博物館OA系統(tǒng)的設(shè)計思路探究

蘇一飛 張怡晗

摘要：在信息時代，博物館積極推行無紙化辦公，OA（辦公自動化）系統(tǒng)也逐漸得到了推廣使用。本文首先概述了OA系統(tǒng)在博物館中的應(yīng)用優(yōu)勢，隨后從用戶需求分析、系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)組成等方面，介紹了具體的設(shè)計思路，最后就其功能實現(xiàn)和應(yīng)用效果進(jìn)行了簡要總結(jié)。

關(guān)鍵詞：博物館;OA系統(tǒng);用戶需求分析;設(shè)計與實現(xiàn)

中圖分類號：TP317.1?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）05-0021-01

Abstract：In?the?information?age，museums?actively?promote?paperless?office，and?OA?（Office?automation）?system?is?gradually?promoted?and?used.?This?paper?first?summarizes?the?application?advantages?of?OA?system?in?museums，then?introduces?specific?design?ideas?from?the?aspects?of?user?demand?analysis，system?design?objectives，system?structure?and?composition，and?finally?makes?a?brief?summary?of?its?function?realization?and?application?effect.

Key?words：museum;OA?system;User?demand?analysis;Design?and?Implementation

1?OA系統(tǒng)在博物館中的應(yīng)用優(yōu)勢

早在2007年，國家博物館就開始進(jìn)行了OA系統(tǒng)的試點(diǎn)應(yīng)用，隨著近幾年互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、自動化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，OA系統(tǒng)的應(yīng)用范圍更多、提供功能更多，彰顯出了強(qiáng)大的優(yōu)越性。結(jié)合這些博物館使用OA系統(tǒng)的具體情況，其應(yīng)用優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：首先，業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步簡化。以公文流轉(zhuǎn)為例，不需要往返多個部門找分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，通過網(wǎng)絡(luò)就可以完成傳閱、審批。業(yè)務(wù)辦理更加快速，節(jié)約了時間和減輕了壓力。其次，責(zé)任分工進(jìn)一步明確。在OA系統(tǒng)投入使用后，博物館的各個部門、每一名職工，各司其職，按照規(guī)章制度完成職責(zé)范圍以內(nèi)的工作事項即可，解決了以往存在的權(quán)責(zé)交叉、相互推諉的情況，進(jìn)一步提高了博物館的運(yùn)行效率和服務(wù)質(zhì)量。

2?博物館OA系統(tǒng)的設(shè)計思路

2.1用戶需求分析。由于博物館的規(guī)模、定位，以及具體的業(yè)務(wù)方面存在較大差異，在設(shè)計和開發(fā)OA系統(tǒng)時，決不能盲目照搬其他博物館已經(jīng)建成和投入運(yùn)行的OA系統(tǒng)。而是要通過用戶需求分析，選擇能夠契合用戶需求、滿足博物館運(yùn)行需要的OA系統(tǒng)，提高其適用性、因此，系統(tǒng)設(shè)計的首要任務(wù)，就是要與博物館的高層領(lǐng)導(dǎo)，以及各個部門的主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行對接，精準(zhǔn)把握用戶需求。例如有些博物館因為經(jīng)費(fèi)緊張，預(yù)算有限，在OA系統(tǒng)的功能設(shè)計上，只保留一些必要的配置即可。若博物館規(guī)模較大，部門較多，在OA系統(tǒng)設(shè)計時，就需要重點(diǎn)體現(xiàn)群體協(xié)同和信息共享這兩項功能。

2.2系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)。結(jié)合博物館的運(yùn)營特點(diǎn)，OA系統(tǒng)設(shè)計需要實現(xiàn)的目標(biāo)有：（1）辦公規(guī)范化和自動化。以往博物館的公文發(fā)放、公文處理等常規(guī)業(yè)務(wù)，都是需要人工手動來完成。即便是有較為完善的工作制度，也難免會因為個人疏忽或是交接不當(dāng)，而出現(xiàn)差錯。通過OA系統(tǒng)設(shè)計，讓大多數(shù)辦公業(yè)務(wù)都可以利用計算機(jī)以及Windows?Office辦公軟件來完成，最大程度上減少了人為失誤，讓辦公更加規(guī)范和便捷。（2）提高信息采集與傳輸能力。博物館的各個部門在進(jìn)行業(yè)務(wù)往來和文件傳遞時，經(jīng)常會因為信息壁壘的存在，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)利用率不高，不利于博物館整體運(yùn)營效率的提升以及領(lǐng)導(dǎo)的精準(zhǔn)決策。通過全面推廣OA系統(tǒng)，應(yīng)首先博物館的整體協(xié)同，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息從采集到傳輸，再到整合、利用的一站式辦理。

2.3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)組成。博物館OA系統(tǒng)是基于Web技術(shù)和C/S結(jié)構(gòu)開發(fā)的，一款支持Windows、MAC以及類Unix等多種操作系統(tǒng)的辦公軟件。其中，利用Web可以支持博物館日常辦公需要以及實現(xiàn)通信需求，利用C/S結(jié)構(gòu)可以實現(xiàn)博物館局域網(wǎng)內(nèi)部大流量的數(shù)據(jù)傳輸。借助于IE瀏覽器能夠登陸Web?server，在獲取訪問權(quán)限之后進(jìn)入到OA系統(tǒng)的主頁面，可以選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)窗口，進(jìn)入到二級頁面，完成自動辦公。利用IE瀏覽器還可以實現(xiàn)電子郵件的收發(fā)。接收的電子郵件統(tǒng)一存儲在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，并支持資源共享。

2.4系統(tǒng)功能設(shè)計。對于中小型博物館來說，可以利用OA系統(tǒng)辦理的日常業(yè)務(wù)比較簡單，在功能設(shè)計上主要包含四類：（1）日常信息管理。主要是本館發(fā)布一些重要的通知、公告，需要博物館的全體員工知悉。另外各個部門也可以面向本部門的員工，發(fā)布一些部門業(yè)務(wù)。部門之間的公文傳遞等，也可以基于這一功能模塊實現(xiàn)。（2）個人信息管理。主要包括“個人郵箱”、“工作事項”等。博物館的每一名職工，擁有自己的獨(dú)立賬號，在登錄之后可以查看郵件箱內(nèi)是否有未讀郵件，或是其他待辦理的事項。（3）信息共享管理。博物館轉(zhuǎn)發(fā)上級部門的重要通知，以及本館的一些公共文件、資料，或是會議記錄等，可以通過這一功能方便全體職工查閱、學(xué)習(xí)、使用。（4）系統(tǒng)安全管理。博物館的一些涉密資料、文件等，需要采用加密的方式，單獨(dú)存儲起來，防止信息泄露。設(shè)計安全管理模塊，可以提高對重要信息的保管能力。

3?博物館OA系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)

3.1理順了公文流程。公文的處理是由起草、傳遞、收發(fā)、審核、辦理、管理、立卷、歸納等一系列相互關(guān)聯(lián)和銜接有序的工作，與傳統(tǒng)的手工辦公不同，OA系統(tǒng)可以通過其角色身份控制和公文流轉(zhuǎn)，保證每一個環(huán)節(jié)不得越級、省略。采用OA系統(tǒng)，員工起草的公文可以直接發(fā)給公文秘書，由公文秘書按流程分配給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，同時他還可以通過自己的key查到這份公文的流轉(zhuǎn)程度和結(jié)果，這樣既保證了安全性也規(guī)范了每個操作節(jié)點(diǎn)。

3.2推進(jìn)了全方位自動化系統(tǒng)改革。辦公自動化系統(tǒng)的成功運(yùn)用，是博物館結(jié)合自身情況在信息建設(shè)領(lǐng)域的一個成果，進(jìn)而可以在博物館文物、圖書、財務(wù)等全方面實現(xiàn)自動化。博物館的信息量很大，藏品眾多，手工工作方式往往會帶來工作效率低下、錯誤頻出、信息更新慢以及高誤差的問題，而實現(xiàn)自動化以后，不僅可以解決這些問題，還可以實現(xiàn)資料共享，方便信息的存儲和檢索，并通過設(shè)置權(quán)限，保證資料的安全性和保密性。

4?結(jié)語

通過完善信息基礎(chǔ)設(shè)施，推廣使用OA系統(tǒng)，一些簡單的工作可以利用計算機(jī)和辦公軟件完成辦理，無論是在減輕博物館工作人員壓力與負(fù)擔(dān)，還是切實提高業(yè)務(wù)辦理規(guī)范化等方面，均發(fā)揮了明顯的優(yōu)勢。博物館要結(jié)合自身的需求，合理設(shè)計OA系統(tǒng)，提高該系統(tǒng)的實用效果，進(jìn)而推動博物館整體運(yùn)營效率以及對外服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

參考文獻(xiàn)：

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