淺析事業單位人事檔案管理工作

白斯琴

【摘要】隨著社會的不斷發展，事業單位與過去相比，發生了明顯的變化，在單位人事管理過程中，人事檔案管理是其重要的內容之一，立足當前，單位的人事檔案管理狀態仍不盡如人意，管理方式滯后，很難滿足日益提高的人力資源的需求。干部人事檔案針對的對象是單位干部，包含了干部的各項信息，在評估干部工作表現的過程中，干部人事檔案提供了重要的參考作用。因此，要立足于單位人事檔案管理的現階段的發展實情，剖析管理中存在的不足，形成具有針對性的管理模式，滲透創新與發展理念，在根本上為單位的長遠發展創造有利條件。

【關鍵詞】人事檔案? 管理工作? 存在問題? 解決方案

引言

事業單位中人事檔案管理存在的時間非常長，從開始發展到現時期已具備一定專業性和系統性。然而伴隨社會對于人事管理要求的不斷提高，從中也發現人事檔案管理中所存在的問題非常多。只要高效處理好這些問題，便能夠使事業單位中的人事檔案管理跟上時代步伐，獲得更好的發展。

1人事管理工作的現狀即存在的問題

1.1認識不夠

長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認為人事檔案管理工作就是保管性的事務工作，沒有列入到單位的重要工作內容當中，認為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應付人員的調配以及查閱就可以了，人事檔案管理工作沒有得到應有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當中，對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現象很普遍。致使一些單位在調配人事的過程中常出現這樣那樣的問題，給后續的人員調配工作造成了阻礙。同時，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現象，專業性不強，也容易導致人事檔案管理工作的問題出現。

1.2人事檔案管理工作長期未受到足夠重視

人事檔案管理盡管在事業單位當中占有關鍵性的地位，但卻不能給單位創造經濟效益或業績，部分人員認為此項工作無須具備一定的專業水平，所以對人事檔案管理并未給予足夠重視。如此情況下，會使事業單位人事檔案管理所用的硬件設備和軟件跟不上時代發展步伐，再加上人才配置不合理，便會使得人事檔案管理一直處于應付狀態。

1.3人事檔案管理制度不完善

人事檔案資料中年齡、性別、學歷等信息錯誤或漏記的現象仍然存在，這些與檔案管理工作混亂有關的問題影響了單位相關事宜的順利開展。究其原因，在于人事檔案管理制度的不完善。盡管許多單位根據自身的發展情況建立了相應的人事檔案管理制度，但是制度沒有得到有效的貫徹與落實，使檔案在借閱或轉遞的過程中容易造成檔案傳遞通知書未填寫、相關借閱手續未登記、回執單填寫不及時等問題，不利于人事檔案管理工作的有效進行。

2加強人事檔案管理工作的措施

2.1豐富人事檔案的內容

在人事檔案管理工作中，相關資料的收集是檔案管理員最基本的工作，在資料收集完成后，檔案管理員要充分發揮自身的專業能力，對資料進行甄別，將無效信息過濾出去，并且事業單位人員調整的過程中，個人信息也會隨之發生改變，因此，在收集資料時，檔案管理員要兼顧時效性和有效性兩個方面，保證收集到的資料具有比較高的有效性、完整性以及客觀性。人事檔案在管理過程中有轉遞有交接，在這個過程中要嚴密嚴謹記錄，不讓檔案材料隨著管理人員的變動而造成不必要的缺失及信息不完整，這樣做會更加有助于提高人事檔案信息的價值。只有這樣，人事檔案才能將自身的作用發揮到最大，為單位的進一步發展提供助力。

2.2提高人員素質

在單位發展的同時，要具有長遠的眼光，根據單位自身的發展前景選用合適的人員來進行人事檔案管理工作。這就要求從事人事檔案管理工作的人員要具備專業的素質，具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作同時具備一定的計算機專業水平。另外，人事檔案管理工作又是一項保密性很強的工作，所以要求從事其工作的相關人員要具有政治性很強的工作立場。同時，檔案員要通過不斷的學習以及業務培訓，不斷地豐富自身的專業知識，提高自身的業務能力，優化知識結構，以滿足當前檔案管理工作的需求。

2.3推進事業單位人事檔案管理機制改革

要想有效提升事業單位人事檔案管理工作開展的效果，就必須針對事業單位人事檔案管理機制進行全方位的改革創新。事業單位應針對人事檔案管理工作構建專業的管理部門，針對人事檔案管理工作的內容、要求、標準、范圍、義務、權力、責任、獎懲等進行明確規定，同時針對管理人員在人事檔案管理工作中的工作進程、工作效果、工作結果、工作方法、工作標準等進行明確規定，確保人事檔案管理工作在實際展開工作中能夠擁有具體的目標、方法、制度、標準和考核，以此促使人事檔案管理工作能夠形成一個完善科學的工作體系，能夠結合當前事業單位的實際發展形勢與時代技術的發展應用而不斷創新、不斷進步。

2.4提高人事檔案管理的信息化水平

當前科學技術迅速發展，事業單位內部人事檔案管理工作只有具備高度的信息化水平，才能適應我國市場經濟發展的要求。根據我國基層人員對人事檔案管理的現狀來看，使用過去那種傳統的檔案管理手段進行工作，已經嚴重不符合當前社會的發展要求，并且這種傳統的管理方式由于其自身的復雜性會導致人事檔案管理發生錯誤或者檔案丟失。為此，需要對檔案管理制度進行更新，其中需要做到：首先，事業單位要積極將科技化的手段融入人事檔案管理工作中來，配備與更新先進的信息化設備軟件系統。其次，要學習其他事業單位人事檔案管理的先進經驗。

2.5規范人事檔案管理工作流程

評定人事檔案管理工作成效的關鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標準。因此，事業單位有必要對人事檔案管理工作流程進行科學合理的規范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉遞等工作真正落到實處。第一，認真做好人事檔案的收集工作。在單位規定的期限內按照規范要求及時收集年度考核、干部任免、調研考察等檔案信息，以確保個人材料的完整性。第二，認真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個環節需要高度關注檔案材料的日期與真偽，判定檔案材料是否屬于該員工、相關手續是否完備，如缺少有關材料應及時進行登記、收集與補充。第三，認真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進行編號與歸檔，比如為材料編“類、頁、號”、抄寫檔案目錄、裝訂、編寫索引號等等。第四，認真做好人事檔案的查借閱工作。根據查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應的服務，經審查符合規定后進行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關的借閱手續。第五，認真做好人事檔案的轉遞工作。必須針對所需檔案填寫“人事檔案轉遞通知單”，并批注檔案轉出時間和轉往單位，同時還要填寫轉出檔案登記表，確認無誤后在回執單上簽名蓋章，完成檔案轉出。

結語

人事檔案管理工作是一項復雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應新形勢的要求，做到科學、規范、與時俱進。這就要求從事相關工作的人員從觀念上轉變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務，為當前的社會主義現代化建設服務。

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