關于信息化技術對人事檔案管理影響的探究

楊芳

摘 要：科技時代下，人事檔案管理基本實現了信息化，用技術和設備代替了人力，彌補了傳統工作模式效率低，出錯率高的不足，提升了人事檔案管理的安全性，也為行政機構開展各項工作提供了更加扎實的保障。文章主要分析了信息化技術對人事檔案管理的影響，提出了幾點促進信息化技術應用的建議。

關鍵詞：信息化技術;人事檔案管理;影響

引言

人事檔案管理屬于一項基礎性工作，在如今工作標準提高的要求下產生了更進一步的發展需求，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求，必須以更高的效率和精準性完成工作，而這無疑需要網絡技術、智能化技術與信息技術的支持。

1.信息化技術對人事檔案管理的影響

1.1 促進人事檔案管理模式創新

在這個信息大爆炸的時代下，人事檔案信息無疑是寶貴的戰略資源，人事檔案管理也屬于人力資源管理工作的一個重要組成部分。但是，檔案的累積會不斷增加檔案信息管理的難度，用紙質資料來承載信息并通過人工翻閱的方式查詢資料已經成為了最原始的方法，顯然在效率、準確率方面都已經難以滿足工作需求。信息化技術的出現與應用徹底改變了這樣的傳統工作模式。利用辦公軟件，可以實現檔案信息的統一化管理，快速進行信息檢索、匯總和分類，信息化資料也代替了紙質資料，這將加快人事檔案管理的發展。

1.2 提高人事檔案管理工作效率

人事檔案管理工作包括對檔案資料進行整理、歸檔、分類、保存和查詢，如果保存紙質資料，其工作量是可想而知的，顯然無法在有限的時間內完成超量的工作任務。而利用信息技術，我們可以利用計算機程序和辦公軟件在瞬間完成資料的復制、傳輸、查詢工作，還能夠篩選出重復、錯誤的信息，大大提高工作效率，更好的滿足人事檔案資源的應用需求[1]。

1.3 增強人事檔案管理服務水平

人事檔案管理的最終目的是提高檔案的利用率，在保存資料的過程中涉及到資料的修改和共享。人為修改資料可能出現惡意篡改信息的行為，破壞檔案的真實性和完整性，傳遞紙質資料則有丟失和損毀的可能。但是利用信息技術，檔案的每一次修改都會留下相應的記錄，包括修改的內容和修改人。利用檔案系統中的共享或者資料復制功能，還能夠在保留原件的基礎上為他人提供需要的信息，避免檔案的完整性被破壞。人事管理人員可以在電腦上迅速的調出需要查詢人員的姓名、職稱等相關信息，還可以及時的修改相關信息，并更新辭職或離職人員的信息資源，這樣可以保證人事檔案的準確性與真實性，促進人事檔案的高效、高質管理[2]。

2.信息化技術在人事檔案管理中的應用

2.1加強人事檔案管理應用信息技術的思想

社會的信息化發展促使人們越來越重視信息的重要作用，信息化技術在人事檔案管理中的應用實質就是要實現信息管理自動化系統的開發與應用，這種自動化的人事檔案管理系統具有即時性、快捷性及動態性等方面的特點，它能夠實現傳統人事檔案管理無法實現的功能，如快速的查詢功能、及時的更新功能等，這就要求人事檔案的管理人員必須端正態度、擺正心態，愿意接受改變、接受新的技術，如有些人事檔案管理人員由于工作年限較長，不愿意改變已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先進的信息技術，這些都不利于信息化技術在人事檔案管理中的應用與推廣。因此，必須要加強人事檔案管理應用信息化技術的意識，促進人事檔案管理人員從實際出發，立足現代信息技術的發展，綜合考慮人事檔案信息化管理的過程與內容，實時監控檔案管理中的問題，及時尋找針對性的解決措施，增強信息化技術對于人事檔案管理的積極影響。

2.2推動人事檔案信息化管理的一體化進程

人事檔案管理的內容包括人事檔案的建檔、歸檔、轉檔、查詢、借閱、借出、盤點及處理等方面，這些內容既相互獨立，又相互影響，它們形成一體化的流程。

如檔案的查詢是建立在建檔與歸檔基礎之上的，沒有建檔與歸檔也就無法查詢相關的人事檔案，同樣檔案的處理需要原有的檔案信息作為處理的對象與基礎，因此，每一個流程與環節都是相輔相成，相互促進的關系[3]。信息化技術在人事檔案管理中的應用使得檔案的每一個內容與環節都實現了管理的信息化過程，管理人員可以在計算機或其他網絡設備上快速的實現檔案的查詢、盤點、轉檔等方面的功能，加強人事檔案信息資源安全、快捷的共享，通過計算機技術與網絡技術的應用促進人事檔案管理中所有業務的一體化運作，如人事檔案信息的接收、存儲、提取、使用、管理等方面，實現人事檔案管理服務一體化的職能[4]。

2.3加大軟件開發力度

人事檔案管理中信息化技術的應用需要信息化操作平臺的支持，沒有信息化操作平臺的支持，實現人事檔案管理的信息化是不可能的，這就要求人事檔案的管理人員大力研發人事檔案管理的信息化軟件或技術，對各類操作不斷進行更新與升級，從而建立起整體的人事檔案管理信息系統。在人事檔案管理信息系統的建立過程中，要全面考慮檔案工作的實際情況，如管理系統需要具有查詢、傳輸、維護、處理等方面的功能，這些功能能夠實現人事檔案管理的安全性、實用性及科學性。

2.4促進信息溝通

人力資源和社會保障局負責擬訂人力資源和社會保障事業發展規劃，指導事業單位人事制度改革等公關工作，并不是獨立進行的，需要與其它行政單位和部門之間進行溝通與交流，建立各個部門之間的協調機制，確保人事檔案信息的完整性與規范性，實現人事檔案信息資源的安全可靠，促進人事檔案管理信息化速度的提高[4]。

3.結語

總之，信息化技術將提升人事檔案管理的工作效率，提高檔案資源的利用率和信息的安全性，該檔案管理模式的推廣是必然的。未來必須促進信息化技術在各類檔案管理中的深入應用，全面推廣，并加大對辦公系統及軟件的開發力度。

參考文獻

[1]代俊紅.信息化技術對人事檔案管理的影響[J].學園，2017（30）：187-188.

[2]陳川.關于信息化技術對人事檔案管理影響的探究[J].傳播力研究，2018，000（011）：P.228-228.

[3]陳銘.關于信息化技術對人事檔案管理影響的探究[J].科技傳播，2015，007（024）：42-43.

[4]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協論壇，2013（3）：98.