新時期基層檔案管理信息化建設的思考

宋淑兵

【摘要】在信息技術的推動下，基層檔案管理工作進入新的探索時期。基層檔案管理信息化建設的達成將能夠在較大程度上提升管理效率，提升服務能力，實現檔案資料的互聯、共享。本文就新時期基層部門檔案管理信息化建設的意義予以闡述，并就當前基層部門數字檔案資料建設和管理中的問題及其成因進行了分析。在此基礎上，從完善體系、增加投入、人才建設、服務拓展四個維度就提高基層部門檔案管理信息化建設成效提出了實踐路徑，將為信息化、科學化、規范化的檔案建設提供一定參考。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;建設

信息化在各行業的滲透成就了行業發展新模式、新業態。這一變革成為時代發展的必然要求。在基層管理工作中，傳統的檔案管理方式呈現出了一定的滯后性，已較難滿足基層單位在信息化發展背景下的要求。同時，隨著基層數字化檔案資料的日益豐富，基層檔案資料的介質也發生了重大的變化。這些數字檔案占比的不斷增加也在不斷地推動基層檔案管理的信息化改革進程。當前，各基層部門已將檔案管理的信息化建設作為基層部門服務改革的基本內容之一，展開了技術、人員等多方面的探索。從一定意義上講，檔案管理信息化的達成在推動基層檔案管理能力提升的同時，也對促進基層部門在服務能力等方面的發展具有重大的意義。

一、新時期基層部門檔案管理信息化建設的意義

（一）有助于實現檔案管理的信息互聯。新時期以來，我國為推動檔案管理的科學化、數字化進程，先后頒布并實施了《檔案法》及《全國檔案管理信息化建設的實施綱要》等，從立法等角度統籌促進檔案管理水平的提升。基層檔案管理的信息化建設首先能夠實現在檔案資料上的信息互聯，能夠有效地改觀之前以空間和地域相割裂的碎片化的檔案管理方式。檔案由一種資料完成了向一種資源的變遷。這將在較大程度上改觀基層部門檔案利用率不足等問題。同時，各種終端設備的普及，檔案管理人員對檔案數據的調閱、維護、分析等管理行為也在信息技術的助推下打破了時間和空間的限制。而這一變革也在較大程度上為基層檔案資料的信息化應用提供了新的路徑。在“互聯網+”的技術支撐下，通過PC、手機等設備隨著隨地地查閱和使用檔案資源也成為了可能。

（二）有利于提升檔案管理的安全能力。傳統的檔案管理架構下的基層檔案工作對于檔案信息安全的關注度不夠。對于檔案資料的保管、整理及利用多是依靠人工作業的方式來完成，這就導致基層檔案管理工作不僅強度很大，也未能很好地形成檔案管理的閉環，導致檔案管理工作中疏漏不斷，同時檔案管理的效率也備受質疑。采用以傳統紙質檔案為主的方式進行基層的檔案管理，還有另一個重要的弊端就是它的后期管理問題，泄密風險大、存儲時限和環境要求高等問題一直在管理中受到詬病。基層部門檔案管理信息化建設的不斷推進，在提升基層檔案管理的規范性、嚴密性的同時，也在極大程度上豐富了基層部門檔案管理的保密手段。與傳統的檔案管理方式相比，這一管理方式的安全性獲得了較大的提升，依托互聯網的“云盤”等數據資源中心構建起的數字檔案資源庫，將有效地解決上述問題。

二、新時期基層部門檔案管理中存在的問題及成因分析

（一）對檔案管理信息化建設重視不足。信息技術不僅滲透了生活的各個方面，也催生了工作內容和工作方式的變革。檔案工作需搭乘上信息高速列車，實現其在新時期發展中的歷史使命和社會責任。而就實際工作的角度而言，在檔案管理信息化建設過程中，檔案管理者對基層檔案資料的信息化改革處在一個“催催動動，不催不動”的被動改革意識形態。信息化的實現在某種意義上是基層部門的裝備、人員持續性投入的結果。而在實際的工作中，多數基層部門的領導者將檔案信息化建設的定位稍低，將檔案信息化的建設與基層辦公自動化相等同。從淺表性層面認為基層實現了辦公自動化，也就實現了檔案信息化。與此同時，因基層檔案現代化管理意識的不足，沒能建立起高效、規范的檔案數字化轉化標準，導致信息化檔案轉化中的部分紙質檔案資料流失。

（二）對檔案管理信息化監管責任不明確。基層檔案中有許多珍貴的資料，這些資料不僅是歷史的忠實紀錄，更是檔案管理的信息化管理中需重點挖掘的對象。不可忽視的是，這些歷史檔案不僅具有唯一性，更具有不可再生性。隨著信息化改革的深入，基層檔案信息化管理的監管問題開始浮出水面。長期以來基層檔案管理多歸于辦公室管理的一部分，導致基層檔案管理的主體責任問題未被重視，同時檔案管理的重要性也未能很好地突出。以信息化建設中的傳統紙質檔案轉化為例，基層的檔案管理中的一個重要內容便是對于紙質檔案的管理轉化工作，而這一過程的檔案遺失或違規錄入的現象較為嚴重，監管的失位將導致基層檔案信息資源庫建設的質量受到影響。

（三）忽視檔案管理信息化隊伍建設。在相當長的一段實踐內，我國多數基層部門檔案管理現代化意識滯后，導致基層檔案管理隊伍的專業化程度不夠。基層單位中擔任檔案工作的多是機構中的“老人”，而檔案管理的內容和能力也是建立在這些“老人”的基礎上。總體而言，基層檔案隊伍的整體水平堪憂。信息技術為基層部門檔案資料管理帶來紅利的同時，也對崗位人員提出了更高的要求。很多基層的崗位人員在信息化管理能力上的短板隨著基層檔案管理手段的升級而被不斷地放大。在實踐中，部分管理人員多是在邊學習、邊建設的情況下實現對信息化建設進程的跟進，這一能動性的發揮并未很好地解決人才短缺對于信息化管理帶來的制約，在一定程度上滯緩了信息化的發展進程。

（四）基層部門檔案管理信息化服務能力拓展不足。檔案管理工作不僅具有文化屬性，更兼具著服務屬性。在信息技術發展的推動下，后者的作用將日趨明顯。而多數基層檔案信息管理者只意識到信息化的管理給自身檔案管理工作帶來的變革，而未能有效地認識到新時期的信息化檔案工作在資源服務層面上的作用。這就導致基層的檔案信息化工作僅僅停留在檔案管理辦公自動化層面，且將辦公自動化與檔案管理信息化等同，在智能化、個性化的平臺服務中未有涉足。

三、提高基層部門檔案管理信息化建設成效的有效途徑

（一）完善信息化檔案管理體系。基層檔案的管理人員應充分認識到新時期檔案管理信息化建設的重要性，將其放在事關新時期各項工作平穩發展的高度，保障檔案管理信息技術建設的盡早實施。基層檔案管理中為確保檔案信息化的建設進程，應首先賦權檔案管理部門，提升部門的地位來推動檔案管理的成效。尤其值得重視的是，在基層檔案信息化管理的前期，應建立完善的紙質檔案轉化管理辦法，通過制度化、規范化的推行實現對這一海量資源的數字存檔。這不僅關系到基層檔案管理效力的延續，更關乎未來檔案資源開發的集成。

（二）增加檔案信息化管理投入。從一定層面上而言，基層部門檔案信息化的軟硬件保有水平將直接決定基層部門檔案信息化管理的成效。基層部門在人力、物力、財力等方面的支撐力度將直接決定基層檔案信息管理工作進程和高度。信息化的建設不是一勞永逸的，基層部門的信息化建設，在利用政府扶持資金的同時，也應合理預留部分經費，確保能夠滿足檔案信息化建設的設備更新和系統升級的需求，進而為保障信息化的持續發展蓄力。

（三）專業化的人才隊伍培養。人才是一切事業得以發展的重要支點。在信息化建設的推進中，應將檔案管理信息化人才建設放在信息化系統的裝備之前，用人才“軟件”去激發系統“硬件”的效能。基于當前基層檔案管理人員信息化處置能力偏弱的問題，應通過系統的專項信息化檔案管理培訓，提升基層崗位人員檔案資料信息化的管理能力。同時，基層部門檔案資料信息化管理的新型管理隊伍的建設要以“計算機技術+檔案管理”的復合型人才招聘為策略，在人才引進策略下，達成基層部門檔案管理隊伍整體水平的提升。

（四）推動檔案信息服務進程。現代檔案管理理念與傳統檔案管理理念的最大不同在于對檔案資源的認知和利用上的不同。檔案作為社會發展中的重要資源，不能夠停留在館藏的層面，而應充分地利用信息技術打破基層檔案資源在時間和空間上的壁壘，從而實現對這一重要資源的超時空利用。因此，基層檔案的管理者應積極謀劃信息化的建設，將信息化建設中的局域網設置及互聯網平臺建設加以推進，進而為實現基層檔案資源的共享提供硬件支持。同時，檔案管理者也應積極探索基層檔案信息化平臺建設的路徑，實現對自身服務能力的不斷升級。

四、結語

綜上所述，在新時期的背景下，基層檔案的信息化建設成為推動基層信息化建設的重要支點，這一目標的達成不僅有利于提升基層信息化管理的能力，更有助于基層檔案管理實現管理內涵“質”的飛躍。在這一過程中，基層部門應著力保障檔案信息化管理的設備人才投入，通過建立完善管理體系、人才隊伍培養等策略的全面實施，助推基層部門信息化檔案管理實現質量上的飛躍，進而以檔案信息化建設的成就為新時期基層各項事業的發展提供支點和保障。

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