關于就業視角下高校學生檔案管理創新分析

摘要：高校中的學生檔案管理作為一項重要工作，它記錄了在校期間各學子的基本表現，是一類十分重要的信息憑證，對學生的后續就業有著重要意義。但部分高校現有的學生檔案管理相對而言較為落后，在全新的就業形勢下，高校將對學生的檔案管理工作做好，能為學生的后續發展提供協助。以下在分析高校的學生檔案管理現有問題后，探討在就業視角下，高校學生檔案管理的創新方法。

關鍵詞：檔案管理;高校學生;創新;就業視角

學生檔案能對學生在校期間的學習生活及各項能力等方面進行客觀且系統的反映，其中的信息具備著較高的真實性，是學生就業時一類較為重要的信息憑證，能為企業提供衡量學子能力的信息參考。在市場導向下的就業環境中，更多企業在對高校畢業生的選聘中，將學生檔案視為一個重要參考，因而高校所開展的學生檔案管理便顯得十分重要。分析現有的檔案管理問題，并及時對該項工作進行創新完善，才能保障檔案服務的質量，為學生就業提供助力。

一、高校學生檔案管理現有問題分析

（一）管理方法相對落后

在分析高校針對學生檔案進行的管理工作后發現，現有的檔案管理模式一般有兩種。第一是由就業中心、院校學生處來開展集中化和統一性的管理[1];第二是由校內專業辦公室，或者二級學院等來開展管理。但無論上述何種方式，更多院校僅在學生畢業時整理畢業生檔案，對學生而言，他們進行的就業活動早在畢業前的六個月左右便已經開始。校園招聘會是當下企業聘選高校畢業生的一種常見方式，由各企業前往高校內進行學生選聘，同樣學生也可對各企業、崗位進行選擇。在兩者間的雙向選擇中，企業尤其國企對學生檔案十分重視，在學生通過筆試及面試后會選擇查看其檔案。但在上述檔案管理方式的影響下，企業往往無法及時查閱到完整的學生檔案，例如學生的成績單、德育成績分散在教務處及學生處等等，最終導致檔案的分散性較強，不利于檔案的就業功能發揮。

（二）管理機制不夠完善

部分高校在開展學生檔案管理時，其歸口欠統一，檔案管理機構在人事部門、學生處以及檔案部門等都有設置。更多院校對其他檔案的管理及教學較為重視，卻對管理學生檔案的重要意義認識不足，進而校內的專職管理人員不足，對應的指導及檢查工作欠充分。此外，部分院校內的檔案部門績效未和學生檔案管理互相結合，最終管理制度欠完善，在創建收集以及整理學生檔案上都留有一定問題，例如書寫欠規范，基本一致的評價內容等等。機制的欠完善導致檔案管理、檔案質量都會受到影響，無法給予企業更有價值的檔案參考。

（三）檔案利用的滯后性

在企業和高校畢業生進行就業協議簽訂等流程后，學生檔案才會寄出，但檔案信息的滯后性使其無法成為企業的信息參考。在就業環境的變化下，部分高校學生無需檔案便可前往企業工作，此時學生及檔案會存在分離。此外，在檔案利用上存在的滯后性，會導致部分學生利用作假后的自薦材料及簡歷尋找工作。

二、在就業視角下做好高校學生檔案管理創新的方法

（一）宣傳檔案管理

高校要利用微博、校園網站、微信及校報等途徑，積極為學生開展就業指導，并重點宣傳學生檔案管理，讓各個學生都能提高個人的檔案意識，重視個人檔案，并及時為管理人員提供協助，使其管理好個人檔案。此外人事檔案是學生重要的社會身份證明，校內要通過宣傳使得學生能珍惜個人的人事檔案。

（二）強化管理意識

校內的多個部門都會參與進學生檔案的管理及建立中，因此校內的各部門都要能重視學生檔案，以此逐步做好高校的人才輸出，提高院校的知名度，促進院校的進一步發展。高校在重視學生檔案管理的同時，要盡快構建高素質且具備高綜合能力的檔案管理團隊，其中的管理人員要能對檔案管理方法掌握完全，并對學生工作有一定程度的了解，及時溝通聯系各專業及班級輔導員，并對需歸檔的信息內容以及材料進行及時收集，建立完善且有效的學生檔案。

（三）超前管理檔案

高校畢業生的就業壓力愈發增長，其就業競爭也逐步激烈。高校要認識到檔案對學生就業帶來的重要及特殊意義，積極做好檔案管理的創新改進，盡量改變在學生畢業時才進行檔案管理的模式，在學生入校時便逐步開展建檔管理，避免臨時行為的發生，降低檔案遞轉欠及時以及錯裝等問題，讓檔案為企業提供重要的信息參考。

（四）創新管理體系

在對學生檔案進行資料收集時，檔案管理者要主動、及時聯系及溝通檔案材料生成部門的各個負責人，以此將學生信息及時掌握，及時整理及歸檔學生的評優處分以及入黨等材料。此外，在企業用人需求的變化下，高校可對檔案內容進行適度調整及增刪，在檔案內除展示傳統內容外，還可對學生專業技能、信用以及心理素質等信息進行展示，提高檔案的準確及全面性，并保障檔案完整，促進檔案管理的進步。

（五）強化檔案監管

高校要定期指導及檢查學生檔案，確保檔案材料具備一定的真實性，并對檔案內容進行及時更新。此外，高校可將業績考核和學生檔案管理互相聯系，以獎懲機制、崗位責任制的創設，對學生檔案管理者的工作內容、職責進行明確及細分，處罰未能及時進行檔案信息收集及處理等工作的行為及個人，獎勵管理質量較佳，檔案利用率更高的有關管理系及個人。該類方式能實現調動人員管理積極性的作用，有利于檔案管理的逐步發展及創新。

（六）應用先進技術

高校可從校內的技術條件、經濟條件及學生檔案管理需求出發，在收集整理，或編制傳播檔案材料等工作上，做好現代信息技術的應用，例如創設數據管理平臺等等，實現檔案管理的信息化發展。高校可在學生入校時便進行電子檔案的創建，并由專人來對學生在校信息等信息進行定期錄入，最終構成檔案管理平臺，利用信息化管理減輕各人員的工作強度，提高管理便捷性及效率，也能延長檔案的存管壽命。

（七）開發檔案資源

在國內市場經濟的逐步發展下，對現代企業而言，人力資源的開發是一項重要的管理工作。在此環境下，高校的學生檔案管理應當順應時代發展的需求，建設數字化及網絡化的檔案管理模式，最終達成檔案隨人的效果，以信息支持人才的流動，讓各企業都能得到有效的學生檔案。首先，高校可對學生創設就業電子檔案庫，其中要涵蓋檔案材料的采集存儲、整理檢索以及利用等方面功能，將各年院校、畢業生就業的有關數據進行錄入，最終達成資源共享的效果。要達成該類效果，指導教師能和以往的畢業生進行及時聯系，并從學生本人的就業狀況、反饋意見出發，對校內的應屆畢業生提供就業指導。其次，高校也可利用企業的信息反饋來對當下有關行業領域的人才需求、就業動向進行了解，讓校內的就業指導能夠及時進行調整，讓專業教學逐步改革，實現人才培養模式的創新和變化。最后，高校可分析就業市場內現有的職業結構等信息，以此為學生提供了解就業形勢的真實信息，使其盡快轉變個人的就業理念，更好應對當下市場經濟中的就業環境。校內可聯系學生的就業跟蹤調查以及就業檔案，活用檔案使其作為一個重要的、動態的信息獲取途徑，幫助校內充分解析畢業生的就業心態，并做好對校內的專業設置等方面工作調整，為校內未來畢業生的就業提供經驗數據參考。

三、結語

綜上所述，在高校工作中，學生檔案管理不僅會影響到畢業生的就業問題，也對高校的改進發展及建設有著潛在影響。高校要在就業視角下，創新校內的學生檔案管理，便需逐步提升校內師生對檔案的重視，結合需求進行檔案管理模式的創新。在現代化生產背景下信息化是多個行業領域的發展方向之一，高校也可推進學生檔案管理的信息化，利用檔案信息平臺的構建，使得檔案資源的開發力度得到增長，讓檔案能充分發揮本身的就業服務功能，為高校學生增強就業優勢，使其能良好就業，為學生的就業發展、院校的社會影響力增長提供支持。

參考文獻：

[1]谷惠敏.就業服務視角下高校檔案管理創新研究[J].人文之友，2019，000（5）：62-63.

作者簡介：謝衛朋（1981—），男，漢族，陜西咸陽人，本科，講師，陜西財經職業技術學院，主要從事經濟類、思想政治教育類研究。