大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略分析

劉彥

摘 要：檔案作為人員信息和各種實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，歷史性和真實(shí)性是檔案最顯著的特征，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案可以直接反映單位的發(fā)展歷程，同時(shí)在檔案中還蘊(yùn)含自身發(fā)展過程中的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況。另外，檔案信息是社會(huì)的映射，同時(shí)也是一個(gè)單位和政府政策的參考依據(jù)。作為社會(huì)服務(wù)組織，事業(yè)單位檔案管理是至關(guān)重要的，在社會(huì)高速發(fā)展的同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理壓力也在增加。現(xiàn)階段信息化是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，事業(yè)單位為了管理好檔案資料，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，借助各種先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，助推事業(yè)單位穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

引言：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得事業(yè)單位應(yīng)用信息化來管理檔案成為可能，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷更新檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步，以此提高本單位工作效率?，F(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些問題，本文就檔案管理中存在的問題，具體闡述如何提升檔案管理信息化建設(shè)。

一、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的意義

做好行政事業(yè)單位人事檔案管理工作主要有以下兩個(gè)方面的作用：一是為行政事業(yè)單位日常管理工作提供資料，人事檔案涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，可以為行政事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)提供參考，比如績(jī)效考核、職工培訓(xùn)、社保辦理等，通過對(duì)人事檔案資料進(jìn)行有效分析，為日常管理工作的開展提供原始材料，確保行政事業(yè)單位管理工作的正常開展。二是為隊(duì)伍建設(shè)提供依據(jù)，人事檔案管理是隊(duì)伍建設(shè)的重要手段，構(gòu)建一支能力突出、結(jié)構(gòu)合理的員工隊(duì)伍，這是行政事業(yè)單位人事檔案管理的最主要工作。在人事檔案管理分析的基礎(chǔ)上，能夠深入挖掘職工更多的資料，為職工崗位調(diào)整、晉升等提供有效的參考，確保人才隊(duì)伍建設(shè)的健康發(fā)展。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視力度不足。

眾所周知，在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理各項(xiàng)工作是否能夠有序開展，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度?，F(xiàn)階段，很大一部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部沒有從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，缺乏完善健全的檔案管理制度。事業(yè)單位更多的是將人才培養(yǎng)作為工作的重點(diǎn)，忽視了檔案管理。檔案管理與事業(yè)單位職工的利益是息息相關(guān)的，檔案管理直接關(guān)系到整個(gè)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部要從思想意識(shí)上重視檔案管理，做好檔案管理工作，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供有效支持。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理人員。

檔案管理工作的質(zhì)量和成效直接受檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)的影響，在當(dāng)前事業(yè)單位中，由于不重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，加之在崗檔案管理人員通常是40-50歲之間，他們沒有接受過系統(tǒng)化、專業(yè)化的訓(xùn)練，自然無法滿足信息時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的需要。另外，部分檔案管理人員在具體的檔案管理工作中，工作態(tài)度不認(rèn)真，無法嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度來開展工作，這樣檔案管理工作就缺乏規(guī)范性，存在諸多的不足和缺陷問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量受到嚴(yán)重影響，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，無法為事業(yè)單位科學(xué)決策和管理提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)低下。

一些事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中缺乏專業(yè)人才，且對(duì)相關(guān)工作人員培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作人員素質(zhì)低下，且由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在工作人員的培訓(xùn)上投入較少。大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作人員不是專業(yè)的，而是從其他工作崗位上抽調(diào)來的，這些工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)技能，對(duì)于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的接受能力和學(xué)習(xí)能力較差，無法靈活運(yùn)用新檔案信息化管理，從而影響檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）重視程度不足。

總體而言，許多行政辦公室沒有充分注意人力資源管理，在財(cái)政資源和工作人員費(fèi)用方面都嚴(yán)重不足。雖然一些單位引進(jìn)了新的文件管理軟件系統(tǒng)，但在輸入文件方面取得了一些進(jìn)展，但由于人力資源管理行政辦公室知識(shí)不足，總體文件管理受到嚴(yán)重限制，速度放慢。有些員工只是假設(shè)文件管理是將相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，這是一個(gè)很大的錯(cuò)誤。其他人通常很忙，人力資源管理處于邊緣地位，缺乏財(cái)政、技術(shù)和技術(shù)支助，例如b .設(shè)備不足、人員配備不足、資金不足等影響到行政單位人力資源管理的正常運(yùn)作。

三、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升的策略

（一）樹立科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的推廣，行政單位人力資源簡(jiǎn)況的構(gòu)建是進(jìn)一步發(fā)展的必要趨勢(shì)，企業(yè)管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)、制定檔案信息建設(shè)科學(xué)計(jì)劃的重要性。但是，基于信息的文件管理設(shè)置不是盲目的和可控的。為確保工作符合該股的基本要求，必須確定數(shù)據(jù)管理的短期和長(zhǎng)期目標(biāo)，以確保有序和適當(dāng)?shù)鼐幹莆募芾硇畔ⅰ?/p>

（二）完善技術(shù)與設(shè)備，讓檔案資源的共享水平更高

落實(shí)檔案管理工作時(shí)，必須對(duì)辦公室自動(dòng)化水平進(jìn)行科學(xué)調(diào)控，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案信息管理模式在進(jìn)行自動(dòng)化轉(zhuǎn)變時(shí)，每個(gè)時(shí)期的轉(zhuǎn)變水平不同，因此工作運(yùn)行管理上就必須及時(shí)做出調(diào)整，保證在這個(gè)時(shí)期工作運(yùn)行效率是最高的、檔案信息的作用是最大的。檔案信息的價(jià)值與使用水平會(huì)隨著自動(dòng)化運(yùn)行模式應(yīng)用與軟硬件設(shè)備的完善而大幅提升，所以，事業(yè)單位的工作人員此時(shí)就應(yīng)注重對(duì)檔案信息價(jià)值的開發(fā)與共享。同時(shí)，系統(tǒng)化的檔案信息管理讓資源共享工作的落實(shí)更加簡(jiǎn)單，無論是事業(yè)單位的各個(gè)部門還是事業(yè)單位與事業(yè)單位之間，都可以依托信息技術(shù)進(jìn)行信息資源的共享甚至是融合發(fā)展。對(duì)于檔案信息的使用人來說也是一種使用方式與信息共享上的升級(jí)，因?yàn)闄n案信息的翻閱與使用將更加快捷與簡(jiǎn)便，檔案信息的使用者甚至不需要得到事業(yè)單位工作人員的指導(dǎo)，直接根據(jù)服務(wù)系統(tǒng)的指示自助式的使用信息即可。這種檔案信息價(jià)值發(fā)揮與使用上的模式升級(jí)，也讓檔案管理工作的開展質(zhì)量水平更高，縮減了崗位設(shè)置，節(jié)省了大量的人力與物力，對(duì)事業(yè)單位來說等于是在開源節(jié)流。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及與高效發(fā)展，事業(yè)單位的檔案信息管理工作不僅縱向上的服務(wù)水平更高，橫向上，各項(xiàng)工作的細(xì)致程度也將更高，如檔案信息的檢索與分類，檔案信息的傳輸與共享速度將更高，這也讓檔案的信息價(jià)值更高，同時(shí)可以通過深度挖掘?qū)π畔⒌膬r(jià)值進(jìn)行開發(fā)。與此同時(shí)，信息技術(shù)與硬件設(shè)施的結(jié)合，增強(qiáng)了系統(tǒng)對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)能力。

結(jié)束語：在檔案信息的管理與應(yīng)用上進(jìn)行辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)變與升級(jí)，對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展來說有很強(qiáng)的促進(jìn)、升級(jí)作用，對(duì)檔案信息的管理工作人員來說，可以從繁重的信息收集、整理、存檔工作中解脫出來，對(duì)檔案信息的生成者與使用者來說，可以享受到更好的檔案信息使用服務(wù)，提升了辦事的效率。因此，無論是哪個(gè)角度來看，檔案管理工作的辦公自動(dòng)化都是百利而無一害的，值得大范圍推廣與使用。

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