如何做好事業單位辦公室檔案管理

楊小鴻

摘 要：對于事業單位正常運行而言，科學規范的辦公室檔案管理發揮著重要的作用，做好辦公室檔案管理工作，提高檔案管理的效率，有利于促進事業單位的高效運行。基于此，本文先是針對辦公室檔案管理工作中存在問題進行分析，然后在此基礎上提出一些優化的建議，旨在進一步促進辦公室檔案管理工作的發展。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;優化

新時期對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，如何做好辦公室檔案管理工作，并提高檔案管理的效率，是當前辦公室人員需要重點思考的問題。在事業單位管理體系中，辦公室檔案管理是必不可少的部分，其關系著單位能否高效運行，尤其是在信息化時代背景下，單位各項工作的正常開展，都需要相應檔案信息得以支持。然而從實際的情況來看，目前在辦公室檔案管理工作中，仍然存在許多不足的地方，如管理效率不高、人員業務能力不強等，因此有必要加強辦公室檔案管理，并建立起完善的辦公室檔案管理信息化系統，以此提高辦公室檔案管理的效率，進而促進辦公室檔案管理工作的發展。

一、當前辦公室檔案管理工作中主要存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理制度

檔案管理制度不完善是當前辦公室檔案管理工作中主要存在的問題之一，具體表現在以下幾個方面：第一，各單位對于辦公室檔案管理的重視程度不同，從而導致辦公室檔案管理制度的完善性存在較大差異性，即使有的單位建立起了完善的辦公室檔案管理制度，但是制度執行力度不足，不僅導致管理制度流于形式，同時也難以有效提升辦公室檔案管理工作的規范性;第二，現有的辦公室檔案管理流程并不合理，管理標準較為嚴格且管理流程繁瑣，容易導致實際工作中人員隨意將流程簡化，或者是簡單編號后隨意儲存管理，這樣不僅容易導致檔案資料的丟失泄漏，而且還會降低檔案的利用率。

（二）檔案借閱程序相對較復雜

由于當前的辦公室檔案借閱程序相對較復雜，需要經過層層審批才可拿到檔案，因此大部分工作人員只有在萬不得已的情況下才會去查閱檔案資料，這樣嚴重制約了檔案資料的利用，不僅會阻礙辦公室檔案管理工作的發展，而且還需要花費較多的人力物力資源進行檔案價值的保管。

（三）人員專業素質較低

辦公室檔案管理人員的專業素質較低也是當前辦公室檔案管理工作中主要存在的問題之一，主要是因為各單位對辦公室檔案管理的重視程度較低，所以對檔案管理的人員要求也比較低，同時現有的檔案管理人員專業素質并不高，不重視專業知識的學習，加之工作態度存在較大的隨意性，不能統一且規范地進行檔案資料的收集整理，在檔案資料查閱和利用時四處尋找，甚至存在機密性檔案資料丟失，這些問題都嚴重阻礙了辦公室檔案管理工作規范化和標準化的實現。

（四）檔案信息化建設水平待提升

目前各單位對于檔案信息化建設也存在滯后的現象，使得推進辦公室檔案管理工作規范化和標準化不足。同時當前正處于傳統檔案管理模式向數字化檔案管理模式過渡時期，但許多單位檔案管理人員并沒有及時更新管理理念和方法，不能圍繞著檔案資料管理分類及開發利用等方面進行方法和經驗的學習，使得信息資源整合不足，不能為單位各項工作開展及決策提供有效的參考依據。另外，從辦公室檔案安全管理方面，受到技術方面的現狀，對于檔案資料并不能做好有效的備份管理及安全方案，嚴重影響了檔案信息的安全性和可靠性。

二、優化辦公室檔案管理工作的策略

（一）提高人員檔案管理意識

當前辦公室檔案管理效率不高，出現各種各樣的問題主要是因為單位領導層及相關人員對檔案管理并不重視，不能正確地認識到檔案工作的價值及作用。為此，要想做好辦公室檔案管理工作，首先需要從根本上強化人員的檔案管理意識，單位領導層要提高檔案管理的重視程度，并發揮自身示范作用，促使全體人員參與到檔案管理中，同時增強檔案管理人員的管理意識，明確其管理職責，通過建立規范化的檔案管理制度，以此促進辦公室檔案管理工作效率的提升。

（二）建立完善的辦公室檔案管理制度

無論任何一項工作的開展，都需要相應的制度得以支持，因此要想做好辦公室檔案管理工作，還需要建立完善的辦公室檔案管理制度。而由于各單位工作屬性及特點不同，所以在建立辦公室檔案管理制度時，應結合自身實際情況和需求進行，以此建立起完善的管理制度，具體應包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等各個方面的內容，對檔案管理制度進行細化處理，從而促進辦公室檔案管理各環節工作有效開展。同時，還應制定合理的獎懲措施，發揮制度作用，促使責任落實到各個部門及人員身上，同時也能夠避免檔案管理制度流于形式，從而推動辦公室檔案管理工作規范化開展，確保檔案資料的完整性和真實性。

（三）提高檔案人員的綜合素質

要想做好辦公室檔案管理工作，還需要進一步提高辦公室檔案管理人員的專業素養及業務能力，因為其專業素養及業務能力直接影響著辦公室檔案管理的效率與質量。因此，各單位應重視辦公室檔案管理人員的培訓，可通過定期或不定期的培訓，組織其進行檔案管理相關知識的學習，包括法律法規、管理規范、信息化操作能力等多方面，以此提高辦公室檔案管理人員的綜合能力，為辦公室檔案管理工作發展奠定厚實的人才基礎。另外，在實際的辦公室檔案管理工作中，也要鼓勵檔案管理人員加強業務交流及學習活動參與，不斷學習新的管理方法和經驗，從而促進辦公室檔案管理工作與單位業務共同發展。

（四）構建檔案管理信息化系統

在信息化時代背景下，要想有效提升辦公室檔案管理的效率，還需要重視現代信息技術的利用，以此構建出完善的檔案管理信息化系統，滿足新時代發展的需求。首先，充分利用現代信息技術建立起檔案管理信息化平臺，以此對電子檔案進行有效的管理與儲存。其次，加快信息化建設，加大硬件軟件方面的投入，以此為實現數字化檔案管理模式的轉變創造有利條件。最后，在保證檔案信息安全性的前提下，借助檔案管理信息化系統，編制完善的檢索工具，以此提高數字檔案的利用率，從而更好地為單位決策提供參考依據。

結 語

總而言之，做好辦公室檔案管理工作，對于單位整體工作的開展及單位的發展有著重要的意義，因此各單位領導及檔案人員，應提高自身的檔案管理意識，同時要建立完善的辦公室檔案管理制度，并充分發揮現代信息技術的作用，以此促進辦公室檔案管理效率的提升，進而促進辦公室檔案管理工作的發展。

參考文獻

[1] 劉燦.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].蘭臺內外，2020（16）：10-12.

[2] 徐海霞.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2019（21）：186-187.