數(shù)字化檔案建設(shè)涉密管理初探

尹銳

摘要：現(xiàn)如今，檔案數(shù)字化主要是通過計(jì)算機(jī)將企事業(yè)單位和各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行錄入和掃描。企事業(yè)單位和各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的檔案都具有一定的涉密性。有些黨政機(jī)關(guān)的檔案涉密等級(jí)甚至高于一些國(guó)家秘密。有些企事業(yè)單位的檔案會(huì)涉及到企業(yè)未來發(fā)展的核心機(jī)密。有些檔案還會(huì)涉及到企業(yè)敏感問題或個(gè)人隱私的問題。所以說，檔案數(shù)字化建設(shè)涉密管理工作非常重要，各級(jí)各單位必須高度重視檔案數(shù)字化的涉密管理工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案建設(shè);涉密管理

一、引言

檔案數(shù)字化可以分狹義和廣義兩個(gè)方面的理解。廣義的檔案數(shù)字化主要是指采用檔案記錄的技術(shù)手段將傳統(tǒng)載體模擬形態(tài)的檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)處理和識(shí)別與數(shù)字形態(tài)存在，并且對(duì)其進(jìn)行維護(hù)、檢索、組織、存儲(chǔ)的過程。狹義的檔案數(shù)字化是廣義的數(shù)字化的核心與基礎(chǔ)。狹義的檔案數(shù)字化可以成為數(shù)字化的轉(zhuǎn)換或數(shù)字化加工，主要是指通過相應(yīng)的技術(shù)手段將傳統(tǒng)保存在載體上或模擬形態(tài)存在的檔案信息，向計(jì)算機(jī)可以處理貨識(shí)別、數(shù)字形態(tài)的信息過程。縮微膠片、錄像檔案、錄音檔案、照片檔案、紙質(zhì)檔案等都可以直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息檔案，可以轉(zhuǎn)換為視頻、音頻、圖像、圖形、文本等多種媒體格式。本文主要是對(duì)廣義的檔案數(shù)字化進(jìn)行分析與論述。

二、檔案數(shù)字化過程中存在的建設(shè)涉密管理隱患

（一）檔案信息安全的保護(hù)意識(shí)淡薄

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案的保密只是針對(duì)檔案這一形態(tài)進(jìn)行開展。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施，檔案涉密管理需要面對(duì)的問題也隨之增多。因此，傳統(tǒng)的檔案涉密管理的工作方式已經(jīng)不能對(duì)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的要求予以滿足。現(xiàn)如今，數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，相關(guān)信息的涉密管理工作存在較多的漏洞，導(dǎo)致能夠隨意的復(fù)制和拷貝很多涉密的檔案信息。非常多數(shù)字化檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站存在不安全的因素較多，需要進(jìn)一步的進(jìn)行完善和解決。檔案管理人員在檔案管理過程中，安全意識(shí)存在比較松懈的情況，工作過程中并未嚴(yán)格的遵守檔案涉密管理規(guī)范，最終很容易導(dǎo)致檔案信息出血泄露，最終引發(fā)嚴(yán)重的危害。

（二）檔案信息管理的技術(shù)系統(tǒng)不可靠

在信息傳輸過程中，電子檔案感染計(jì)算機(jī)病毒的幾率較大，管理系統(tǒng)也存在遭受到惡意攻擊的可能性，必然會(huì)威脅到檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)非常開放的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在較多的漏洞和缺陷，另外計(jì)算機(jī)病毒和黑客技術(shù)的不斷升級(jí)和提升，檔案機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站必然會(huì)遭受到更加嚴(yán)厲的攻擊。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)涉密管理的建議

（一）提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)

絕密檔案管理人員具有非常特殊的身份與地位，具有知密深、知密多、知密早的特征。這類工作人員承擔(dān)著高于一般工作人員的責(zé)任，檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)決定了檔案涉密管理工作的最終效果。涉密檔案管理人員必須具備高度的保密意識(shí)、較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任心，具有非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，工作過程必須完成的頭頭是道、清清楚楚，頭腦中關(guān)于涉密檔案的泄露也要有所警覺。檔案涉密管理工作人員工作過程中，接觸國(guó)家和黨的秘密非常多，隨著日常生活的不斷社交，很容易被帶到各種場(chǎng)所，通常不經(jīng)意的話語很容易導(dǎo)致涉密檔案出現(xiàn)泄露的情況。因此，涉密檔案管理工作人員要做到，任何場(chǎng)所都需要保證守口如瓶，保證應(yīng)盡涉密檔案管理的圣神義務(wù)和職責(zé)。

（二）引入監(jiān)理機(jī)制，強(qiáng)化過程管理

監(jiān)理機(jī)制能夠有效地控制檔案數(shù)字化加工的全部過程，需要監(jiān)督和記錄檔案數(shù)字化的所有環(huán)節(jié)。監(jiān)理機(jī)制能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)文檔傳遞和加工過程出現(xiàn)的問題，杜絕操作人員出現(xiàn)文件丟失和失誤的情況。對(duì)于檔案數(shù)字化的涉密管理過程中，監(jiān)理機(jī)制能夠分析檔案加工出現(xiàn)的問題，并給與相應(yīng)的改善對(duì)策，協(xié)助管理者解決存在的漏洞，提升檔案數(shù)字化管理的安全性。各級(jí)檔案部門必須對(duì)數(shù)字化工作法定涉密工作主體職責(zé)予以嚴(yán)格的履行，進(jìn)一步的對(duì)涉密防護(hù)措施予以完善，開展涉密宣傳教育活動(dòng)，提升涉密檢查的強(qiáng)度，職能范圍內(nèi)更好地指導(dǎo)和管理好系統(tǒng)檔案數(shù)字化的涉密工作。黨政領(lǐng)導(dǎo)干部一定要嚴(yán)格要求自己，這樣才能夠保障和明確分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)在崗位中承擔(dān)的檔案數(shù)字化涉密責(zé)任，出現(xiàn)泄密事件更好地確定連帶責(zé)任和確定承擔(dān)責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步的促進(jìn)黨政領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)承擔(dān)涉密管理責(zé)任，提升檔案數(shù)字化涉密管理的重視度和支持。檔案數(shù)字化涉密管理的監(jiān)督管理職能必須得到切實(shí)的履行，探索對(duì)監(jiān)督檢查長(zhǎng)效機(jī)制的建立，對(duì)檔案數(shù)字化過程中涉密責(zé)任制的監(jiān)督落實(shí)檢查予以強(qiáng)化，及時(shí)提出履行保密工作職責(zé)不力的整改要求，情節(jié)嚴(yán)重時(shí)可以采取通報(bào)批評(píng)、約談等方式來提升指導(dǎo)和監(jiān)督的效果，這樣才能夠全面落實(shí)和推進(jìn)檔案數(shù)字化涉密工作的進(jìn)程。

（三）成立檔案數(shù)字化管理工作室

檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)的機(jī)房工作室，進(jìn)一步保證檔案的涉密性。結(jié)合實(shí)際的檔案工作環(huán)境，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)膶?duì)監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行安裝，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化管理工作流程實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，及時(shí)的清理檔案數(shù)字化管理機(jī)房的監(jiān)控死角，杜絕出現(xiàn)泄密事件的發(fā)生。另外，檔案數(shù)字化管理部門還需要購(gòu)買和安裝磁干擾設(shè)備，盡可能的避免由于“磁場(chǎng)”產(chǎn)生的安全風(fēng)險(xiǎn)。基于檔案數(shù)字化工作人員的角度可以看出，在進(jìn)出機(jī)房工作室必須嚴(yán)格的核查身份和檢查相關(guān)的工作證件，嚴(yán)禁無關(guān)人員隨意進(jìn)入機(jī)房。資金充足的情況下，檔案數(shù)字化管理部門還應(yīng)當(dāng)安裝自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和指紋識(shí)別系統(tǒng)，對(duì)工作室管理制度予以規(guī)范，增加機(jī)房工作室巡查的次數(shù)，這樣可以有效地降低泄密事件的發(fā)生。檔案數(shù)字化管理在設(shè)置安保的過程中，需要定期全方位的檢查管理工作室，定期檢測(cè)是否有被安裝竊聽設(shè)備，提升管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。檔案數(shù)字化管理運(yùn)用專業(yè)儲(chǔ)存設(shè)備，提升計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度，科學(xué)終端設(shè)備的引用，提升基礎(chǔ)設(shè)施工作，嚴(yán)格參照和實(shí)施保密標(biāo)準(zhǔn)，隔離外界與數(shù)字化工作室的網(wǎng)絡(luò)，力爭(zhēng)全封閉式的管理涉密檔案。機(jī)房工作室應(yīng)當(dāng)配備高效的資料采集設(shè)備，能夠有效地提升數(shù)字化收集的質(zhì)量與效率。數(shù)字化設(shè)備的配備必然會(huì)耗費(fèi)較大的投入資金，導(dǎo)致有些檔案涉密管理工作依然處于低效運(yùn)行的狀態(tài)。基于單位和企業(yè)的發(fā)展的角度來看，應(yīng)當(dāng)對(duì)涉密工作的重要性予以認(rèn)識(shí)，積極地籌集資金，尋求征服的幫助，盡可能的對(duì)傳統(tǒng)管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，杜絕泄密事件的發(fā)生。

數(shù)字檔案的保密問題是數(shù)字檔案處理過程中的一個(gè)重要問題。同步安全管理不到位，可能對(duì)國(guó)家和企業(yè)本身造成不可彌補(bǔ)的損害。不僅要密切關(guān)注，而且要根據(jù)其特點(diǎn)采取有效措施，把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好細(xì)節(jié)扎實(shí)的工作，做好從整理到掃描加工、跟蹤利用的一系列密切相關(guān)的環(huán)節(jié)，與時(shí)俱進(jìn)，最大限度地降低泄漏風(fēng)險(xiǎn)。

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作者單位：山東省聊城市茌平區(qū)檔案館