淺析醫院檔案管理現狀及優化路徑

葉曉慶

摘要：醫院檔案管理對醫院文化建設、迎接檢查、精細化管理等工作都具有重要意義。但是，目前醫院檔案管理在規范化流程、信息化建設、科學化利用等方面亟待加強，今后醫院檔案管理應從信息應用、專業隊伍、編研開發三方面進行優化，體現醫院檔案管理的科學化、專業化、數字化。

關鍵詞：醫院;檔案管理;優化

一、醫院檔案管理的重要意義

（一）是醫院文化建設的現實需要

文化貴在傳承，院史記錄著醫院的歷史發展足跡，傳承著醫院的文化基因，更為醫院今后的文化建設奠定了堅實的基礎。因此，詳實、豐富的院史檔案是所有醫院的寶貴財富。每一份院史年鑒都承載著醫院先輩們艱苦的奮斗歷程，每一張病歷資料都再現了學術前輩們嚴謹的醫學態度，每一個聲像資料都記錄了醫院發展的文化沉淀。這些豐富繁重的院史檔案，為青年職工們種下了醫院文化的種子，為新時代醫院的文化建設提供寶貴經驗，激勵后輩們繼承發揚醫院的價值理念和精神追求，開拓創新醫院發展的新篇章。

（二）是醫院迎接檢查的明確要求

近年來，醫院接受的公立醫院巡查、巡查式評審、專項領域重點督查等各項檢查日益增多，檢查范圍涉及醫院管理、黨風廉政建設、經濟管理等多方面的工作，其中查閱檔案是各類檢查的一項重要手段。醫院保存的原始檔案如院長辦公會、黨委會會議記錄等，都是由當事人原話詳細記錄，可以真實還原關鍵事件的決策過程。而財務憑證等重要票據都附有附有事件當事人的簽名及印信等，也可以了解關鍵人物的具體信息。因此，加強醫院檔案管理，確保各項原始檔案完整長久的保存具有十分重要意義。

（三）是醫院精細化管理的必然要義

隨著深化醫改的不斷推進，公立醫院的加強精細化管理的需要日益迫切，這與醫院的醫療質量、績效管理、學科建設、后勤運營都息息相關。醫院的綜合檔案范圍全面，包含醫療業務類、黨群工作類、行政管理類、醫療科研類、設備儀器類、后勤基建類等，都可以為醫院的科學化建設提供了有利的依據。 在精細化管理的過程中，只有充分應用醫院檔案，才能全面掌握、分析醫院的綜合情況。管理者既可以將醫院的綜合檔案進行專題編研，與行業中領先的醫院進行橫向對比，與可以與本單位的前期數據進行縱向對比，全面分析優勢與劣勢，提升醫院管理水平。

二、醫院檔案管理的現狀

（一）規范化管理有待加強

檔案管理是一項科學性的管理工作，無論是檔案的鑒定、整理、保存，還是檢索、統計和利用等環節，都有標準的操作流程。但是，目前較多醫院未達到檔案管理的規范化要求。有的醫院未設置專門的檔案管理機構，僅把檔案管理的工作歸在行政辦公室等部門，對檔案管理的重要性和支持度不高;有的醫院檔案管理人員較少，專業性不足，缺乏系統的理論知識和工作方法;有的醫院檔案室設置不合理，空間狹小，未達到“五防”要求;有的醫院缺乏檔案管理的各項制度和預案，資料散存在各部門，存在文件丟失、破損的現象。

（二）信息化建設步伐滯后

檔案信息化、數字化具有調取方便、傳遞速度快、檔案資源利用率高等優點，是醫院信息建設中重要內容。近年來國家檔案局頒發了許多指導文件，如《數字檔案館建設指南》等，對檔案信息化建設提出了明確要求。但是，由于許多醫院的檔案工作重視程度不夠，在整體醫院信息化建設過程中未將檔案信息化納入其中，導致綜合檔案管理網絡化無法推進，大部分醫院仍然停留在紙質保存、紙質查閱的階段，數字化檔案室的建設停滯不前。一方面，部分醫院未配備掃描儀、計算機、微縮相機等重要設備，影響紙質檔案的數字化錄入;另一方面，部分醫院在OA建設和重用中，存在重流轉輕歸檔的現象，難以實現對檔案資源的全過程監管。同時，部分醫院對電子文件的安全監管重視不夠， 如光盤、移動硬盤、錄音像帶等電子資料，存在泄密或存儲信息損壞的安全風險。

（三）科學化利用程度較低

目前，許多醫院的檔案管理人員并未樹立跟蹤服務的理念，僅是將檔案進行單一的保管儲存，并未對檔案資源進行全面整合，檔案管理仍然停留在“封閉型”、“保管型”。如醫院的病歷資料豐富，但部分醫院科研處未充分利用，未從中提煉創作出高質量的學術科研論文。而且，醫院作為醫療救治機構，處在SRAS、新冠肺炎疫情等重大突發公共衛生事件的前線。詳實留存、全面記錄了醫院科學防控的全過程，不僅可以豐富醫院館藏，也可以為今后疫情防控、臨床診療、公共衛生體系建設作出重要貢獻。但是，部分醫院在疫情爆發后未第一時間收集、編研檔案，難以對今后的疫情防控提供信息支撐。

三、醫院檔案管理的優化路徑

（一）注重信息應用，實現數字化

檔案數字化是醫院檔案管理的重要環節，是信息融合一體化發展的基礎。醫院應堅持問題導向，做好信息化建設的長遠規劃。一是要將老舊檔案數字化，投入資金、人力、設備等全力打造數字化檔案室。將醫院檔案信息化納入HRP系統以及醫院互聯互通標準化成熟度建設。二是在新綜合檔案的收集上逐漸由雙軌制轉變為單軌制，豐富數字檔案資源庫，為后續信息化管理系統的建設提供支撐。三是使用信息化技術，建立檔案管理信息化平臺。同時，應充分利用信息化軟件對管理中存在的問題進行分析，制作檢索需求曲線、問題分析曲線等。

（二）培養專業隊伍，體現高素質

隨著檔案管理工作的發展，需要多舉措打造高素質的復合型人才隊伍，醫院檔案管理應組織專職隊伍，確保專人管理。一是積極引進專業人才，尤其是應該引進信息化、計算機專業、檔案管理專業人才，優化工作人員的專業結構及年齡結構。二是構建豐富多元的長期培訓體系，可以通過外出參觀學習、專業培訓、學歷提升等方式，不斷拓展學習領域。三是采取檔案管理傳幫帶、崗位輪換等方式，暢通人力資源開發渠道，打造可持續人才隊伍。四是構建檔案管理人才激勵機制，從晉升、薪資、福利等方面保障檔案管理人才的提升發展，注重個人職業生涯發展。

（三）加強編研開發，提升專業性

單純的整理歸檔已無法適應新時期檔案管理的要求，醫院檔案管理編研應結合醫院中心任務，拓展選題范圍，凸顯醫療衛生的專業特色。例如自貢市第四人民醫院在新冠疫情防控工作中，完整收集檔案資料，迅速開展檔案編研，編輯了《英雄的四醫院人戰役日記》繪畫版、文字版、書法版3套叢書，收錄了本院三批21名支援湖北人員的一線日記，為弘揚抗疫精神提供了精品資料。同時，在全市舉辦了抗疫書畫作品展，大力彰顯了醫務人員救死扶傷、敬業奉獻的大愛精神。

作者單位：自貢市第四人民醫院