還提供了更好的質量和服務，節省的費用遠超過供應商管理辦公室的成本。

他補充說：“CIO們知道其預算有多少花在了第三方身上——保守估計是60%至70%，而且會繼續依賴第三方。這種對技術供應商日益加深的依賴帶來了風險，只能通過保護性一致性的合同、精心管理的供應商關系以及協調支持性流程和職能來減小風險。多年來歸CIO管理的合同可能都應該加以更新、徹底檢查和重新洽談，因為CIO不能再將他們的全部解決方案視作是狀態穩定的環境，因為技術在不斷地迅猛發展。”

精簡表現欠佳的項目

多年來，許多CIO享受著年度預算增加的待遇，還可以放手研發和創新。管理顧問們表示，現在IT領導者應重新調整支出的優先級，至少把大部分資金投入到可能會帶來成效的技術和項目上。

卡耐基梅隆大學泰珀商學院的運籌學教授Willlem-Jan van Hoeve說：“在當前形勢下，人們不再像過去那樣大力投資于并未在實踐中證明其回報的新技術。”

當然，創新不應該終止，但是CIO們應關注已證明更容易見效的技術——這勢必需要對項目進行客觀的評估，以確定它們在近中期是否真的大有助益。

同時，CIO們應砍掉那些有潛力但未帶來回報的項目。這些騰出來的資源隨后可以投入到回報明顯的項目上。

van Hoeve說：“過去可能沒有砍掉那些項目的理由，在經濟繁榮時期，冒一些風險是值得的，但到某個時候，你需要關閉這類項目，以便啟動證明有回報的其他項目。”

將自動化引入IT運營?

大多數CIO一直在企業的整個業務部門推行自動化，以加快運營、使員工擺脫重復性任務，并盡量減少錯誤。IT自動化可以帶來這些好處，并縮短停運時間，從而總體上提高運營效率。Daniel Mintz是馬里蘭大學全球校園的IT部門負責人，曾在美國交通部擔任CIO。他表示，機器人流程自動化（RPA）技術以及決策引擎和人工智能都“有望在降低成本方面發揮價值。”

Mintz補充道：“IT內部有些方面適合自動化，比如IT幫助臺可借助聊天機器人等技術實現自動化，這些技術存在已有一段時日了，但并未充分利用起來。”

研究表明，許多IT領導者還沒有擁抱自動化。Flexera的《2020年CIO優先事項報告》發現，只有72%的人計劃采用人工智能和機器學習，而只有58%的人計劃今年采用RPA。

雖然這項調查沒有明確指出那些計劃的項目中有多少會將自動化引入到IT運營，但專家表示，自動化常常可以銜接業務和IT運營，為企業組織的這兩個方面帶來效率。

以北極星集團的情況為例。Brajkovich表示，其團隊部署了RPA以實現業務流程的自動化，選擇了WorkFusion的平臺來提供API連接，并與該公司的ERP系統進行集成，以保證IT運營順利進行。此外，Brajkovich說，這種使用場景表明效率如何與創新和成長息息相關。

繼續云計算之旅

企業在云計算上的支出持續保持增長，軟件開發商Flexera的《2020年云計算行情報告》發現，20%的受訪者聲稱，年度云計算支出將超過1200萬美元;74%的受訪者聲稱，年度云計算支出將超過120萬美元。這兩個受訪者占比數字分別高于去年的13%和50%。

不過專家警告，切勿將支出增加看作額外的成本，而是一種投入。這種投入實際提高了效率，最終將為IT部門和整個企業組織帶來更多的價值。

CBT Architects的CIO Nirva Fereshetian一直在將公司更多的工作負載（包括大型圖形文件）轉移到云。她在計算成本和價值時考慮了諸多因素，采取了通盤考量的做法，認識到繼續云計算之旅（特別是針對復雜的工作負載）可節省員工時間、提升性能。

比如說，由于員工從與管理本地硬件有關的日常任務轉向通過技術戰略推動業務成果的更高價值的工作，她的公司不斷向云遷移使Fereshetian得以最大限度地發揮IT人才的價值。她在評估將某工作負載遷移到云端會不會改善收益時，還計算了改進業務連續性、縮短停運時間和減少服務故障帶來的價值。

她說：“我認為，加大向云遷移的力度仍有望進一步提高效率，但你得通盤考量。即使向云遷移可能花費更多的資金，但如果它能提供更好的業務連續性和其他優點，這仍然提高了效率。在過去，效率意味著削減成本。然而，我認為目前的形勢不僅需要削減成本，還要提高服務質量、改善體驗并提升商業價值。”

將效率作為持續的目標?

隨著企業開始奉行新冠疫情帶來的節支模式，專家預測，所有職能部門的主管都將被要求削減一定比例的預算，就像過去發生的那樣。

但管理顧問們表示，高瞻遠矚的CIO們并不把精益運營看作一項被動反應的對策，甚至不看作是偶爾為之的任務，而是看成一個持續的管理目標;他們不斷評估用來運作IT部門的人員、流程和技術是否盡可能得到了優化、是否盡可能高效。

客戶互動軟件公司Freshworks的CIO Prasad Ramakrishnan說：“人們常常把運營效率看作是‘我要做一番排查以獲得更高的效率，然后就大功告成。而實際上，它必須是企業價值體系的一部分，是企業的行事方式，它更像是一個過程，而不是一個項目。”

Ramakrishnan表示，他考慮IT形勢會如何發展時，著眼于如何使其IT運營更高效;從最終用戶服務、商業應用軟件生態圈到安全技術，他對眾多類別都采取了這一做法。

他補充道：“形勢會發生變化，你要把衡量效率作為所開展工作的一部分，因為如果你不從提高效率的角度來考慮問題，就會被弄得措手不及。”

本文作者Mary K. Pratt是馬薩諸塞州的自由撰稿人。

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https：//www.cio.com/article/3562389/6-ways-to-make-it-operations-more-efficient.html