請求批準類特定公文格式初探

【摘 要】 本文從國家法定公文制作格式談起，探究了通用格式、特定格式和非標準格式在請求批準類公文中的應用，梳理不同格式的優缺點，幫助一線公文處理人員正確使用。

【關鍵詞】 請求批準 公文格式 非標準格式

當前全國公文處理工作遵照的是《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號，以下簡稱《條例》），《條例》明確要求“公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行”，該標準即GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》（以下簡稱《格式》）。《條例》和《格式》已執行8年，對統一和規范全國公文處理工作影響很大，使基層各行各業公文處理工作和理論上了一個新的臺階。

《格式》明確了法定公文有通用格式和特定格式，特定格式包含信函格式、命令格式和紀要格式等等。請求批準類公文使用了通用格式和特定格式中的信函格式、紀要格式，但在實踐工作中使用更加頻繁的卻是多樣的非標準格式。

一、通用格式

通用格式是最常見的公文格式，由版頭、主體、版記和版心外要素等18個要素組成，發文字號一般居中（上行文居左），須加蓋發文機關印章。

請求類公文中的請示文種一般套用通用格式，請示適用于向上級機關請求指示、批準，是典型的上行文，編上行文發文字號，需要有發文單位負責人署名。

批準類公文中的批復和通知兩個文種可以使用通用格式，批復適用于答復下級機關請示事項，通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，統編下行文發文字號，字號中一般帶有“發”字。通用格式文件作下行文時，內容一般應具有全局性、重要性和普遍性，通用格式下行文發文字號的使用從某種意義上講是衡量一個單位“文山”的標志，應該盡量少用。

通用格式是請求類公文的主要格式。

二、特定格式

特定格式是區別于通用格式而言，《格式》中列舉了信函格式、命令格式和紀要格式，還有公告等格式靈活，不便統一。

（一）信函格式。信函格式是特定格式中使用最廣泛的一種格式，比通用格式少了“簽發人”和“印發機關和印發日期”2個要素，發文字號居右，須加蓋發文機關印章。

請求類公文中的函文種一般套用信函格式，函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的定義已經說得很清楚了，但此文種用作請求，實際使用不多，主要是收文單位不一定認可。

批準類公文中的批復、通知、函文種一般套用信函格式，3個文種的適用前文已說明。批復和通知作批準用可以使用通用格式，但更多的時候采用信函格式，當然函作批準用則自然采用信函格式。批復是典型的下行文，一般是有權批準單位直接行文;通知和函作批準用，是平行文，一般是有權批準單位的辦公室（廳）被授權行文。

請求批準類公文套用信函格式時，不管是平行文還是下行文，統編帶有“函”字的發文字號，信函格式是目前批準類公文的主流標準格式。

（二）紀要格式。紀要格式只適用于紀要文種。比通用格式少了“簽發人”、“主送機關”、“發文機關署名”、“成文日期”和“印章”等5個要素，最特殊的是它不加蓋發文機關印章，取而代之的是羅列與會人員。

請求類公文不能使用紀要文種和格式。紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。很多重要的請求事項是需要集體研究決策的，集體研究就會產生會議紀要。通過分發紀要原文來批準請求效率高。紀要自然套用紀要格式，紀要格式做批準用最大的缺點是不加蓋印章，紀要雖是法定公文，但嚴肅性和權威性不如加蓋印章的公文。

批準類公文使用紀要和紀要格式時，一般編帶有“紀要”二字的發文字號（或稱紀要編號）。紀要格式是批準類公文的重要補充形式，雖然缺點明顯，但在文秘人員不足、治理方式不健全的情況下，仍廣為使用。

三、非標準格式

（一）留言板式。留言板式是在特定介質上簽署注辦意見、職能部門意見和領導意見的一種形式。

留言板式只適用于批準請求，留言板格式靈活多樣，在紙質文件處理中，由公文處理部門統一印制，有固定的格式和流程，不同的單位模式不一樣;在電子文件處理中，一般是遵循辦公系統開發人員的思路，使用同一品牌辦公系統的單位，基本上格式和流程都一樣。

在辦理大量不需要會議研究的請求類公文時，留言板式幾乎是最常用、最便捷的格式，留言板上的內容不是標準公文，沒有發文字號和印章等等，雖是經辦文部門發起，但不嚴肅，一般是單位內部（同一法人單位內）使用。優點是簡單快捷、防偽性強，缺點就是把所有意見全部展現給請求單位，不利于保護不同意見。使用網上辦公系統，還需要對使用人員強調網絡安全意識，避免賬號被盜用。

（二）文件直簽式。文件直簽式是請職能部門和領導直接在請求類公文上簽署意見的形式。

文件直簽式只適用于批準紙質請求公文，針對一些緊急、特殊的事項，由請求單位或部門直接送呈職能部門和領導簽署意見，意見往往直接寫在請求文件首頁空白處。在處理特殊保密事項時，不能上網，為減少中間環節，應該使用。這種形式跨越了辦文部門，沒有進行公文簽收、登記、初審、承辦和傳閱等流程，不利于后期工作開展，應減少使用，非特殊保密事項不應使用。

請求批準類特定公文格式豐富多樣，采用哪種格式需要視內容和隸屬關系來定，我們在工作中要認真歸納總結，既要學習《條例》和《格式》，向標準看齊、靠攏，又要結合實際，理解不加蓋印章的批準方法存在的必要性和合理性。

【參考文獻】

[1] 《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）（2012年4月16日）

[2] GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》（2012年6月29日）

[3] GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南（2012年7月）

作者簡介：巫興剛、1982年、男、陜西漢中、助理研究員、工學學士、社會科學/管理學