企業推行精細化檔案管理的措施

張繼

摘 要： 新形勢下，檔案管理工作具有圖形、圖表、視頻等多種形式，且信息數據量越來越大，檔案內容從紙質逐漸轉數學化方式發展，因此加強新形勢下檔案工作的精細化管理成了目前檔案管理工作發展的必然趨勢。對此，本文分析了企業推行精細化檔案管理的涵義，研究了企業檔案管理要點，探討了企業推行精細化檔案管理的意義，提出了具體的措施，以供參考。

關鍵詞： 企業檔案管理;精細化管理;措施

【中圖分類號】F270? ? ?【文獻標識碼】A? ? ?【文章編號】1674-3733（2020）19-0297-01

1 企業推行精細化檔案管理的涵義

精細化管理是源于發達國家的一種企業管理理念，是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引入深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。精細化管理與時代發展相契合，極具先進性，促使復雜與多樣的管理行為融簡潔性與規范性于一體。精細化檔案管理就是落實檔案管理責任，將檔案管理責任具體化、明確化，要求每一個檔案工作者都要到位、盡職。第一次就把檔案工作做到位、工作要日清月結。強調對整個檔案工作流程進行細化處理。在根本上增強檔案工作質量，實現全方位的綜合性管控，追求嚴謹性與科學性，保證每一環節的檔案工作都得到妥善落實。

2 企業檔案管理要點

（1）收集。檔案資料的收集是檔案工作的重要基礎，是確保檔案資料完整性的關鍵環節，因此需要對歸檔文件資料的收集范圍予以界定和明確，同時加強與各部門的協調和配合，確保檔案資料的及時收集、歸檔得以實現。檔案管理人員要對企業各部門的業務以及企業會議活動等情況加強了解，對檔案資料加強審核，如有遺漏，應及時通知相關人員補齊;對各部門的歸檔資料的要求及流程予以明確;同時加強企業內部網絡的建設，使收集、歸檔以及指導工作更加便捷，使工作效率和質量得到有效提高。（2）整理。檔案整理工作是檔案工作的重要基礎環節，也是傳統檔案管理工作中工作量最大、最為繁瑣的部分。隨著現代化技術以及數字化進程的推進，使檔案管理人員的工作量減少。另外需要對檔案工作人員責任心和安全教育予以加強，對管理人員的計算機操作等專業技能加強培養，使現代化的技術手段能夠在檔案工作中得到充分利用，并有效保障檔案資料的安全性、準確性。（3）篩選。檔案篩選工作主要針對海量數據進行分析，對有價值的資料進行挑選，剔除無用的信息數據，提高檔案管理水平。隨著大數據技術的引入，有效避免了人工操作容易出現疏漏和失誤的問題，提高檔案資料的準確性、真實性、有效性，同時減少管理人員工作量，有效提升篩選精度和效率，更好地為企業的發展和決策提供有力支持。

3 企業推行精細化檔案管理的意義

（1）精細化管理可以為檔案管理創造有利條件。在進行檔案管理的過程中，通過實施精細化管理模式可以更好地使檔案管理人員之間形成有效的連接，不斷提高協作效率，這樣可以化解在傳統模式下檔案管理可能存在的風險與矛盾，為構建完善的檔案管理體系奠定堅實基礎，同時也對常態化的檔案管理具有極大的促進作用。（2）明確檔案管理人員的職責。為了使精細化管理真正落實到位，首先需要加快規章制度的建設，通過規章制度更好地明確檔案管理人員的職責，這樣才能使檔案管理井然有序。其次，對檔案管理中的各項資料文件也要做好日常處理，這樣才能為檔案管理體系建設奠定堅實的基礎，使得個人的責任變得更加清晰。（3）有助于形成良好的檔案管理文化。在精細化管理模式下，企業需要加強檔案管理工作人員的業務素質培養，通過業務素質培養形成良好的企業管理文化，這樣可以落實各項規章制度，進而不斷提高整個檔案管理水平。與此同時，還可以促使檔案管理工作逐步朝著制度化的方向發展，通過制度做好管理。

4 企業推行精細化檔案管理的具體措施

4.1 構建高效與科學的精細化檔案管理機制

面對企業飛速發展，檔案管理在服務對象、任務以及管理模式方面也大不相同，尤其是隨著現代技術的不斷應用，檔案管理機制也需要與時俱進，進行全方位調整，對管理流程進行優化，增強實效性，維持檔案完整性，明確歸檔范圍，重視檔案管理流程的健全，增強精細化管理的長效性。具體講，要結合企業發展實際，重視建立檔案管理工作標準，強化歸檔有效控制。

4.2 明確檔案管理標準，細化各種流程

在檔案管理過程中，檔案管理的目標就是做好各種資料的收集整理，做好各項文獻的歸納，這樣才能更好地為單位發展提供高效的服務。因此，企業要進一步完善檔案管的標準，做好精細化管理，只有這樣才能推動檔案管理工作的系統化發展。在此過程中，檔案管理人員需要做好檔案管理量化工作，做好量化管理才能進一步完成細化管理，通過量化管理才能更好地進行各項數據的記載，以便可以做好考核工作。此外，還需要不斷細化各個工作流程，強化監督，才能使得各個環節達標。

4.3 提高檔案管理人員業務水平

在新形勢下，檔案管理工作內容越來越多樣化、復雜化，對檔案管理工作的要求也越來越高。因此企業在招聘時應充分結合檔案管理發展需要，提高用人標準，吸引專業的綜合型管理人才，使檔案管理人員隊伍的綜合業務水平提高。同時為了有效保障檔案管理工作有效實施，還應加強檔案管理人員的培訓工作，定期進行先進檔案管理專業知識以及專業技能的培訓，使檔案管理人員工作的專業技能的更新能夠與時俱進，更加適應新形勢下實現檔案工作精細化管理的需求。

4.4 構建信息化檔案管理系統，加快平臺建設

隨著信息化建設的加強，企業檔案信息更顯復雜性與零散性的特征，因此，為了挖掘價值性信息，需要對檔案信息進行精細化整合。基于此，部門之間的協作與配合成為關鍵，需要通力合作，構建檔案信息化管理平臺，實施一體化管理，促使檔案資源能夠得到更加廣泛與科學的開發使用，挖掘企業各個部門的價值性信息，降低資源的重復與浪費。

結語：綜上所述，在現代化企業發展過程中，檔案管理成為企業管理不容忽視的內容，起著強化企業發展與決策的支撐性作用。因此，企業要將檔案管理工作納入企業規劃，以精細化管理為手段，從多等多方面出發，積極創新，強化對檔案管理各個環節的細化，將責任落實到位，切實提升檔案精細化管理水平，推動企業實現穩定與長遠發展。

參考文獻

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