淺談建設(shè)項目的檔案管理工作

華維能

摘要：本文根據(jù)建設(shè)項目檔案的特點和構(gòu)成，結(jié)合對建設(shè)項目檔案管理的工作實踐，分析建設(shè)項目檔案管理工作中存在的問題，探討做好建設(shè)項目檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目 ; 檔案管理;? 問題 ; 對策

建設(shè)項目檔案管理工作有著自己的特殊性，它不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到竣工驗收、項目后評價，需要建設(shè)、設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理及設(shè)備供應(yīng)等參建單位共同來完成，是一項需要密切合作的工作，參與建設(shè)的各方面存在一種互動的關(guān)系。建設(shè)單位作為項目建設(shè)的法人主體，是項目建設(shè)包括檔案工作在內(nèi)的各項工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協(xié)調(diào)和指導的總體責任。項目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項目檔案工作中應(yīng)該承擔的責任，并給予積極的配合，才能保證整個項目檔案工作的順利進行。近年來，中石化鎮(zhèn)海煉化分公司建設(shè)項目不斷，如何將大量的文件材料，形成高質(zhì)量的項目檔案，需要形成一套行之有效的做法。本人在建設(shè)項目檔案管理工作中，進行了一些探索。本文結(jié)合公司建設(shè)項目檔案管理工作的實踐，就如何做好重大建設(shè)項目的檔案管理工作，談一下粗淺看法。

一、建設(shè)項目檔案及其特征

建設(shè)項目檔案是指項目在立項、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是工程建設(shè)活動的真實記錄。它的形成、積累、整理和歸檔，貫穿于建設(shè)項目從立項到工程竣工驗收交付使用的整個過程。總的來看，建設(shè)項目檔案具有以下特征：

（一）內(nèi)容的綜合性

建設(shè)項目檔案內(nèi)容具有綜合性。工程項目從立項到建成，需要經(jīng)過國家各級管理部門的嚴格審批審查，辦理行政許可，實現(xiàn)項目合法建設(shè)（見表一）;國內(nèi)外眾多行業(yè)單位的參建管理，不同專業(yè)技術(shù)的融合匯總。因此，項目運作過程中所形成的檔案種類復(fù)雜、載體多樣、來源廣泛，綜合性強。

（二）形成的長期性

建設(shè)項目的實施是一個長期的過程，建設(shè)周期可能會延續(xù)幾年，因而，較之其它種類的檔案，建設(shè)項目檔案無論是收集、積累、還是驗收檔案都具有顯著的長期性特點。

（三）管理的統(tǒng)一性

建設(shè)項目盡管工程規(guī)模大，參建單位眾多，但是工程建設(shè)作為一個整體的概念與一項完整的系統(tǒng)工程，必須貫徹統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理的思想，工程項目檔案的管理必須按照國家檔案部門及行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，貫徹“集中統(tǒng)一”的工作制度。

二、建設(shè)項目檔案的構(gòu)成

（一）建設(shè)單位管理性檔案：是指項目法人從項目開始建設(shè)到項目竣工，整個過程中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、招投標管理檔案，計劃統(tǒng)計、預(yù)算投資檔案，征地移民檔案，環(huán)保、消防檔案，資產(chǎn)管理檔案;

（二）論證研究檔案：是指承擔重大建設(shè)項目論證、研究的組織機構(gòu)，在國家或項目法人委托下，對項目建設(shè)進行調(diào)研評估形成的調(diào)研、論證、可行性研究檔案;

（三）調(diào)控決策檔案：包括對項目立項、設(shè)計、開工、概算、投資、竣工驗收的批準文件;

（四）勘測設(shè)計檔案：包括水文、氣象、地震、地質(zhì)檔案，基礎(chǔ)設(shè)計檔案，技術(shù)設(shè)計檔案，詳細設(shè)計檔案;

（五）施工建設(shè)檔案：指各建設(shè)承包單位在項目實施過程中，根據(jù)項目建設(shè)法人的合同委托，進行職能活動所形成的物資設(shè)備采購檔案，土建施工檔案，設(shè)備管線安裝檔案，電氣儀表安裝檔案，監(jiān)測調(diào)試檔案;

（六）設(shè)備監(jiān)造、項目監(jiān)理檔案：指建設(shè)監(jiān)理單位在項目法人委托下，對項目及其重要設(shè)備的設(shè)計、制造、施工進行監(jiān)督和管理所形成的綜合管理檔案、組織協(xié)調(diào)檔案、質(zhì)量控制檔案、進度控制檔案、造價控制檔案、驗收評價檔案。

三、建設(shè)項目檔案管理工作的階段性特點

項目前期階段。這個階段主要以做好項目的立項、可行性研究、勘察設(shè)計、招投標、基礎(chǔ)設(shè)計、詳細設(shè)計等文件的收集與分發(fā)工作為主。要做好項目的立項時期文件材料的收集工作，注意收集不同版本的可行性設(shè)計方案。重大工程項目立項以后，可能會產(chǎn)生多種可行性研究報告、設(shè)計方案、招投標文件材料、盡管這些材料不可能都成為設(shè)計基礎(chǔ)材料。但是，每一個方案的論證都是在特定的歷史時期、在特定的條件下，投入了一定的人力、物力和財力，都融入了智囊團的智慧，有其現(xiàn)行存在價值和今后的參考價值。

項目施工階段。這個階段就是要做好施工單位檔案業(yè)務(wù)指導工作、做好施工單位的檔案監(jiān)督檢查工作和施工監(jiān)理檢查工作。要保證工程項目檔案的質(zhì)量關(guān)，必須要從文件材料形成開始，要把好檔案材料來源即文件的質(zhì)量關(guān)。在項目建設(shè)時期，要協(xié)助培訓參建單位的檔案資料員，指導參建單位項目文件的收集整理編排工作。要明確歸檔范圍、整理組卷要求、歸檔單位、歸檔時間，以制度化的建設(shè)項目檔案歸檔規(guī)定這一文本為標準，加強對建設(shè)項目文件的業(yè)務(wù)指導、檢查、驗收和考核工作，使建設(shè)項目檔案歸檔做到五個詞，十個字，即：完整、準確、系統(tǒng)、合格、及時。

項目檔案竣工驗收及后評價階段。這個階段就是在歸檔環(huán)節(jié)對歸檔材料進行的查漏補缺、去粗取精、去偽存真，發(fā)現(xiàn)和糾正檔案文件在編制過程中的失誤和偏差，使之趨于完善，保證檔案文件材料的質(zhì)量。

四、做好建設(shè)項目檔案管理工作的對策

（一）加大宣傳力度，提高全員檔案意識

檔案是信息資源的主要載體之一，加強檔案管理，大力開發(fā)檔案信息資源已成為形勢所趨。1987年9月5日《中華人民共和國檔案法》的頒布和實施，為檔案部門大力宣傳《檔案法》，提高全員檔案意識提供了良好的契機。鎮(zhèn)海煉化分公司檔案部門一方面在每年9月開展檔案宣傳月活動，通過公司電視臺、大屏幕等媒介進行檔案知識、檔案管理制度的宣傳;同時還專門聘請中石化兄弟單位檔案專家、寧波市檔案局的有關(guān)領(lǐng)導和專家來我公司舉辦檔案知識講座和各種形式檔案知識培訓班，使廣大工作人員真正認識到做好項目檔案的重要意義，以及各自應(yīng)盡的責任和義務(wù)。領(lǐng)導的檔案意識也增強了，項目檔案管理也就自然擺上了議事日程。

（二）完善標準，實現(xiàn)建設(shè)項目文件的制度化管理。

要重視建設(shè)項目文件管理工作，把加強對建設(shè)項目文件工作的監(jiān)督、指導作為檔案部門年度目標管理考核內(nèi)容，逐步完善有關(guān)建設(shè)項目文件管理制度。近幾年先后重新修訂了《建設(shè)項目（工程）文件歸檔要求及檔案管理規(guī)定》、《乙烯工程項目文件接收、發(fā)放工作管理流程》、《乙烯工程項目文件發(fā)放范圍及數(shù)量的管理的管理規(guī)定》、《乙烯工程項目文件筆譯管理規(guī)定》等制度，規(guī)定設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位簽訂合同（協(xié)議）二周內(nèi)，向檔案館辦理《建設(shè)項目文件管理網(wǎng)絡(luò)登記表》，登記項目負責人、資料員的姓名、聯(lián)系方法，資料員應(yīng)接收檔案館的業(yè)務(wù)培訓。同時規(guī)定項目檔案驗收合格后，檔案館出具《建設(shè)項目設(shè)計文件驗收證書》、《建設(shè)項目施工文件、竣工圖驗收證書》、《建設(shè)項目監(jiān)理文件驗收證書》，乙方憑該證書方可財務(wù)部門結(jié)清費用。切實把建設(shè)項目檔案專項驗收納入建設(shè)項目竣工驗收內(nèi)容，確保重大建設(shè)項目文件的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用。完善的檔案工作法規(guī)、規(guī)章為項目檔案工作的開展提供了有力保障，規(guī)范了建設(shè)項目檔案工作。

（三）加強竣工圖編制工作的管理

（1）明確制作竣工圖是設(shè)計單位的責任。因為建設(shè)項目，設(shè)計是龍頭，要控制工程造價，首先應(yīng)優(yōu)化設(shè)計、確保質(zhì)量，提高設(shè)計水平;另外，設(shè)計部門應(yīng)認識到，制作竣工圖是設(shè)計的一部分，是設(shè)計終結(jié)的表示。優(yōu)化設(shè)計就一定要保證竣工圖質(zhì)量的優(yōu)良。

（2）用合同的形式來確定建設(shè)方和設(shè)計方的關(guān)系，用合同條款來明確設(shè)計方制作竣工圖的深度、套數(shù)、具體要求及獎懲措施（包括滯押金等）;鼓勵設(shè)計單位以優(yōu)質(zhì)的設(shè)計服務(wù)和優(yōu)質(zhì)的竣工圖質(zhì)量，來占領(lǐng)建設(shè)項目設(shè)計市場。如：鎮(zhèn)海煉化分公司150萬噸/加氫裂化裝置與洛陽石化工程公司簽訂的設(shè)計合同中，就明確規(guī)定了設(shè)計單位歸檔責任。

（3）明確總設(shè)計費用應(yīng)包含設(shè)計圖、施工圖、竣工圖等，在設(shè)計單位提供施工圖后，基建單位可支付設(shè)計單位總設(shè)計費的2/3，其它1/3待工程完工，提供齊全、準確、規(guī)范的竣工圖后，再行支付，并且在結(jié)算設(shè)計費用時，建設(shè)單位有權(quán)從設(shè)計費中扣除因不合理設(shè)計造成的附加費用，也有權(quán)從施工費中扣除因施工單位不合理施工造成的附加費用。就是說，要想降低工程造價，就應(yīng)把參建單位捆綁在一起，誰造成成本增加，就應(yīng)該由誰來承擔責任和費用，就影響誰的效益和信譽。

（4）明確建設(shè)項目竣工圖編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

a）竣工圖繪制依據(jù)為原施工圖、已經(jīng)實施完成的設(shè)計變更通知單、工程聯(lián)絡(luò)單等工程變更信息;

b）施工圖有變更的應(yīng)繪制竣工圖，簽署欄中的版次號標注為J版（以竣工圖“竣”字漢語拼音第一個字母大寫為標識;部分施工圖無變更的，終版施工圖作為竣工圖;目錄標注為J版;

c）按圖施工整套設(shè)計文件無變更的，終版施工圖作為竣工圖，目錄標注J版做為竣工圖，并加以說明。

（四）加強監(jiān)理文件形成、積累工作

（1）建設(shè)單位在委托監(jiān)理單位時，應(yīng)把做好監(jiān)理檔案工作作為一項重要內(nèi)容列入工程監(jiān)理合同中。對監(jiān)理文件材料的內(nèi)容、質(zhì)量標準、數(shù)量及相關(guān)責任等要有明確的條款，使監(jiān)理單位認識到監(jiān)理任務(wù)不僅是完成硬件——工程監(jiān)理工作，還必需同時完成好其軟件——監(jiān)理檔案工作。有了這樣的檔案意識就為工程竣工時向建設(shè)單位移交齊全、完整的建設(shè)工程監(jiān)理檔案創(chuàng)造了條件。

（2）監(jiān)理單位要建設(shè)由總監(jiān)理工程師總負責的縱向到底、橫向到邊的監(jiān)理檔案管理網(wǎng)絡(luò)，層層制訂工程監(jiān)理檔案制度，把編制真實、準確、齊全的監(jiān)理檔案列入監(jiān)理人員的崗位職責中，保證工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)形成的監(jiān)理檔案的完整和準確程度。

（五）培養(yǎng)人才，建立一支高素質(zhì)的復(fù)合型隊伍。

培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型檔案專業(yè)人才，以適應(yīng)信息化時代人才市場的需求，是重中之重，是當務(wù)之急。建設(shè)項目檔案是建設(shè)過程的真實記錄，對于建設(shè)項目檔案的管理，客觀上要求我們不僅要有扎實的檔案業(yè)務(wù)知識，還必須掌握相關(guān)的工程建設(shè)方面的知識，要了解基建項目的概況、生產(chǎn)工藝基本流程等，以便對所接收的項目檔案做到心中有數(shù)，提高建設(shè)項目檔案管理工作的有效性和準確性。為此鎮(zhèn)海煉化公司檔案部門在加強日常的檔案業(yè)務(wù)知識學習的同時，還專門請有關(guān)工程技術(shù)人員來為檔案管理人員講授有關(guān)建設(shè)項目管理方面的知識，開拓了檔案管理人員的視野，豐富了知識面。

五、結(jié)束語

建設(shè)項目檔案形成周期長、流動環(huán)節(jié)多、牽涉的部門和單位面較廣、檔案資料內(nèi)容繁雜，給項目檔案管理工作帶來一定的難度。但是建設(shè)項目又有其自身的規(guī)律和程序，要重視檔案工作，把握這些特點和規(guī)律，找出存在的問題，制定相應(yīng)對策，并加以制度化、規(guī)范化;要從項目立項開始，實現(xiàn)項目文件的全過程管理，通過項目參建單位的共同努力，建設(shè)項目檔案管理工作水平一定能不斷得到提高。

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