圖書資料檔案信息化管理的優勢探析構建

歐海龍

摘要：當今社會飛速發展，尤其是大數據，云計算等的出現，給人們的信息管理模式提供了一個新的發展方向。圖書資料檔案信息化管理，應用信息化管理方式是一種必然趨勢。它能夠實現圖書資料檔案管理的全面發展和資源共享，打造更全面的知識系統，為更多的人提供更加快捷、優質的服務。本文深入研究了圖書檔案信息化管理的三個優勢，體現了圖書檔案信息化管理的必要性。

關鍵詞：圖書館;檔案管理;信息化;優勢

中圖分類號：G251;G270.7?文獻標識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）05-0080-01

Abstract：The?rapid?development?of?today's?society，especially?the?emergence?of?big?data?and?cloud?computing，provides?a?new?development?direction?for?people's?information?management?model.?It?is?an?inevitable?trend?to?apply?informatization?management?methods?to?the?information?management?of?library?materials?and?files.?It?can?realize?the?comprehensive?development?and?resource?sharing?of?library?materials?and?file?management，create?a?more?comprehensive?knowledge?system，and?provide?more?rapid?and?high-quality?services?for?more?people.?This?article?deeply?studies?the?three?advantages?of?the?information?management?of?books?and?archives，which?reflects?the?necessity?of?the?information?management?of?books?and?archives.

Key?words：library;archive?management;informatization;advantages

在如今的信息化時代，圖書資料檔案的信息化管理順應時代發展的潮流，能夠大大提升圖書資料管理的效率。圖書資料檔案的信息化管理有利于轉變傳統圖書管理、歸檔和管理的方式，更加及時，快速和全面的獲取相關檔案的內容。信息化管理有著傳統管理方式不具備的各種條件，有很多優勢。

1?有利于提高管理水平

圖書資料檔案信息化管理能夠提升圖書館的管理水平。在信息時代的高速發展，圖書館作為存儲、交流、傳播、管理信息知識的重要載體和信息媒介，對于加快信息知識的傳播應用具有重要作用。圖書檔案信息化管理能夠提升圖書館的管理水平，主要表現在以下幾個方面。

首先，圖書資料信息化管理，在一定程度上優化了圖書館的人員結構，細化了成員在工作中的分工。這樣員工有更加明確了工作責任與工作方向。在以往的圖書館管理系統中，往往一位工作人員負責多種職責，不僅增加了他們繁重的任務，而且在圖書館人員管理方面存在具有一定的缺陷。圖書館信息化管理將所有的工作人員處于統一的管理平臺之下，給予每個人明確的分工，提升了圖書館管理的水平。

其次，在信息化程度如此之高的時代，信息化管理已成常態。這對圖書館的管理工作人員提出了更高的技能要求。因此，工作人員為了適合現在的崗位，必須要始終堅持提升自己的能力，才能適應時代的變化發展。圖書館管理人員一方面要明確自身的工作屬性，借助網絡信息技術做到對紙質資源、電子資源的充分了解，針對不同種類的數據庫、參考書等，進行細致的分類。另一方面，圖書管理人員還需加強其工作技能的學習，不斷地學習新知識、新技術，不斷完善其管理服務水平。

2?有利于提高管理效率

圖書資料檔案信息化管理的一大優勢就是有利于提升管理的效率。傳統的圖書資料檔案管理模式往往采用的是人工錄入的方式單一方式，需要很多的人力物力，并且在錄入時還有一定的錯誤性，對于繁多復雜的檔案資料，更是需要耗費很多的時間與精力。對于信息化技術的應用能夠減少錄入編號的失誤率，通過對書的條碼或者檔案的編號進行快速的整理以達到檔案快速整理的目的。這樣在處理很多的圖書與各種資料的時候就可以很大程度上減輕工作人員的勞動量，而且在錄入的準確性上能得到一定的提升。

圖書資料檔案室信息化管理還能夠節約有限的人力資源。利用信息化管理能夠準確的掌握圖書的位置、圖書的編號、讀書的年限和圖書的庫存等問題。在進行文獻資料查找的時候，直接利用電子信息檔案到相應的房間相應的書架、相應的圖書號去索取。在圖書資料的歸檔問題上也可以直接用掃碼解決，信息化管理系統可以讓人們在處理一切問題時，只需要一臺簡單的電腦，減少了人力資源的浪費。

圖書資料檔案信息化管理能夠方便讀者進行有效查閱。現在讀者進行館藏查詢可以利用自主服務系統，與檔案信息化管理系統相聯系，方便查找。只需要輸入相應的圖書信息即可查詢館藏。這樣既能夠方便讀者進行一些查詢，而且能夠減少工作人員的工作量，提升圖書館管理系統的管理效率。

3?有利于優化管理機能

圖書館檔案信息化管理還有助于圖書館優化管理機能。圖書館的五大管理機能分別是計劃，組織，指揮，協調與控制，這五大管理機能，作為統籌全局的方式是圖書館管理的重要部分。圖書館檔案信息化管理有助于圖書館提升這些管理機能。

首先，信息化技術的應用，縮短了館員們的工作時間，因此，在進行統籌全局的發展時，能夠有更多的精力去進行館員組織建設，在不斷的發展中改善突出的管理模式與突出的運行模式，更深入的解決圖書館現存的問題，為讀者提供更好的服務。

圖書資料檔案信息化管理改善了圖書資料的保存方式。現在很多的資源都能夠通過大數據的方式存儲于云端，然后用戶可以云端查看或者下載使用，提升了圖書館管理的協調機能，提升圖書館的容納能力。傳統的檔案管理模式不利于信息化管理，通過信息化管理能夠使圖書檔案管理更加完善。圖書館管理技能的提升離不開信息化管理的方式。信息化利用互聯網技術，大數據等。在圖書館的數據管理方面體現出巨大的效率。在一定程度上提升了圖書館的統籌資源的機能，圖書館在未來呈現出更加智能化的趨勢，信息更加完善。運用相關的技術手段，加強相關數據庫的共享，全面提升檔案管理力度和相關知識，加強圖書館的全面建設和管理，滿足大部分人的資料查找要求。

4?小結

圖書資料檔案信息化管理具有很多優勢，集中表現在三個方向，分別是提升管理水平，提升管理效率和提升管理機能。圖書質量檔案信息化管理。為圖書管理，提供了一個項新的發展方向。圖書檔案信息化管理，優化了圖書館的人員結構，給予每個人明確的分工，館員在信息化管理的背景下，綜合能力得到不斷的提升，同樣增強了圖書館的管理水平。圖書資料檔案信息化管理在信息錄入、信息采集、信息檢測等方面都具有比人工更加快捷的運營方式，節約資源，為工作人員與讀者都提供了更加便捷快速的服務。同時，圖書檔案信息化管理，提升了圖書館的計劃，組織，協調，指揮和控制五大管理機能。圖書檔案信息化管理的優勢巨大，是當今信息化社會必定需要發展的一種新型的管理模式。

參考文獻：

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