如何做好事業(yè)單位辦公室檔案管理

楊小鴻

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位正常運(yùn)行而言，科學(xué)規(guī)范的辦公室檔案管理發(fā)揮著重要的作用，做好辦公室檔案管理工作，提高檔案管理的效率，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的高效運(yùn)行。基于此，本文先是針對(duì)辦公室檔案管理工作中存在問(wèn)題進(jìn)行分析，然后在此基礎(chǔ)上提出一些優(yōu)化的建議，旨在進(jìn)一步促進(jìn)辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;優(yōu)化

新時(shí)期對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，如何做好辦公室檔案管理工作，并提高檔案管理的效率，是當(dāng)前辦公室人員需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。在事業(yè)單位管理體系中，辦公室檔案管理是必不可少的部分，其關(guān)系著單位能否高效運(yùn)行，尤其是在信息化時(shí)代背景下，單位各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，都需要相應(yīng)檔案信息得以支持。然而從實(shí)際的情況來(lái)看，目前在辦公室檔案管理工作中，仍然存在許多不足的地方，如管理效率不高、人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)等，因此有必要加強(qiáng)辦公室檔案管理，并建立起完善的辦公室檔案管理信息化系統(tǒng)，以此提高辦公室檔案管理的效率，進(jìn)而促進(jìn)辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

一、當(dāng)前辦公室檔案管理工作中主要存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的檔案管理制度

檔案管理制度不完善是當(dāng)前辦公室檔案管理工作中主要存在的問(wèn)題之一，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，各單位對(duì)于辦公室檔案管理的重視程度不同，從而導(dǎo)致辦公室檔案管理制度的完善性存在較大差異性，即使有的單位建立起了完善的辦公室檔案管理制度，但是制度執(zhí)行力度不足，不僅導(dǎo)致管理制度流于形式，同時(shí)也難以有效提升辦公室檔案管理工作的規(guī)范性;第二，現(xiàn)有的辦公室檔案管理流程并不合理，管理標(biāo)準(zhǔn)較為嚴(yán)格且管理流程繁瑣，容易導(dǎo)致實(shí)際工作中人員隨意將流程簡(jiǎn)化，或者是簡(jiǎn)單編號(hào)后隨意儲(chǔ)存管理，這樣不僅容易導(dǎo)致檔案資料的丟失泄漏，而且還會(huì)降低檔案的利用率。

（二）檔案借閱程序相對(duì)較復(fù)雜

由于當(dāng)前的辦公室檔案借閱程序相對(duì)較復(fù)雜，需要經(jīng)過(guò)層層審批才可拿到檔案，因此大部分工作人員只有在萬(wàn)不得已的情況下才會(huì)去查閱檔案資料，這樣嚴(yán)重制約了檔案資料的利用，不僅會(huì)阻礙辦公室檔案管理工作的發(fā)展，而且還需要花費(fèi)較多的人力物力資源進(jìn)行檔案價(jià)值的保管。

（三）人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低

辦公室檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低也是當(dāng)前辦公室檔案管理工作中主要存在的問(wèn)題之一，主要是因?yàn)楦鲉挝粚?duì)辦公室檔案管理的重視程度較低，所以對(duì)檔案管理的人員要求也比較低，同時(shí)現(xiàn)有的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)并不高，不重視專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加之工作態(tài)度存在較大的隨意性，不能統(tǒng)一且規(guī)范地進(jìn)行檔案資料的收集整理，在檔案資料查閱和利用時(shí)四處尋找，甚至存在機(jī)密性檔案資料丟失，這些問(wèn)題都嚴(yán)重阻礙了辦公室檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。

（四）檔案信息化建設(shè)水平待提升

目前各單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)也存在滯后的現(xiàn)象，使得推進(jìn)辦公室檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不足。同時(shí)當(dāng)前正處于傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式過(guò)渡時(shí)期，但許多單位檔案管理人員并沒(méi)有及時(shí)更新管理理念和方法，不能?chē)@著檔案資料管理分類(lèi)及開(kāi)發(fā)利用等方面進(jìn)行方法和經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，使得信息資源整合不足，不能為單位各項(xiàng)工作開(kāi)展及決策提供有效的參考依據(jù)。另外，從辦公室檔案安全管理方面，受到技術(shù)方面的現(xiàn)狀，對(duì)于檔案資料并不能做好有效的備份管理及安全方案，嚴(yán)重影響了檔案信息的安全性和可靠性。

二、優(yōu)化辦公室檔案管理工作的策略

（一）提高人員檔案管理意識(shí)

當(dāng)前辦公室檔案管理效率不高，出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題主要是因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)人員對(duì)檔案管理并不重視，不能正確地認(rèn)識(shí)到檔案工作的價(jià)值及作用。為此，要想做好辦公室檔案管理工作，首先需要從根本上強(qiáng)化人員的檔案管理意識(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)層要提高檔案管理的重視程度，并發(fā)揮自身示范作用，促使全體人員參與到檔案管理中，同時(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，明確其管理職責(zé)，通過(guò)建立規(guī)范化的檔案管理制度，以此促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提升。

（二）建立完善的辦公室檔案管理制度

無(wú)論任何一項(xiàng)工作的開(kāi)展，都需要相應(yīng)的制度得以支持，因此要想做好辦公室檔案管理工作，還需要建立完善的辦公室檔案管理制度。而由于各單位工作屬性及特點(diǎn)不同，所以在建立辦公室檔案管理制度時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況和需求進(jìn)行，以此建立起完善的管理制度，具體應(yīng)包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等各個(gè)方面的內(nèi)容，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化處理，從而促進(jìn)辦公室檔案管理各環(huán)節(jié)工作有效開(kāi)展。同時(shí)，還應(yīng)制定合理的獎(jiǎng)懲措施，發(fā)揮制度作用，促使責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門(mén)及人員身上，同時(shí)也能夠避免檔案管理制度流于形式，從而推動(dòng)辦公室檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。

（三）提高檔案人員的綜合素質(zhì)

要想做好辦公室檔案管理工作，還需要進(jìn)一步提高辦公室檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力，因?yàn)槠鋵?zhuān)業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力直接影響著辦公室檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，各單位應(yīng)重視辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)，可通過(guò)定期或不定期的培訓(xùn)，組織其進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，包括法律法規(guī)、管理規(guī)范、信息化操作能力等多方面，以此提高辦公室檔案管理人員的綜合能力，為辦公室檔案管理工作發(fā)展奠定厚實(shí)的人才基礎(chǔ)。另外，在實(shí)際的辦公室檔案管理工作中，也要鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流及學(xué)習(xí)活動(dòng)參與，不斷學(xué)習(xí)新的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)辦公室檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)共同發(fā)展。

（四）構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)

在信息化時(shí)代背景下，要想有效提升辦公室檔案管理的效率，還需要重視現(xiàn)代信息技術(shù)的利用，以此構(gòu)建出完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，滿足新時(shí)代發(fā)展的需求。首先，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立起檔案管理信息化平臺(tái)，以此對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理與儲(chǔ)存。其次，加快信息化建設(shè)，加大硬件軟件方面的投入，以此為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變創(chuàng)造有利條件。最后，在保證檔案信息安全性的前提下，借助檔案管理信息化系統(tǒng)，編制完善的檢索工具，以此提高數(shù)字檔案的利用率，從而更好地為單位決策提供參考依據(jù)。

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，做好辦公室檔案管理工作，對(duì)于單位整體工作的開(kāi)展及單位的發(fā)展有著重要的意義，因此各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員，應(yīng)提高自身的檔案管理意識(shí)，同時(shí)要建立完善的辦公室檔案管理制度，并充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，以此促進(jìn)辦公室檔案管理效率的提升，進(jìn)而促進(jìn)辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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