淺析現(xiàn)代基層企業(yè)檔案管理工作

宗成喜

摘要：隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，基層企業(yè)的檔案管理工作也已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展趨勢，在進(jìn)行檔案管理的過程中也逐漸面臨著各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在這種社會環(huán)境中如何讓實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理是企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該思考的一個問題。進(jìn)行檔案管理工作是基層企業(yè)進(jìn)行企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的一項(xiàng)基本工作，能夠在很大程度上決定了企業(yè)發(fā)展和決策提出的科學(xué)性，雖然在進(jìn)行基層企業(yè)檔案管理的規(guī)模相對與其他檔案館是比較小的，但是由于涉及到的行業(yè)專業(yè)性比較強(qiáng)，也需要專門并且比較穩(wěn)定的管理人員，本文是對現(xiàn)代基層企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：淺析;現(xiàn)代基層企業(yè);檔案管理工作

一、企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

檔案主要是各種單位和組織在社會實(shí)踐活動中形成的各種相關(guān)信息資料，其中主要是包括了文字、圖像和圖片等多種記錄方式，不僅能夠體現(xiàn)企業(yè)的基本過程，也在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著非常重要的作用。在企業(yè)中進(jìn)行檔案管理工作時其實(shí)是一種信息的儲存，將這時的情況通過記錄的方式進(jìn)行保存，在在企業(yè)中進(jìn)行檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展史、重大的事件、經(jīng)營情況以及財(cái)務(wù)情況等進(jìn)行真實(shí)的記錄，進(jìn)行記錄的方式主要是由紙質(zhì)或電子版的形式，甚至可以說，企業(yè)的檔案對于企業(yè)的發(fā)展來說是一個隱形的資產(chǎn)，所以在進(jìn)行企業(yè)管理的過程中保障檔案的真實(shí)、合理是非常重要的。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的記錄主要是依靠手工 內(nèi)容涉及到的也主要是平常工作相關(guān)事項(xiàng)，在傳統(tǒng)檔案管理中的最初目的是為了后期的信息查閱的便利性，但是隨著新時期經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展， 企業(yè)檔案管理工作方式也從傳統(tǒng)的手工記錄逐漸為信息化的記錄管理。在信息化的檔案管理更節(jié)省空間， 并且方便保存， 不容易受到外就安靜的干擾并保障了后期查詢的便利性。

二、企業(yè)基層檔案的管理體制和模式

企業(yè)檔案的管理機(jī)制主要是指企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作中的制度和形式，主要是分為外部管理體制和內(nèi)部管理體制，內(nèi)部管理體制主要是指企業(yè)檔案管理中存在的領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的管理形式，而外部管理體制主要是相關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)以及主管機(jī)關(guān)對于企業(yè)檔案的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。在企業(yè)的內(nèi)部檔案管理體制中主要是分為四種模式：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理模式，也是現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都在應(yīng)用的管理模式，主要是在整個企業(yè)的檔案管理中實(shí)行統(tǒng)一的制度監(jiān)督管理，各個子公司也要按照本部的制度進(jìn)行檔案管理工作;檔案專業(yè)化管理模式專業(yè)化的管理模式就是指企業(yè)對于各個方面的方案管理主要是又一個專門的單位進(jìn)行統(tǒng)一的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)跨公司的管理;文獻(xiàn)綜合管理模式，主要是指企業(yè)內(nèi)部和外部的文件和圖書等由統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理;檔案家族式管理模式，主要是應(yīng)用在大部分私營企業(yè)中，在這種管理模式中沒有專門的管理體制和管理人員，檔案的管理主要是由家族的內(nèi)部人員進(jìn)行管理，其中包括訂貨單、合同以及會計(jì)檔案等。

企業(yè)檔案的管理模式的實(shí)施主要是為了達(dá)到對檔案的完整保存和科學(xué)性管理，企業(yè)檔案管理模式主要有三個特征：綜合性，主要是指在企業(yè)檔案管理工作中不是一個獨(dú)立的概念，在管理的過程中涉及到了企業(yè)的很多方面，并且在進(jìn)行模式選擇的過程方面也會受到企業(yè)技術(shù)水平和企業(yè)管理體制等多反面的影響;動態(tài)性主要是只隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)在不同的階段會應(yīng)用不同的管理模式;多元性主要是指不同的企業(yè)類型以及地區(qū)都會有不同特色的檔案管理模式，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中不能夠執(zhí)著于對某一種模式的套用，而是要選擇合適的管理模式。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的重要性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我們已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化的檔案管理，信息化檔案原理主要是指利用先進(jìn)的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息管理，包括檔案管理中信息的采集、整理以及歸納等環(huán)節(jié)。在基層企業(yè)管理中進(jìn)行信息化的檔案管理還能夠在一定程度上加大資源共享范圍，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠?yàn)闄n案管理工作提供充分的便利。但是對于基層企業(yè)的檔案管理來說，不能緊緊依靠電子檔案或者紙質(zhì)檔案的發(fā)展，要充分實(shí)現(xiàn)兩者的融合使用。

對于很多的基層企業(yè)來說，紙質(zhì)檔案的發(fā)展是比較完善的，電子檔案的發(fā)展正在初期階段，紙質(zhì)檔案與電子檔案所采用的載體是不同的，所以兩者在具有相同特點(diǎn)又具有本身的特點(diǎn)，在目前的發(fā)展現(xiàn)狀中要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作更好的發(fā)展就要將兩者進(jìn)行有機(jī)融合，使紙質(zhì)檔案和電子檔案能夠更好地發(fā)揮其特點(diǎn)。

電子檔案和紙制檔案的優(yōu)缺點(diǎn)：電子檔案的載體是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，所以在儲存上面有很大的優(yōu)勢，不僅能夠較長時間儲存，并且相對于紙質(zhì)檔案來說儲存數(shù)量比較大，還能夠能在很大程度上保障檔案的完整性，對于后期的檢索來說是非常方面的，能夠輕松的在大量檔案中找到需要的東西并且能夠重復(fù)使用，但是電子檔案也有一些缺陷，因?yàn)槭抢眯畔⒓夹g(shù)為載體，所以在電子檔案的使用過程中容易受到病毒的感染，所以在使用的安全上不能夠超過紙質(zhì)檔案;紙質(zhì)檔案，也就是以紙為文件載體，在安全性方面有較大的優(yōu)勢，并且也能夠在很大程度上保持檔案的真實(shí)性，但是在紙質(zhì)檔案的使用過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不易保存的缺點(diǎn)，同時紙制檔案使用過程中存在檢索困難等現(xiàn)象，不管是在空間還是在時間上都會受到很大的限制。

四、館藏會計(jì)檔案的重要性

在基層企業(yè)中進(jìn)行館藏會計(jì)檔案管理主要是由以下幾個特點(diǎn)：載體要求較高，企業(yè)會計(jì)檔案管理主要是包括紙本的會計(jì)憑證、憑證附件、賬簿、工資發(fā)放、憑證附件、賬簿、等為主要的工作重點(diǎn)，但是在進(jìn)行保存的時候需要占用大量的儲存空間，并且在調(diào)閱、管理、共享時非常復(fù)雜，會耗費(fèi)大量的人力與時間，在盡心管理的過程中采用信息化技術(shù)能夠有效的解決這些問題;容易受破壞，在企業(yè)進(jìn)行會計(jì)檔案信息化管理的過程中，因?yàn)闀?jì)的電子化信息和數(shù)字化信息管理模式，很容易受破壞，破壞的主要方式為人為破壞：企業(yè)會計(jì)檔案在進(jìn)行管理的過程中會計(jì)檔案信息容易遭到人工的拷貝和更改、計(jì)算機(jī)病毒破壞、偽造會計(jì)檔案等，這些破壞現(xiàn)象不僅會影響到會計(jì)檔案信息的安全性，也在很大程度上威脅到了會計(jì)檔案的真實(shí)可靠性;內(nèi)容較為豐富，會計(jì)檔案在內(nèi)容上能夠涉及到很多方面，所以在管理過程中使用信息化技術(shù)能夠有效的保存多樣的會計(jì)檔案，如：報銷憑證、記賬薄、會計(jì)報表、財(cái)務(wù)核算表等;共享與利用，在進(jìn)行企業(yè)會計(jì)檔案管理的過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效的實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息化的共享性以及利用率的提高，利用信息化管理技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行分類和整合，極大的方便了后期會計(jì)檔案的調(diào)用與保存，案進(jìn)行數(shù)字化。

在企業(yè)會計(jì)檔案管理方面對于員工工資報表的保存，很多企業(yè)對于70建立到至今五十年來的職工工資報表的保存是非常完整的，利用信息化技術(shù)來對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理能夠有效的將這些數(shù)據(jù)信息化不進(jìn)有利于檔案的保存管理，還有助于之后的搜索查找，能夠?yàn)榻窈髥T工退休管理提供全方位的服務(wù)。就目前的管理現(xiàn)狀來說， 會計(jì)檔案管理在目前根本不能完成預(yù)期目的，所以相關(guān)管理者要嚴(yán)格落實(shí)計(jì)算機(jī)的授權(quán)、審查機(jī)制，充分做好安全保密工作，盡可能的避免不法者惡意篡改信息， 并定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)， 防止病毒的攻擊。

結(jié)語

綜上所述，我們已經(jīng)充分的了解了企業(yè)進(jìn)行檔案管理的重要性以及利用信息技術(shù)進(jìn)行改革的方式和優(yōu)勢，所以我們在今后的檔案管理中應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)來促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

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