博物館OA系統的設計思路探究

蘇一飛 張怡晗

摘要：在信息時代，博物館積極推行無紙化辦公，OA（辦公自動化）系統也逐漸得到了推廣使用。本文首先概述了OA系統在博物館中的應用優勢，隨后從用戶需求分析、系統設計目標、系統結構組成等方面，介紹了具體的設計思路，最后就其功能實現和應用效果進行了簡要總結。

關鍵詞：博物館;OA系統;用戶需求分析;設計與實現

中圖分類號：TP317.1?文獻標識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）05-0021-01

Abstract：In?the?information?age，museums?actively?promote?paperless?office，and?OA?（Office?automation）?system?is?gradually?promoted?and?used.?This?paper?first?summarizes?the?application?advantages?of?OA?system?in?museums，then?introduces?specific?design?ideas?from?the?aspects?of?user?demand?analysis，system?design?objectives，system?structure?and?composition，and?finally?makes?a?brief?summary?of?its?function?realization?and?application?effect.

Key?words：museum;OA?system;User?demand?analysis;Design?and?Implementation

1?OA系統在博物館中的應用優勢

早在2007年，國家博物館就開始進行了OA系統的試點應用，隨著近幾年互聯網技術、自動化技術的蓬勃發展，OA系統的應用范圍更多、提供功能更多，彰顯出了強大的優越性。結合這些博物館使用OA系統的具體情況，其應用優勢主要體現在：首先，業務流程進一步簡化。以公文流轉為例，不需要往返多個部門找分管領導簽字，通過網絡就可以完成傳閱、審批。業務辦理更加快速，節約了時間和減輕了壓力。其次，責任分工進一步明確。在OA系統投入使用后，博物館的各個部門、每一名職工，各司其職，按照規章制度完成職責范圍以內的工作事項即可，解決了以往存在的權責交叉、相互推諉的情況，進一步提高了博物館的運行效率和服務質量。

2?博物館OA系統的設計思路

2.1用戶需求分析。由于博物館的規模、定位，以及具體的業務方面存在較大差異，在設計和開發OA系統時，決不能盲目照搬其他博物館已經建成和投入運行的OA系統。而是要通過用戶需求分析，選擇能夠契合用戶需求、滿足博物館運行需要的OA系統，提高其適用性、因此，系統設計的首要任務，就是要與博物館的高層領導，以及各個部門的主要負責人進行對接，精準把握用戶需求。例如有些博物館因為經費緊張，預算有限，在OA系統的功能設計上，只保留一些必要的配置即可。若博物館規模較大，部門較多，在OA系統設計時，就需要重點體現群體協同和信息共享這兩項功能。

2.2系統設計目標。結合博物館的運營特點，OA系統設計需要實現的目標有：（1）辦公規范化和自動化。以往博物館的公文發放、公文處理等常規業務，都是需要人工手動來完成。即便是有較為完善的工作制度，也難免會因為個人疏忽或是交接不當，而出現差錯。通過OA系統設計，讓大多數辦公業務都可以利用計算機以及Windows?Office辦公軟件來完成，最大程度上減少了人為失誤，讓辦公更加規范和便捷。（2）提高信息采集與傳輸能力。博物館的各個部門在進行業務往來和文件傳遞時，經常會因為信息壁壘的存在，導致信息數據利用率不高，不利于博物館整體運營效率的提升以及領導的精準決策。通過全面推廣OA系統，應首先博物館的整體協同，實現各類數據信息從采集到傳輸，再到整合、利用的一站式辦理。

2.3系統結構組成。博物館OA系統是基于Web技術和C/S結構開發的，一款支持Windows、MAC以及類Unix等多種操作系統的辦公軟件。其中，利用Web可以支持博物館日常辦公需要以及實現通信需求，利用C/S結構可以實現博物館局域網內部大流量的數據傳輸。借助于IE瀏覽器能夠登陸Web?server，在獲取訪問權限之后進入到OA系統的主頁面，可以選擇相應的業務窗口，進入到二級頁面，完成自動辦公。利用IE瀏覽器還可以實現電子郵件的收發。接收的電子郵件統一存儲在系統數據庫中，并支持資源共享。

2.4系統功能設計。對于中小型博物館來說，可以利用OA系統辦理的日常業務比較簡單，在功能設計上主要包含四類：（1）日常信息管理。主要是本館發布一些重要的通知、公告，需要博物館的全體員工知悉。另外各個部門也可以面向本部門的員工，發布一些部門業務。部門之間的公文傳遞等，也可以基于這一功能模塊實現。（2）個人信息管理。主要包括“個人郵箱”、“工作事項”等。博物館的每一名職工，擁有自己的獨立賬號，在登錄之后可以查看郵件箱內是否有未讀郵件，或是其他待辦理的事項。（3）信息共享管理。博物館轉發上級部門的重要通知，以及本館的一些公共文件、資料，或是會議記錄等，可以通過這一功能方便全體職工查閱、學習、使用。（4）系統安全管理。博物館的一些涉密資料、文件等，需要采用加密的方式，單獨存儲起來，防止信息泄露。設計安全管理模塊，可以提高對重要信息的保管能力。

3?博物館OA系統的應用實現

3.1理順了公文流程。公文的處理是由起草、傳遞、收發、審核、辦理、管理、立卷、歸納等一系列相互關聯和銜接有序的工作，與傳統的手工辦公不同，OA系統可以通過其角色身份控制和公文流轉，保證每一個環節不得越級、省略。采用OA系統，員工起草的公文可以直接發給公文秘書，由公文秘書按流程分配給相應的領導進行審批，同時他還可以通過自己的key查到這份公文的流轉程度和結果，這樣既保證了安全性也規范了每個操作節點。

3.2推進了全方位自動化系統改革。辦公自動化系統的成功運用，是博物館結合自身情況在信息建設領域的一個成果，進而可以在博物館文物、圖書、財務等全方面實現自動化。博物館的信息量很大，藏品眾多，手工工作方式往往會帶來工作效率低下、錯誤頻出、信息更新慢以及高誤差的問題，而實現自動化以后，不僅可以解決這些問題，還可以實現資料共享，方便信息的存儲和檢索，并通過設置權限，保證資料的安全性和保密性。

4?結語

通過完善信息基礎設施，推廣使用OA系統，一些簡單的工作可以利用計算機和辦公軟件完成辦理，無論是在減輕博物館工作人員壓力與負擔，還是切實提高業務辦理規范化等方面，均發揮了明顯的優勢。博物館要結合自身的需求，合理設計OA系統，提高該系統的實用效果，進而推動博物館整體運營效率以及對外服務質量的全面提升。

參考文獻：

[1]徐光霽.博物館知識管理模式新探——以廣西民族博物館OA（辦公自動化）系統為例[J].民博論叢，2018.

[2]董磊.淺談周恩來鄧穎超紀念館OA辦公自動化的應用[J].中國科技博覽，2015（43）：274-274.