企業檔案管理信息化建設探究

鐘新貴

◆摘? 要：近年來，隨著我國不斷的發展迅速，對于企業來說是機遇也是挑戰，而企業要想穩定地發展，管理工作是基礎前提，由于企業在發展過程中涉及到的內容十分復雜，對于檔案管理工作就造成了一定的壓力。在新時期下，我國信息技術的發展為檔案管理提供了一定的條件，但在目前企業檔案信息化管理中還存在一定的問題。基于此，本文即對企業檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并提出相應的創新策略。

◆關鍵詞：企業;檔案管理;信息化;建設

信息技術手段的不斷開發和應用為企業檔案信息化管理提供了優異的條件。在這一大背景下，信息化管理也將成為企業未來檔案管理的主要趨勢。為了充分發揮信息化技術在企業檔案管理中的優勢，就需要大家充分了解信息化技術的優勢和特點，更加重視信息化管理的必要性。與此同時，也需要對管理信息化中存在的一些問題及時的更新和處理，以便檔案管理工作的順利進行。

1企業檔案信息化管理的必要性

1.1信息化技術的重要性

由于企業涉及的檔案范圍比較廣泛，這就導致檔案管理的壓力也不斷增加。傳統企業的信息交流主要是靠人與人之間的接觸進行傳遞，這就需要建立紙質的文檔，不僅保存麻煩查閱起來也是相當的費時。隨著科技的不斷進步，信息化開始運用到檔案管理的工作中來，從而有效的解決了時效性不足的問題。在信息技術的前提下企業在檔案管理時可以更好地實現所有信息的收集、處理和共享，從而為項目的決策提供更準確的依據，可以隨時對檔案進行檢查，同時信息技術還能更有效的儲存公司的信息，為后期公司的管理工作奠定的基礎。由此可以看出企業檔案信息化管理對企業發展的重要性。

2目前企業檔案管理工作存在的問題

2.1信息化技術不斷的融入企業中，但是有些企業還是不重視檔案管理的重要性，原因是企業領導對信息化認識不足，沒有認識到信息化的重要性，從而忽略了信息技術的引進，導致信息化在檔案管理中只走了一個流程，并沒有發揮它真正的作用。

2.2隨著科技水平的不斷提高，對檔案管理人員的要求也就越來越高，這就需要企業聘用高水平的工作人員，但是，企業缺少這樣的人才，這就導致信息化不能發揮它的作用。管理人員不與時俱進，企業的檔案管理工作也就沒法順利的進行。有些企業因為自己的特殊性質，在管理人員的選拔上也是相當的草率，使他們缺乏一定的責任心，導致信息化遲遲融入不到企業檔案管理中來。影響企業的未來發展。

2.3規劃不清晰。企業檔案管理工作需要長期的開展，這就需要企業更好地規劃。企業對任何一個工作不做規劃，那管理人員就像無頭蒼蠅一樣，工作人員也沒有責任意識，導致工作效率低下。長久下去公司將面臨種種問題，沒法解決檔案管理中存在的問題，阻礙檔案工作的順利進行。

3促進企業檔案管理信息化建設

3.1企業發展的新階段更需要提高企業檔案管理信息化的重視度，首先要做的是轉變傳統的管理觀念，正視信息化在檔案管理中的重要性。企業的領導和管理層要對信息化有一個充分的認知，做到人力，財力，物力上的大力支持，從而為信息化在檔案管理中的運用提供堅實的基礎。同時需要引進云端和網絡數據庫技術。

3.2提升管理人員的綜合素質。高素質的管理人員在企業檔案管理工作中發揮著至關重要的作用，因此，就要求管理人員必須提高自身的技術水平和綜合素質。首先，管理人員必須掌握現代網絡技術、數據庫技術和信息云端存儲技術的成熟運用，同時企業也要不定時的對管理人員組織培訓，從而熟練的掌握專業知識和技能，也可以實行獎勵制，從而提高他們對工作的積極和認真的態度，不斷提高整個管理團隊的綜合素質和能力。其次，企業也可以高薪聘請一些工作能力強的檔案管理人員，讓他們來培訓公司檔案管理工作方面的人員，實際操作，傳授經驗，不斷提高他們的能力，使企業在短時間內得到更好的發展。最后，轉變管理人員的陳舊觀念，讓他們正確認識檔案管理工作信息化的重要性，提高職員的職業道德和工作的責任心，在此期間，也需要管理人員對信息化的重要性和必要性進行大力的宣傳，促使企業穩步的發展。

3.3檔案管理信息化工作的順利進行需要企業做好科學合理的規劃，這樣才能保證管理工作的有序進行。首先，需要對管理工作的具體操作和流程予以明確的規定，落實到具體的操作上，并且能夠在管理人員的培訓中得到體現，讓管理人員在這期間提升自己的工作水平，同時也要對工作流程進行約束，使職員在規范的工作流程中進行操作。其次，為了防止出現不規范的流程，就需要對整個操作過程進行監督和控制，防止因為操作的不規范出現信息錄入錯誤和查詢不便的問題，保證整個操作過程的順利進行。最后，檔案管理程序和系統也需要我們進行養護，尤其是網絡信息庫的維護和管理，只有保證信息化建設相關的網絡設備狀態始終良好，才能保持檔案信息化建設的持續有效和檔案管理工作的順利進行。

4結語

綜上所述，信息技術的突飛猛進，在這一大背景下，就需要檔案管理人員認識到傳統管理的局限性，意識到信息化技術帶來的安全性和效率性，通過信息化技術來提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為企業提供完整的檔案資料，促進企業全面發展。

參考文獻

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