鄉鎮檔案管理存在的問題及對策研究

周亞麗

【摘要】檔案記錄了人們的“一生”，鄉鎮檔案記錄著鄉鎮人民以及有關政府部門的各類事件。對于檔案管理不當出現的事件不在少數，且在信息化沒有發展起來之前此類事件也是頻頻出現。因此本文針對鄉鎮檔案管理中存在的問題以及應對策略進行研究，為的是能夠進一步確保檔案管理的安全性。

【關鍵詞】鄉鎮檔案管理;問題;措施

近年來，我國無論是在經濟上還是在科技上都有不小的成就，對于鄉鎮經濟發展來說，鄉鎮企業所生存的經濟市場環境需要得到進一步的改善與加強，檔案管理在很大程度上影響著新農村背景下鄉鎮建設的工作改革。為了讓新農村工作的快速推進以及鄉鎮經濟市場能夠得到日益繁榮，就要在鄉鎮檔案管理上加大工作力度。這對于鄉鎮政府來說是一次考驗，也是較為嚴峻的挑戰，需要快速發現問題并進行討論，以得出解決對策。以下就是筆者在鄉鎮檔案管理中發現的問題和對應措施。

一、在鄉鎮檔案管理過程中出現的問題

（一）各級對檔案管理工作的認識存在偏差。在以往的鄉鎮管理工作中，通常對鄉鎮檔案的管理工作并沒有投入過多的人力、財力等資源來鼓勵、支持此項工作的開展。在傳統形式影響下的檔案管理工作并不在上級部門的檢查工作范疇范圍中，對于基層檔案管理工作的主要形式、管理工作模式以及相應的基層檔案管理的工作業績沒有明確的指標和內容條例去執行。因此對于檔案管理工作程度的好壞與否也沒有明確的區分，甚至在鄉鎮檔案管理工作中還存在著“掛名”情況的不良現象。對于這些問題和情況的出現與發生，筆者總結了幾點原因：（1）涉及鄉鎮檔案管理的領導人員沒有負起自己相應的工作責任和主要義務，放任檔案管理模式“野蠻生長”，進而出現了當下存在的不良現象。（2）針對鄉鎮檔案管理的基層工作人員來說，就職管理工作職位的員工對自己所從事的工作沒有詳細的了解，進而在思想認知上對檔案工作的理解多多少少都會存在著一定的誤解。（3）鄉鎮級以上的領導管理部門，沒有積極重視鄉鎮檔案管理的重要性，對鄉鎮檔案管理的物資及人力人才的投入都略有缺失，因此在檔案的安全性上的程度較低，導致檔案的折損率大大增加，由于對鄉鎮基層檔案管理人員的鼓勵力度不足，不能很好地提升管理工作人員的工作熱情，使其更好地履行自身的工作責任和義務。

（二）鄉鎮檔案管理體制機制不夠完善。新中國成立以來出臺過許多有關檔案管理、檔案保護的法律，但是這些法律都是保障了檔案本身的安全，在地方檔案管理方面還存在著一些問題。由于檔案管理機制不夠明確，國家《檔案法》沒有落實到位造成難以收拾的事件時有發生。在檔案管理機制方面也還存在著許多的漏洞與錯誤，比如有許多檔案沒有交由檔案管理人員放于檔案管理處統一保管，而是直接交予有關領導或者留在了個人的手中自行保管，檔案中所記錄的大大小小的事件都對一個人的一生有著很重要的作用及影響，如果檔案在領導或者個人的手中保管且不進行統一的管理，無論是對檔案的有效性還是對檔案的完整性都存在著一定的隱患，會造成檔案丟失的現象。

（三）鄉鎮檔案管理人員專業素質不高。一方面，由于上級部門對基層檔案管理工作的忽視且人力物資的投入不足，在基層檔案管理中缺少專業檔案管理人才進行管理。眾所周知，類似的工作職位還有許多，比如我們常說的“臨時工”，在政府機關部門也會有這些職位存在，在城管部門的此類工作人員較多，大多都是兼職和臨時工，非長期在編工作人員，過多的短期員工無論是在檔案管理方面還是在其他部門管理方面的工作中都會成為一個很大的“定時炸彈”，往往由于這些管理工作人員的管理工作素養略低、不熟悉整個工作流程，所以就不能很好地執行管理工作。這對檔案管理工作產生難以跨越的阻礙，甚至有的會對管理工作帶來不好的影響。另一方面，檔案管理工作的流程相對來說嚴謹且繁瑣，檔案無論是入館還是出館都有著許多的步驟、許多的審批流程，倘若檔案管理人員不固定，上級對人員的隨意調動加之檔案的種類、數量繁多，工作人員就不能夠在短期內了解檔案的情況，就很有可能使檔案的安全性不能得到保障，造成檔案丟失、損壞等現象，甚至出現由于人員變動讓整個工作流程受阻延遲的狀況。

二、針對鄉鎮檔案管理工作問題的相關對策

（一）加大檔案宣傳力度，加強檔案管理意識。對于以上在基層檔案管理工作中出現的問題進行總結可以發現，檔案管理工作不到位的原因有上級對檔案管理工作重視不夠，還有管理人員對自己所從事工作的認識度不夠等。要從根本上消除這些問題，就要從主要的原因上下手解決。想要切實有效地解決在基層檔案管理中出現的問題，只有提升該類工作管理人員的工作意識以及上級部門對檔案管理工作重要程度的認識，才能大幅度提升鄉鎮檔案管理工作的效率，保障檔案管理工作順利進行。對于提升上級領導及檔案管理人員的工作意識，筆者研究出了一些解決措施，措施分為兩個方面：1.提升上級領導的檔案管理意識。組織政府相關領導及人員對《檔案法》進行集中學習，做到將法律與實際相結合，將《檔案法》的內容積極準確地落實到現實的鄉鎮檔案管理工作中去。在新農村建設時要加強對檔案管理工作的重視，比如實行有關檔案管理的相關考量標準，對于個別涉及到檔案管理檢查與考核的部門，該部門領導要將檔案管理工作算到考量的范疇中。2.提升鄉鎮檔案管理人員的工作意識。可以采用企業慣用的“多勞多得”的機制，讓員工在工作中投入更多的熱情，在形成高度工作意識的同時給予必要的獎勵，使員工為工作作出更多的奉獻。這也是一種競爭意識培養的有效管理方式，在員工的工作效率提升的同時使整個工作氛圍變得更好，無論是對上級領導還是對當地的新農村改革來說都是有一定有利影響的。國家《檔案法》中提出地方部門要宣傳檔案的重要性來使人民增強重視意識，治標先治本，要先改變工作者的意識。

（二）完善鄉鎮檔案管理的管理機制。鄉鎮檔案隸屬國家檔案的一部分，屬于基層檔案管理，是組成我國整體檔案框架的重要部分。為了能夠保障我國檔案體系的完整與安全，就要確保基層檔案的完整性、安全性，因此要嚴格遵守我國《檔案法》中的管理流程，整個檔案管理的過程包括模式、制度在內的內容得到足夠的完整來保證。要對檔案管理中的人事調動和頻繁出現的“臨時工”現象予以解決，完善鄉鎮檔案管理制度。對于檔案管理人員要經過一定的調查和篩選、考核，杜絕“關系戶”的隨意工作安排。對于上級領導的人員變動指示，也要對其工作的效率進行定期的考核，同時還要建立相關的檔案管理小組進行監督管理，或者設立群眾組織來進行監督，建立完整的管理監督體系。在工作中要按照正確的檔案管理工作流程，堅決把每一步做到位，上級領導也要不定時地對檔案管理工作走訪，對工作中的問題進行及時地總結并快速、有效地解決這些問題。

（三）加大人力、物力的投入力度。我國還存在著許多鄉鎮，且還有少部分戴著“貧困”的帽子。由于個別鄉鎮級檔案管理工作中缺少優秀的檔案管理人才以及資金的投入，很難保證檔案的安全性和完整性。檔案的安全得不到保障無論是對個人還是政府都存在著很大的隱患，對于新農村的改革建設也會造成很大的阻礙。所以上級應在鄉鎮檔案管理工作上增加人才和資金投入，積極調配優秀專業檔案管理人才對基層檔案管理工作進行有效指導，投入適當的資金進行檔案管理的庫房建設以確保檔案管理的安全。為進一步加強檔案的安全管理，可以利用新的監控技術。

（四）通過新形勢下新技術的方式進行管理。大多檔案還是以紙質的形式在庫房里保存與管理，在管理和尋找上都相當麻煩。以此種方式進行管理，當檔案過多時會嚴重地影響到管理工作的效率。可以結合當前普遍的信息化管理，將檔案錄入計算機中，通過關鍵詞搜索能夠快速地找到對應的檔案。利用信息化檔案管理可以提升工作效率、降低檔案存儲的折損率，紙質檔案存放久了會出現掉色、磨損等現象，采用信息化檔案管理可以解決這一問題。對于信息化檔案管理還可以使用新的更安全的系統進行網絡信息保護，防止政府檔案管理系統受到網絡病毒的攻擊。

三、結束語

鄉鎮檔案管理是國家檔案框架的重要內容，對我國整體發展和鄉鎮的新農村建設都有著很重要的作用。提升鄉鎮領導和檔案管理人員的檔案管理工作意識來加強對檔案的保護，采用科學技術保障檔案安全，適當投入物資進行檔案管理工作的建設，健全管理制度來保障基層檔案管理工作的進行。這些是對鄉鎮政府檔案管理工作中出現的問題的解決方式，希望對鄉鎮檔案管理工作起到促進作用。

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