檔案信息化在企業中的應用分析

摘要：企業要想在激烈的市場競爭下健康、持續發展就離不開管理，而在企業的管理中，檔案管理是非常重要的一項，有效的檔案管理對企業發展有著積極地促進作用。同時隨著信息技術的不斷發展，其覆蓋范圍越來越大，在信息技術的影響下，企業的檔案管理也已經逐漸轉變為了信息化的形式，為企業的檔案管理工作提供了極大便利。如何更好的開展檔案信息化管理，是當前企業應該主要考慮的話題，因此本文對檔案信息化在企業中的應用展開了分析，以期對提升企業檔案管理工作的質量有一定促進作用。

關鍵詞：檔案信息化;特征;原則;應用

前言：企業檔案記錄了企業運營、人事變動等多種信息，濃縮了企業的各種活動，是利用文字、圖像等對企業信息的真實記錄，企業進行管理、制定戰略等都需要參考檔案中的相關信息，因此做好檔案管理工作對企業非常重要。當前企業在管理和使用檔案過程中已經不滿足于傳統的書面和實物形式，而是希望檔案能夠提供檢索、精準定位、分類歸檔等多種便利的功能，這對企業檔案管理工作提出了巨大挑戰，也促進了檔案信息化在企業中的應用。因此，加強對檔案信息化的應用，實現檔案管理的高效、便捷非常必要。

一、企業檔案信息化概述

檔案信息化指的是將紙質檔案或者實物檔案通過文字、圖像等形式進行體現，然后將這些檔案信息儲存在云端以及檔案數據庫中。企業應用檔案信息化必須要遵守國家檔案行政部門的相關規定，同時依據企業自身的相關規定開展檔案管理工作，通常企業都會通過建立檔案數據庫、自建檔案網站等方式使用和儲存信息化后的檔案，然后服務于企業的管理工作。

二、企業檔案信息化的特征及原則

（一）特征

1網絡性

隨著計算機網絡技術的不斷發展，信息技術獲得了明顯的進步，企業檔案信息化因此具備了網絡性的特征[1]。網絡為企業的檔案管理工作帶來了非常大的便利，使企業在進行檔案管理工作的過程中節省了很多在人力、物力、時間上的成本，同時也令檔案的完整性得到了提升，極大促進了企業檔案管理水平的提升。

2便捷性

檔案信息化為企業的檔案管理工作更加便捷，結合不斷發展的計算機網絡技術，企業的檔案管理人員可對傳統檔案進行數字化處理后存入計算機，然后利用檢索關鍵詞即可迅速定位目標信息，因此明顯提升了檔案的利用和管理效率。

（二）原則

1規范原則

企業在應用檔案信息化的過程中，要為其制定規范的管理流程，例如在整理信息化的檔案數據時，要依據相關規定對檔案數據進行分類，避免出現檔案數據的沖突、不兼容、重復等問題。如果違背了這一原則，企業的檔案管理工作將陷入混亂，失去檔案信息化的作用和意義。

2安全原則

人事檔案包括在職員工的履歷、學歷、職稱、黨員材料、獎懲等各方面，隸屬于機密檔案，安全問題毋庸置疑，同時對信息化要求更高。在檔案信息化為人事檔案管理工作帶來極大便利的同時，也因為和網絡的密切聯系而面臨著很多風險。因此，企業應用檔案信息化要嚴格遵守安全原則，完善應用過程中的安全建設，防止因為檔案數據丟失、被惡意篡改等影響了企業各項工作的正常開展。

3效益原則

檔案信息化無法在短時間內完成，它是一項長期和系統的工作，需要企業持續進行人力、物力、財力等資源的投入，更要通過對檔案信息化的應用為企業帶來效益，因此企業在這個過程中一定要遵守效益原則。企業應從自身檔管理能力和檔案規模出發，對自身以及用戶的需求進行分析，結合不同檔案的實際使用率應用檔案信息化。在實際應用的過程中率先處理應用最頻繁的檔案，使其快速為企業的各項工作服務。而一些不重要的、利用率低的檔案可以少處理或者不處理，從而減少檔案向信息化轉變過程中的各種成本。

三、檔案信息化在企業中的有效應用

（一）完善基礎設施

企業要想真正將檔案信息化應用到檔案管理工作中，完善基礎設施是必不可少工作，也只有這樣才能是實現大量檔案數據的處理和應用。除了最基本的計算機，企業還應完善基礎設施還有服務器和網絡。服務器是企業應用檔案信息化過程中共享檔案數據、連接不同終端的核心設備，通過服務器也可以建立企業的檔案信息化平臺，在平臺上可實現對檔案數據的高效利用和共享。通常完整的信息檔案管理系統都有最少兩臺服務器，其中一臺作為檔案管理的主服務器，另一臺用來對檔案數據、管理和應用痕跡進行備份，這樣可保證在其中一臺服務器突然失去功能的情況下檔案信息化系統可以接續運行[2]。同時要為所有服務器安裝高性能CPU，這樣可實現在大量數據流條件下檔案管理系統的穩定運行。

（二）完善檔案管理系統

通常企業在應用檔案信息化過程中使用的系統架構都為C/S和B/S，其中C/S的優點是功能齊全、響應快捷，而且這種系統架構的登入方式為多層認證，可為企業檔案數提供非常充分的安全保護，但是通用性較差。B/S的通用性比C/S更加優秀，企業不需要安裝客戶端也對其進行應用，同時可設定用戶使用和管理檔案的權限范圍，雖然安全性不如C/S，但對檔案數據也有很好的保護。企業在完善檔案管理系統的過程中可對這兩種系統架構進行結合應用，從而使自身的檔案管理系統功能更加完善，為自身和用戶提供便利。

企業在完善檔案管理系統的過程中應采用動態化的管理流程，為企業檔案管理人員、用戶等建立用于輸入、讀取、查詢、審核檔案的平臺[3]。同時為進一步提升管理和利用檔案的效率，使檔案信息化的應用更加便利，企業可在檔案管理系統中設置功能齊全的管理模塊，將檔案數據記錄、整理、檢索、分類等設置成對應的功能。另外企業也可以為檔案管理系統設置在線使用入口，相關人員通過登入用戶名和密碼便可實現在線操作檔案，同時在入口內設置檢索功能，以便快速定位目標檔案，提升系統整體的利用率。

（三）完善安全保障

檔案信息對企業非常重要，是企業開展各項工作離不的資源，如果檔案丟失或者被惡意篡改將對企業造成非常嚴重的影響，因此企業在應用檔案信息化的過程中一定做好安全防護工作[4]。首先，檔案數據的丟失和被惡意篡改大部分都因人為而起，比如違規操作、木馬和病毒導致的漏洞、網絡黑客的攻擊等。企業應為檔案管理系統配置操作日志和恢復工具，這樣當出現檔案數據丟失等問題時可加減少企業的損失。另外企業也要完善安全防護系統，通過設置防火強和防護軟件的方式避免遭到攻擊，同時要對這些軟件進行定升級。針對某些重要的檔案數據，企業可通過使用內網的方式有效防止外部攻擊。存儲不善也是會造成企業檔案數據丟失和損壞的重要因素，例如硬盤損壞等都會造成企業檔案的損失，對此企業應做好檔案數據的備份，可分別在兩個存儲設備上保存檔案，并保持這兩份檔案的同步更新，這樣便可令檔案得到充分的安全保障。

企業可為檔案管理工作人員制定保密原則[5]，做好對企業重要檔案和機密的保護。企業應為計算機和檔案管理系統設置高安全級別的密碼，同時要定期更換密碼，另外為不同重要性的檔案設定訪問權限，防止因內部人員而導致的檔案數據損失。

結束語：綜上所述，檔案是企業開展一切活動的重要參考，對企業有著不可缺少的重要作用。檔案信息化在企業中的應用可極大提升企業檔案管理的質量和效率，為企業發展提供更多動力，因此企業一定要對相關工作進行完善，做到對檔案信息化的有效應用。

參考文獻：

[1]張繼雄.企業檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019，23（15）：66-67.

[2]靳莉.企業檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019，06（12）：56-57.

[3]周毅，曲睿婷，韓永輝，莊莉.大數據時代的企業檔案信息化建設[J].電子技術與軟件工程，2018，21（24）：206-207.

作者簡介：

許詩涵，（1990-）女，漢族，江蘇盱眙，大學本科，助理經濟師，工作單位：中石油燃料油有限責任公司，研究方向：檔案管理、退休管理。