社會保險檔案管理模式創(chuàng)新之我見

李秋果

摘要：隨著國民經(jīng)濟整體水平的大幅提高，我國民生問題得到有效改善，社會保險作為解決民生問題的重要依據(jù)，其檔案管理的質(zhì)量和水平受到社會各界的廣泛關(guān)注。本文提出了當前我國社會保險檔案管理的不足之處，并針對性提出了相關(guān)改革創(chuàng)新的建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：社會保險;檔案管理;數(shù)字化檔案

隨著民生基礎(chǔ)問題的不斷解決，社會保險經(jīng)辦服務(wù)的問題在相關(guān)工作的實際開展中逐漸暴露出來，全國各地對社會保險檔案的管理做出重大調(diào)整，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。黨的十八大以來，全國各級人力資源社會保障部門全面貫徹我黨關(guān)于社會保險改革的相關(guān)精神，在社會保險檔案管理工作上進行全面創(chuàng)新。

一、當前我國社會保險檔案管理中存在的不足

（一）存在多頭管理現(xiàn)象

隨著社會保險制度的不斷升級改革，社會保險辦理和基金繳納等相關(guān)工作更為復(fù)雜，會產(chǎn)生很多的基礎(chǔ)資料和報表，這些新增的檔案整理工作，需要各層級部門共同參與完成，不可避免的造成了檔案管理工作產(chǎn)生較為嚴重的不統(tǒng)一性，各部門之間的工作出現(xiàn)了職責(zé)重疊的現(xiàn)象，資料管理由于在不同的部門完成，導(dǎo)致資料的可靠性和真實性受到嚴重影響。

（二）基拙檔案保存方式落后

當前各地區(qū)的檔案管理仍然沿用最為原始的紙質(zhì)檔案保存方式，由于檔案保存的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對落后，如遇火災(zāi)、暴雨等突發(fā)性事故，則會導(dǎo)致紙質(zhì)資料的損毀。紙質(zhì)檔案資料在幾十年的發(fā)展過程中，由于保存環(huán)境陰暗潮濕或因保存地點遷移，存在許多損壞或遺失的現(xiàn)象。社會保險檔案資料一旦損毀將無法完整復(fù)原，使得國民社會保險檔案查無出處，嚴重影響新形勢下社會保險升級改革的工作效率。

（三）社會保險檔案的管理手段落后于保險制度的改革

部分地區(qū)雖已經(jīng)建立檔案資源信息庫，但資料庫的主要作用仍停留在簡單的儲存上，在進行信息檔案處理應(yīng)用時，工作人員還需手工翻閱資料原件，查詢檔案的效率極低，且檔案利用非常不便，并沒有從根本解決傳統(tǒng)紙張化文檔資料管理帶來的工作效率低的問題。另外隨著我國社會保險制度改革步伐的大幅提升，參保范圍日漸擴大，這種依靠手工操作的信息處理方式已遠不能適應(yīng)改革的需求。保險檔案信息開發(fā)利用率極低，浪費了大量檔案管理的資源。

（四）社會保險檔案管理隊伍落后

目前社會保險檔案管理部門的管理人員普遍表現(xiàn)出知識結(jié)構(gòu)單一，整體業(yè)務(wù)水平不高的特點，尤其是在管理信息化技術(shù)的應(yīng)用上能力極低，對現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)不精通，影響社會保險檔案管理的整體水平和質(zhì)量[1]。

二、關(guān)于創(chuàng)新我國社會保險檔案管理模式的建議

（一）統(tǒng)一社會保險檔案制度管理的標準

提高社會保險檔案管理工作效率的前提是，統(tǒng)一社會保險檔案制度管理的標準，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理各部門的工作，重新劃分檔案處理和收集儲存的環(huán)節(jié)與各部門的工作職責(zé)，查補各部門之間由于多頭管理造成的工作盲區(qū)和漏洞，科學(xué)合理合并或分散職能部門，使檔案管理工作盡量整合化一，實現(xiàn)政府對群眾參保資料嚴格收集、社會保險手續(xù)辦理程序簡化的目標，從而提高檔案管理的效率，減少不必要的管理資源浪費。另外應(yīng)通過內(nèi)外激勵機制提升檔案管理人員的工作意識，通過建立明確的賞罰機制約束檔案管理人員的不當意識和行為，從而降低檔案管理工作中人為導(dǎo)致意外產(chǎn)生的概率，促使工作人員配合檔案管理改革所需的檔案資料信息的核對工作，保證新老檔案資料信息不會出現(xiàn)嚴重的保存漏洞。2019年12月，人力資源社會保障部辦公廳，發(fā)布了關(guān)于簡化、優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知，要求各地區(qū)加快簡化檔案管理工作，優(yōu)化檔案處理效率，為社會保障檔案的創(chuàng)新管理提供制度保障。

（二）建設(shè)社會保險檔案數(shù)據(jù)庫

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，社會保險業(yè)務(wù)辦理的效率得到大大提高，但是其先進性還未在檔案管理中得到普及。在國家相關(guān)部門出臺的社會保險檔案管理制度中雖明確規(guī)定了應(yīng)重視檔案資料的安全性，卻沒有明確的管理形式所應(yīng)用。因此，在社會保險檔案管理的創(chuàng)新工作中，應(yīng)通過建設(shè)社會保險檔案數(shù)據(jù)庫的方式，改善檔案保存方式落后的現(xiàn)狀，從而實現(xiàn)檔案管理無紙化。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將紙質(zhì)化社會保險檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的形式，從而提升社會保險業(yè)務(wù)辦理部門與相關(guān)檔案管理部門之間工作交接的效率和準確率，并增強檔案管理的安全性。2019年末，四川北川羌族自治縣加大了社會保險檔案管理的資金和技術(shù)投入，增強相關(guān)部門的軟硬件設(shè)施，將檔案信息化管理列入該地區(qū)信息化總體規(guī)劃中。

（三）根據(jù)社會保險制度的改革針對性加強其利用率

社會保險檔案數(shù)字化管理是社會保險制度得以進一步升級改革的重要前提。相關(guān)檔案在以計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案綜合管理中，使檔案資源實現(xiàn)跨地區(qū)調(diào)配和利用。因此社會保險檔案數(shù)字化管理建設(shè)，應(yīng)最大限度的與當前社會保險辦理的相關(guān)制度和政策相互聯(lián)系，從而將檔案錄入盡可能的合理分類處理，從而提升信息檢索的準確率，將人工翻閱檔案的工作逐漸取替，提高檔案查詢的效率。四川省利用電子文檔管理系統(tǒng)平臺，掃描處理檔案130萬頁，目錄錄入29.3萬條，使得各類檔案文件目錄得到細致劃分，提升了檔案數(shù)據(jù)利用的靈活性。

（四）加強社會保險制度管理人才隊伍建設(shè)

應(yīng)加強社會保險制度管理人才隊伍建設(shè)，促使其管理工作能力適應(yīng)信息化檔案管理的需求。相關(guān)部門應(yīng)組織現(xiàn)有管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，增強其信息化管理意識和管理能力，使其不僅具有高標準的檔案專業(yè)知識，也具備良好的計算機處理操作的能力。健全人力資源保障機制，吸引當代更多的高素質(zhì)、高標準、高水平的新一代管理人員，加入到社會保險檔案管理的人才隊伍中來，從而使人才建設(shè)適應(yīng)社會保險的改革進程[2]。

三、結(jié)論

綜上所述，社會保險檔案的創(chuàng)新管理可加大檔案信息的利用率，對我國社會的和諧發(fā)展有著積極的推動作用。相關(guān)部門應(yīng)建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并在此基礎(chǔ)上加強檔案利用的共享化建設(shè);提高管理人才隊伍建設(shè)的綜合素質(zhì)，從而將社會保險檔案管理水平與社會保險制度的改革進程相匹配。

參考文獻：

[1]趙松，張茜.市縣社會保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：111+113.

[2]武海燕.社會保險檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新策略研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（05）：79+81.