大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式研究

劉海麗

摘要：隨著信息化內容的不斷延伸，數據化的內容在各行各業的發展過程中都有進一步的融合，大數據的時代背景下，想要將企業檔案管理工作進行進一步地細化，就需要處理好檔案工作中對于大數據的內容應用，并將大數據的特點進行逐步的優勢展現，按照優勢的情況進行內容的掌握與了解，掌握大數據的時代脈搏，更好地促進企業今后的發展與建設。鑒于此，本文就大數據時代下企業管理檔案工作的內容進行分析和討論。

關鍵詞：大數據;企業;檔案管理;創新

一、大數據對企業檔案管理工作的影響

（一）處理非結構化數據

數據的類型能夠分成三種模式，分別是半結構化數據、非結構化數據、結構化數據。這里的非結構化數據內容是一種十分常見的數據形式。總體來說，非結構化的數據方式占有的比重十分大，數據內容也十分多。對于處理非結構化數據是企業檔案工作中十分嚴峻的一個問題。現階段，采用大數據的技術模式能夠有效地處理非結構化數據的內容，企業可以使用大數據的內容將非結構化的信息內容進行數據處理，有效地幫助非結構化數據的整合與輸出，方便快捷地將企業中非結構化的數據進行整理。

（二）用戶對檔案服務質量的要求不斷提高

大數據時代是信息爆炸的時代，現今人們每天產生的數據信息超過了過去幾千年的總和，并且還在加速增長中。面對龐大的數據，如何快速為用戶找到有效的數據信息，成為檔案管理人員提供優質檔案服務的關鍵，也是用戶極為關注的問題。2011年，國家電網公司發布了大眾傳播品牌口號一——你用電，我用心，充分體現了國家電網公司的服務理念。檔案服務作為行業整體服務的一部分也應當積極踐行這一理論要求。對于檔案服務，過去存在著一些認識上的誤區。比如有人認為檔案工作是一種事務性工作，任何人都可以做;有人認為檔案具有機密性，所以一般不能對外提供利用。事實上，檔案工作人員屬于專業技術人員，檔案工作有著很強的專業性要求，加上大數據技術的融入，一名合格的檔案管理人員既要擁有高水平的專業技能，同時也要具備相應的計算機、網絡技術知識。當今世界是信息開放的時代，大眾對信息的共享程度要求也越來越高，就連政府機關都已提出政務公開和政府信息公開，因此檔案服務也應該做到與時俱進。檔案人員在實際工作中要注意處理好檔案保密和利用之間的關系。

二、大數據時代企業檔案管理創新措施

（一）加強檔案信息化基礎業務建設

在大數據時代，企業要需重視檔案基礎業務，通過各種途徑提升檔案信息化建設的廣度和深度，進一步加強檔案管理的質量和數量，通過這些途徑，提升數據資源庫搭建質量和收集數量，真正意義上構建一個豐富的檔案信息資源庫。對此，需做好以下幾點：一是重點加強檔案資源的收集整理，在企業檔案信息建設中，檔案數量會直接制約或影響企業檔案信息化建設的成效。故而，企業要不斷加強檔案收集工作，為企業更好實現檔案信息化建設打下良好的物質基礎。二是規范統一檔案數據庫。對此，企業要基于規范化、統一化數據格式上，構建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，企業還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實有效地保護好歷史資料，同時檔案管理人員還可以充分利用各種先進技術，將文字資料掃描成電子檔案，以便在企業構建一個檔案資料數據庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是企業要提供軟硬件支持，企業檔案管理部門，要得到企業領導者的認可，進而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設的硬件需求。另外，企業還要投入大量的人力物力，構建一個檔案與OA系統緊密結合的系統體系，嚴格遵守行業標準和法律法規，全方位收集、整合管理檔案，更好地實現檔案信息化管理。

（二）提升檔案管理工作的整體服務水平

電力企業在檔案管理方面利用了先進的技術手段，檔案服務工作的“量”已有了大幅度的增長。那么，檔案服務的“質”又該如何保證？這與檔案管理人員的整體素質有著直接的關系。檔案人員既要不斷學習、提升專業技能，還要掌握前沿的信息技術，成為復合型檔案管理人才。檔案人員要確保歸檔內容的真實、完整和有效性，并加以鑒定、分類、劃分保管期限，防止交叉、無歸檔價值的信息進入檔案系統。另一方面，檔案人員要秉承電力行業的服務理念，做到用心服務，滿足當前用戶對檔案信息多元化的需求。此外，可以利用大數據技術為用戶提供檔案數據分析服務，也可以利用關鍵詞檢索和系統聯想功能，為用戶推送更多的相關信息。通過對用戶的利用方式、檔案類型、用途、數量進行統計、利用效果分析，檔案管理人員可以掌握用戶檔案利用的總體趨勢和方向，檔案服務工作也能做到“知已知彼”。另外，還可以每年對用戶開展滿意度調查，收集用戶對檔案系統、服務方面的意見和建議，幫助檔案人員認識檔案服務工作中的不足，并針對性地加以調整和改進，不斷提高檔案服務的滿意度。

（三）拓展檔案利用渠道

企業的檔案管理工作首要目的就是為了更好地發揮檔案保存價值，所以，在大數據的背景下，企業應該更好地發揮檔案的本身價值，并在現有的價值基礎上進行價值延伸，有效拓展檔案的隱藏價值，讓企業的檔案管理工作具有更加長遠的意義。除此以外，在以往的檔案管理工作中，檔案存在的價值只是單純進行檔案查詢，但是單純進行查詢的意義與價值在現有的大數據模式下已經逐漸淘汰，傳統的查詢模式也滿足不了現階段信息收集要求。企業在進行日常檔案管理過程中應該加強對企業局域網以及互聯網的廣泛應用，采用這樣的方式來幫助企業管理人員以及生產人員進行關鍵數據的傳遞，更好的滿足檔案查詢人員的數據基礎要求。

三、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，企業檔案信息化建設過程中還存在諸多問題。基于此，要求企業堅持與時俱進，轉變傳統檔案管理思想觀念，加強檔案信息化基礎業務建設，完善檔案信息化的規范標準，構建檔案大數據安全防護體系，完善自身的檔案信息化體系，從整體上促使企業檔案信息化建設的水平和效率，助推企業的穩健長遠發展。

參考文獻：

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[2]吳毓玲.論大數據時代檔案管理的模式變化[J].現代經濟信息，2018（21）：67.