淺談信息技術在檔案管理中的應用

陳晶

摘要：本文將詳細介紹信息技術在檔案管理的發展現狀，并提出確認使用流程、采用多媒體技術、開展信息儲存及提升條碼技術四項在檔案管理的實際運用，進而保障檔案記錄的整體質量。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;條碼技術

引言

當前辦公的主要形式已轉為無紙化，借助手段多樣的信息技術開展文件的催發與簽收，達到辦公管理的相關要求，信息技術的主要發展方向為檔案管理，有效提升檔案管理的運行效率。

一、信息技術在檔案管理的發展現狀

一方面，將信息技術應用到檔案管理中會為其帶來諸多優勢，如加快檢索速度、加大信息儲存量等。具體來說，相較于紙質檔案，信息技術中的檔案會增強整體的檔案管理水準，在開展實際操作時，僅需檢索關鍵詞或字即可找到想要搜索的檔案或信息，該方式極大節約了管理人員的工作時間，提升工作效率。同時，借用信息技術還可適時優化檔案管理中的工作內容，在記錄信息的過程中，其并不需要使用紙張，極大節省了儲存空間，有效保障了空間利用率。在檔案管理逐步發展的過程中，在信息技術的指導下，管理人員可設置一套完善的綜合管理系統，其資料、信息的形式也都轉化為語音、視頻、文字或圖片等，此檔案中的內容也更為豐富。

另一方面，雖然利用信息技術開展的檔案管理帶有較多優勢，但其在發展過程中也產生了些許問題。一般來講，信息技術讓檔案管理取得較多進步，但管理人員難以時刻掌握最先進的信息技術，其工作效率難以得到充分保證。隨著科學技術的高速發展，信息技術的更新速度極快，若檔案管理的工作人員未能及時更新該技術，其管理系統的質量難以獲得明顯提升，在操作最新管理系統期間，會顯得力不從心。在應用信息化的檔案管理時，工作人員需將紙質信息轉化成電子資料，既需提升自身的信息應用技術，又要面對極大的工作量，若不能保持耐心，將會對信息錄入產生較大影響，降低工作情緒的同時，還會降低檔案信息的準確度。此外，在采用信息技術時，基于互聯網極強的開放性，其內部信息的安全問題也影響著檔案管理的開展。比如，當有病毒或某些漏洞進入網絡程序中，會引發檔案管理系統的癱瘓，且內部數據庫崩潰，部分不可恢復的文件的安全性受到極大威脅，給檔案管理工作帶去較大損失。

二、信息技術在檔案管理中的實際運用

（一）明確使用流程

在檔案管理中應用信息技術需明確其使用流程，首先，工作人員需進行信息收集環節，在該環節中找到檔案中需求量極高的信息，開展信息轉化的過程中，大量數據資料要被收集與整合，并適時篩選有用的信息，將無用信息剔除出去。其次，在整理完成價值量極高的數據資料后，應適時開展分類工作，即依照檔案中的對應性內容將其放置到合適的儲存空間中，并對其分門別類。為準確辨認相關檔案信息，管理人員在各個儲存空間的表面可設置特殊標識，從而使其更為快速、精準地找到相應的檔案信息。最后，當管理人員合理儲存了信息以后，其應盡快設置或開展業務查詢，開設檔案管理的主要目的就是為了業務查詢，因而在應用查詢功能期間，還需設立一套完整的檢測系統，以更好地測試該功能的運行質量，防止其在運行過程中產生質量問題。檔案管理人員若想科學使用信息技術，不但要明確其應用流程，還需不斷提升信息技術，及時更新信息系統，才能使該檔案管理的運行更加合理與科學。此外，在運用互聯網錄入檔案資料信息時，工作人員應采用更為靈活地方式加強檔案管理，比如，在錄入數據信息前，應對其進行科學分類，避免相似資料的混淆，同時，采用多種信息技術提升錄入效率，縮減機械工作的時間，繼而改善工作效率[1]。

（二）運用多媒體技術

當前檔案管理已逐步轉化為信息化形式，應用多媒體技術也成為必然，使用該技術可將檔案信息由文字轉變成聲音、圖像與視頻等，使檔案中的信息查詢更為直觀化、人性化。采用該技術可支持全文檢索，相較于紙質檔案檢索，其主要搜索方式為關鍵詞，但在信息技術中所有的紙質信息都能轉變成數字，工作人員依照其類別不同將其放置到對應的數據庫中，在查找時可全文檢索，也加強了檔案信息的針對性管理。在傳統檢索階段，對于部分音像資料，只有通過輔助設備的幫助才能找到想要搜尋的信息，若無對應性設備該搜索工作極難開展。隨著信息技術的改進，檔案管理者只需借助多媒體技術即可精準識別所有音像資料，降低了輔助設備的使用頻率。而在編研檔案信息時，工作人員可借用互聯網編輯或更改檔案信息，為保證計算機的運行安全，其可設立相應的訪問權限。此外，利用U盤或光盤等也可拷貝檔案資料，實行內容與形式的編輯，提升檔案管理的技術手段與綜合水平。隨著人們對檔案管理的重視程度逐步加深，多媒體技術具有極高的應用價值，采用該管理方法可有效打破技術或空間條件的限制，改善管理質量，更新舊式工作方法。

例如，某國有企業正實行科學化的檔案管理，內部工作人員運用多媒體技術合理優化檔案資料。針對檔案資料中的文字與影像，利用多媒體技術可更為合理地將其錄入到檔案管理系統中，且其具備極佳的儲存功能，借助多種形式將該企業的檔案資料保存到互聯網中，提升了檔案管理的效率。

（三）實行信息儲存

信息技術在發展過程中，衍生出了信息儲存技術，逐步提升了檔案管理的工作質量。一般來講，信息儲存技術主要有磁儲存技術、光盤技術、縮微技術等，由于檔案信息資料的增多，信息儲存在檔案管理中占據著重要位置，工作人員若不能適時保存檔案信息，將會嚴重損害檔案管理的正常發展。但在開展信息儲存的過程中，工作人員需挑選出合適的技術，比如，針對音頻或視頻影像的儲存可選擇光盤技術;而微縮技術則可用來壓縮檔案信息。工作人員大多采用2-3種方儲存方式，并將信息儲存與檢索工作有效結合，當前應用最為廣泛的屬微縮技術，其在安全性、技術條件與價格上都占據著較明顯的優勢，可有效保證檔案資料儲存的安全性。此外，檔案管理者還可有效結合多媒體技術與儲存技術，在二者間的交互影響下，檔案資料的儲存更加簡潔、方便[2]。在開展信息儲存工作的同時，工作人員還需適時增加網絡安全防護技術，除了設立必要的訪問權限外，增加防火墻或安裝防護軟件極有必要，檔案信息資料在多重防護下，其安全性會獲得極大提升，也避免了重要文件或信息丟失等不良現象的出現。

（四）加強條碼技術

條碼技術也可作用在檔案信息管理中，該技術主要結合了互聯網管理與電子數據交換技術，在讀取數據前，管理人員需購置一臺技術條件適宜的采集器，并對檔案條形碼開展掃描工作，對應的網絡中就會出現與該檔案相關的全部資料，其內容包含檔案的保管期限、年代信息與簡介信息等。此外，借用條碼技術還能將檔案資料放置在合適的位置上，在應用該技術前，管理人員需合理擺放檔案資料，將信息相似的資料進行分門別類的歸置，提升資料應用的精準度，再設置對應的條形碼，鞏固檔案信息的位置，從而保證其管理質量，減小工作難度。

總結

綜上所述，在檔案管理中運用信息技術可極大提升管理效率，但在實際管理中可能會產生些許問題，管理人員需不斷提升信息技術水平，將不同類別的技術應用到適宜的項目中，從而使檔案管理的水準更為專業，達到管理工作的相應要求。

參考文獻：

[1]穆永剛.淺談大數據信息技術在檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2020（12）：72-73.

[2]劉芳.企業檔案管理中信息技術應用研究[J].辦公室業務，2020（07）：69+71.