新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作探討

孫艷

摘要：在我國社會快速發(fā)展的背景下，企業(yè)文書檔案管理也進(jìn)入全新的發(fā)展階段。企業(yè)文書檔案保密管理工作要求對企業(yè)原始資料進(jìn)行收集整理保存，保密性和原則性非常強(qiáng)，必須嚴(yán)格按照文書檔案管理工作特點(diǎn)分析，嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，確保企業(yè)文書檔案保密管理工作水平全面提高。隨著我國《文書檔案法》的頒布，企業(yè)文書檔案保密工作也進(jìn)入了全新的發(fā)展階段。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書檔案;保密管理工作;信息一體化

引言

由于企業(yè)文書檔案內(nèi)容大多數(shù)都以科學(xué)技術(shù)文書檔案為主，包括企業(yè)經(jīng)營和密級文件等全部資料，同時還涵蓋著企業(yè)管理資料、生產(chǎn)活動資料、技術(shù)資料等，為此必須要根據(jù)不同資料的保密性特點(diǎn)進(jìn)行深入分析，保證資料的整體利用水平全面提高。通過企業(yè)文書檔案保密管理工作不僅可以推動企業(yè)向前發(fā)展，同時也能夠?yàn)槠髽I(yè)管理提供重要的參考基礎(chǔ)條件，成為企業(yè)發(fā)展提高的重要動力。

一、企業(yè)文書檔案在保管的過程中如何做好保密措施

（一）文書檔案封存的地方應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)保密管理

隨著社會對企業(yè)要求不斷提高，企業(yè)必須要積極加強(qiáng)無形資產(chǎn)的管理。文書檔案能夠成為企業(yè)信息的重要組成部分，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。在企業(yè)文書檔案保密管理工作時，庫房保密工作是重點(diǎn)，必須嚴(yán)格根據(jù)國家的法律法規(guī)，單獨(dú)修建企業(yè)文書檔案庫。庫房不應(yīng)該設(shè)置在辦公樓的最底層，庫房門窗必須要專門加固，避免出現(xiàn)偷竊的情況。制定嚴(yán)格的庫房出入管理制度，由專人定期負(fù)責(zé)，無關(guān)人員禁止隨意進(jìn)出庫房。盡量保證庫房辦公室和借閱室之間相互獨(dú)立，避免給不法人員提供可乘之機(jī)。采用科學(xué)合理的保存方式加強(qiáng)土壤管理，確保文書檔案保密工作順利實(shí)現(xiàn)。

（二）文書檔案工作人員的職責(zé)

文書檔案工作人員最基本的職責(zé)就是保證文書檔案完好無缺，不能出現(xiàn)損壞丟失，雜亂等情況，所以在文書檔案保密工作開展時，必須要求文書檔案管理人員認(rèn)真履行自己的職責(zé)，避免因?yàn)榇中拇笠狻⑹韬龆沟梦臅鴻n案遺失或遺棄，確保實(shí)體文書檔案內(nèi)容齊全，保證所有文書檔案管理都統(tǒng)一集中，不能因?yàn)榉稚⒍霈F(xiàn)管理困難等情況。所有文書檔案擺放整齊、井然有序，方便隨時查找、借閱。

二、目前企業(yè)文書檔案管理存在的主要問題

（一）缺乏對文書檔案管理工作的重視

目前很多企業(yè)對文書檔案保密工作并沒有清醒的認(rèn)識，這也與現(xiàn)代化文書檔案管理存在的問題，甚至許多工作人員都認(rèn)為文書檔案管理并不重要。在開展文書檔案保密工作時經(jīng)常會出現(xiàn)敷衍了事、走流程等情況，缺乏責(zé)任意識，使得部分文書檔案在保管過程中出現(xiàn)泄密的情況。對于很多技術(shù)型企業(yè)來說，如果這些生產(chǎn)技術(shù)一旦泄密，不僅會造成企業(yè)的巨大經(jīng)濟(jì)損失，甚至還會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營困難、破產(chǎn)清算。文書檔案管理人員必須要加強(qiáng)文書檔案保密工作。

（二）缺乏完善的文書檔案管理軟硬件設(shè)施

文書檔案管理是企業(yè)管理最重要的組成部分，由于受到技術(shù)、人員條件的限制，導(dǎo)致文書檔案管理保密工作始終無法開展。保密程度低，很容易導(dǎo)致文書檔案泄密等情況。有部分企業(yè)專門設(shè)置了文書檔案室進(jìn)行文書檔案管理，但由于文書檔案室空間不足、環(huán)境差、潮濕等問題，造成紙質(zhì)文書檔案材料被嚴(yán)重?fù)p壞，無法保證文書檔案資料的完整性。

（三）文書檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

有很多企業(yè)沒有意識到文書檔案管理工作的重要性，所以對于文書檔案管理人員安排，也缺少專業(yè)人才，甚至有部分企業(yè)安排退休老員工兼任。這些人員由于缺乏專業(yè)的文書檔案管理知識，導(dǎo)致文書檔案管理內(nèi)容不夠科學(xué)規(guī)范，直接影響文書檔案管理的整體質(zhì)量與水平。還有的文書檔案管理資料裝訂不夠規(guī)范、規(guī)定不夠明確，經(jīng)常為了應(yīng)付上級檢查而敷衍了事等情況，這樣也會導(dǎo)致文書檔案管理投入力度不足，直接影響文書檔案管理的整體效果。

三、保障文書檔案管理保密性的措施

（一）加強(qiáng)文書檔案管理人員的管理意識和管理水平

目前在企業(yè)文書檔案管理開展工作時，企業(yè)必須要重視對文書檔案管理人才的培養(yǎng)，通過定期開展培訓(xùn)與教育，積極扭轉(zhuǎn)工作人員的思想觀念，強(qiáng)化文書檔案管理工作重要性的正確認(rèn)識。還要提高文書檔案保密工作的整體效率，組織全體員工參與到企業(yè)文書檔案保密工作之中，保護(hù)文書檔案，管理工作的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理工作分工，實(shí)行信息一體化

文書檔案保密管理屬于動態(tài)化管理，所以在開展文書檔案管理時，一定要制定相關(guān)的制度信息，明確責(zé)任與分工，管理部門要根據(jù)員工的具體情況合理安排工作內(nèi)容。確保文書檔案信息收集人員、登記人員、編碼人員各司其職，提高彼此配合的效率。會計部門、征管部門要協(xié)調(diào)文書檔案管理部門做好文書檔案編檔工作，加強(qiáng)對各個部門文書檔案資料的收集與整理，確保文書檔案資料信息真實(shí)準(zhǔn)確。

企業(yè)最主要的就是重新構(gòu)建完善的文書檔案管理體系，可以利用計算機(jī)建立專門的文書檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，整合相關(guān)的文書檔案信息資源，除了對文書檔案信息進(jìn)行整合之外，還需要確保文書檔案信息的安全，規(guī)范文書檔案信息資源的使用權(quán)限，還需要在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)據(jù)庫信息采集和查詢等功能。建立文書檔案信息化管理服務(wù)平臺主要對各種文書檔案信息資源進(jìn)行收集，然后在此基礎(chǔ)上對文書檔案信息資源進(jìn)行管理和利用，建立文書檔案信息化管理的服務(wù)模塊，可以建立實(shí)體的管理模塊，對文書檔案信息進(jìn)行儲存和查詢，建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)管理模塊，進(jìn)而對內(nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，還能夠?qū)崿F(xiàn)模塊的交換，還可以建立數(shù)據(jù)管理模塊，這樣就可以對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行修改和刪除等，進(jìn)而能夠在文書檔案資料管理時，通過利用計算機(jī)建立完整的信息文書檔案資料庫對各種文書檔案資料進(jìn)行整合與歸類，強(qiáng)化文書檔案管理的質(zhì)量與水平，對各種文書檔案信息資源進(jìn)行搜集。

（三）企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案管理的正確認(rèn)識，全員參與文書檔案創(chuàng)新管理

在企業(yè)文書檔案管理工作開展時，管理層如果認(rèn)識不到位，忽視文書檔案管理，保密工作，則很難提高文書檔案管理工作的效率。企業(yè)必須要積極提升管理者對文書檔案管理的正確認(rèn)識，將文書檔案管理作為推動企業(yè)發(fā)展的重要動力，只有意識上深入分析，才能夠積極完善優(yōu)化文書檔案管理體制。強(qiáng)化責(zé)任的落實(shí)，提高分工合作的合理性。

（四）積極優(yōu)化與完善文書檔案管理制度，提升規(guī)范化與制度化水平

在企業(yè)文書檔案保密工作開展時必須要不斷發(fā)展創(chuàng)新，共同努力確保文書檔案管理，收集整理，等方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化。文書檔案管理工作的開展離不開完善的制度。所以為了強(qiáng)化文書檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率，必須要積極建設(shè)文書檔案管理制度，各個部門要各司其職，提升文書檔案管理的制度水平，構(gòu)建完善的文書檔案管理部門，同時還要設(shè)置專業(yè)管理人員合理分工，優(yōu)化規(guī)章制度制定科學(xué)的文書檔案劃分原則。根據(jù)企業(yè)實(shí)際制定科學(xué)的文書檔案保密機(jī)制，同時還要合理進(jìn)行文書檔案保密管理。

結(jié)語

文書檔案保密工作是企業(yè)文書檔案管理工作的關(guān)鍵，只有加強(qiáng)企業(yè)文書檔案保密的整體水平才能夠激活企業(yè)的發(fā)展，維護(hù)企業(yè)利益，使文書檔案資源得到合理利用。為了確保文書檔案資料的完整性，在項(xiàng)目完成之后，需要對文書檔案管理工作進(jìn)行考核，特別是文書檔案的數(shù)量和質(zhì)量，確保文書檔案具有較強(qiáng)的一致性和完整性。加強(qiáng)對文書檔案保密工作的正確認(rèn)識，促使全員參與。完善文書檔案管理制度，提高文書檔案保密工作的規(guī)范化水平。

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