采購管理在信息化建設項目中的應用

王斐

摘要：企業信息化項目建設中，物資供應的時效、質量以及所提供服務質量的高低對建設項目具有重大意義。隨著國民經濟的快速發展、管理手段的持續更細，采購管理已經成為了一門獨立的學科，積極推動我國工程項目建設整體水平的提高。本文從當前信息化項目中采購管理的意義與流程分析出發，結合現實管理狀況給出了若干優化建議，期望能夠切實提高項目建設中的采購效率，保證工程質量的同時降低采購成本，為企業創造更多的社會效益與經濟效益。

關鍵詞：工程建設;采購管理;意義;策略

一、信息化建設項目中采購管理的意義與流程分析

（一）信息化建設項目采購管理的意義

采購從本質上來說，就是在合適的時間從合適的供應商處，以適當的價格購買所需數量商品，而采購管理就是對相關行為活動的管理。采購管理的目的是在確保商品數量與質量的前提下，以促成企業生產或銷售為最終目的，采用5R管理模式，即合適的品質、臺適的供應商、合適的價格、合適的數量以及合適的時間。采購管理需要通過事前規劃、事中實施、事后控制的方法，實現對企業營運活動的支持與成本控制。在當前全球經濟一體化進程的推進下，采購管理的理念與模式發生了相應的轉變，更加趨向于數字化、信息化與動態化的方向發展，也使傳統采購管理面臨的新的挑戰與研究課題。

（二）采購流程分析

第一，采購規劃階段。包括設定采購目標、構建相關組織與制度、劃分清晰明確的權責、建立流程與表單、擬定采購計劃與預算以及選用合適的人員等。第二，物資采購調研。為了充分的實現資源優化配置，降低建設項目總成本，可以通過尋源的形式來獲取市場價格。第三，選擇合適的合作供應商。供需雙方可以通過綜合評價及合同談判的方法確定合作意向。同時還要確定采購合同類型，便于進一步討論商談。合同作為約束供應商履責的重要依據，不同的合同類型對應不同的風險類型，對于采購方來說更加注重合同實施過程中的風險，以及后期提供服務的質量。而對供應商而言，則更傾向于合同價格與成本的風險。第四，采購合同的履行及評價。為了加強對供應商的管理，合同履行完畢后，采購方要進行公正、客觀的驗收，并需要針對供應商履責過程中的各個環節進行量化評估，便于后續進一步深化合作或優化供應商。

二、信息化建設項目中采購管理優化對策

（一）構建采購管理的信息平臺水平

企業信息化建設項目應該將采購系統視為核心，應極力在項目組內不同部門間促成實時數據共享，協助提高采購管理人員的采購效率與供應商管理水平。首先，采購部門及時收集物資盤點結果，通過企業內部統一的信息平臺進行傳遞，以便及時做好采購計劃。其次，采購與財務部門之間要加強溝通，實現采購貨物相關數據共享，協助財務部門更快掌握資金使用情況，做好后續資金規劃。另外，向供應商開放企業內部采購信息平臺部分權限，通過該系統統一整合各供應商的相關信息，實施在線訂單管理、售后請求以及合同管理等功能。最后，該信息系統中納入倉庫庫存實時數據，協助采購管理人員清晰掌握企業物資庫存情況，便于開展下一步的物資采購與預算計劃。

（二）實施嚴格的供應商管理方案

要想充分實現采購管理在信息化建設項目中的意義與價值，就必須貫徹落實對供應商的選擇，除了構建科學合理的采購計劃，還要注重采購的渠道與供應商的篩選。在當前激烈的市場競爭中，同質供應商之間的競爭顯著存在，時常出現多個供應商參加競標，而該項目采購負責人除了要在物質的性能、規格上進行充分比較，還要兼顧價格、服務與商譽。需要在完整項目過程中體現出“三公”的原則，對供應商的物資材料進行嚴格、專業的審核鑒定。一旦發現物資材料不符合項目要求，即刻停止與該供應商的合作。若問題影響較大，在后續合作中則應優先選擇其他優質供應商，逐漸減少合作。另外，采用供應商評分制，以評審結果為依據，加大與優質供應商的合作，逐漸淘汰不符合項目建設要求的供應商，充分調動起各供應商的積極性，提供更加優質的物資與服務。

（三）加強專業人才培養

采購不僅僅是簡單的購買行為，其中包含了大量的專業技術，采購管理人員不但需要具備全面的專業技能，還需要充分掌握經濟管理能力、商務技能以及企業業務，具體包括談判能力、熟知簽約流程、企業采購政策、質量控制等。采購人員的業務水平與職業素養與采購工作效率與質量息息相關，因此要為采購人員提供充足的學習培訓機會，邀請具有豐富采購經驗與優秀專業水平的人員在企業內部進行案例講解分析，提高采購人員的實操能力。另外，注重專業人才的引進與培養，如開展學校定向培訓及外送委培，組建一支具備較高業務水平與敬業精神的采購隊伍，提高企業信息化建設項目中采購管理的整體運作水平。

三、結語

企業采購的作用貫穿于項目建設的整個流程，是保障建設項目按期完成的首要條件，采購管理水平的優劣不但對項目建設具有決定性的影響，還將造成建設質量、成本與周期的浮動。因此，必須做好采購管理深入分析研究，通過科學合理的采購分工合作，增強采購管理的效率與管理水平，使企業在行業市場中具備較強的競爭力與發展活力。

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