淺談辦公室文檔管理中的公文處理與保密工作

何少紅

摘要：本文主要針對辦公室文檔管理中的公文處理與保密工作展開深入研究，先闡述了辦公室文檔管理中的公文處理與保密工作存在的問題，如相關的制度和機制有待完善、文檔管理的意識比較薄弱等等，然后又提出了幾點切實可行的工作策略，如建立公文保密工作制度、培養工作管理人員的意識、引用先進的計算機技術，通過以上工作策略，促使此項工作順利開展。

關鍵詞：辦公室文檔管理;公文處理;保密工作

引言：對于辦公室文檔管理進行分析，所涉及到的信息都是有關企業的，主要包括的問題有企業運營的情況和運作情況，其中在公文中里面的信息與企業內部秘密有著直接的關系，從某種程度上來看，此文件是最基礎的文件，在企業運營的過程中，起著重要的作用。對于企業而言，在市場經營這一方面，沒有加大看管力度，來對此文件進行看管，從某種程度上來看，很容易使得企業內部的秘密發生泄露的現象，這對企業的利潤會產生極大的影響?；诖?，企業要意識到開展公文管理和保密工作的重要性，并給予高度重視。

一、辦公室文檔管理中的公文處理與保密工作存在的問題

（一）相關的制度和機制有待完善

在企業的公文管理中，離不開企業工作的各個方面，基于此，為了促使此項工作順利的開展，需要通過的步驟相對來說比較多，這對于公文管理來說，需要采取相應的體制，來約束和指導此次工作，促使此項工作的進行具有一定依靠性，有效落實各個細節問題，由此以來，為公文的完整性提供重要的保障，將保密工作落實到位。但是對于有的企業來說，在公文管理這一方面，對其相應的機制具有一定依賴性，有的辦公室機構在運行過程中，在其制度和機制上沒有進行完善。有的企業對其公文管理工作，在一定程度上，雖然制定了相應的規劃制度，但是沒有將其落實到實處，許多工作人員在開展各項工作時，沒有嚴格按照相應的規劃標準。除此之外，有的企業在辦公文文檔管理上，仍采用傳統的管理方式，沒有緊跟著新時代的發展。與此同時，隨著互聯網技術不斷發展，有的辦公室文檔管理人員沒有將其先進的技術引入其中，難以對此技術更好地掌握，在一定程度上，對其處理工作順利完成會產生直接的影響。從某種程度上來看，不利于提高公文保管的效果，難以為公文保密性提供重要的保障，很容易發生泄露的現象。

（二）文檔管理的意識比較薄弱

對于公文管理和保密工作進行分析，說白了就是整理并保存企業的信息。但是此項工作對于工作人員具有一定的依賴性。但是對于有的辦公室工作人員和公文管理人員來說，沒有給予高度重視保密工作，意識到其重要性，在開展此項工作時，處理文件的過程中，沒有結合于企業的發展。基于此，從某種程度上來看，難以后更好地建設此保密工作，不利于提高保密工作的效果。

二、辦公室文檔管理中的公文處理與保密工作策略

（一）建立公文保密工作制度

對于企業而言，在公文管理和保密工作上，需要對其工作重點內容給予明確，其中重點內容為歸檔和查閱公文，為此在將其相應的制度進行建立，在建立的過程中，要體現出有效性和統一性。從公文歸檔的角度上來看，主要針對的是公文信息，并做好其收集和整理工作，其目的就是促進企業更好地發展[1]。基于此，從企業的角度上來看，為了使其信息整合方面，其效果獲得提高，避免發生泄露的隱患，需要在此工作中，通過此制度，對工作人員進行約束。在歸檔的過程中，對于相關主體來說，需要將其劃分工作落實到位，并體現出其科學性，在劃分時，要嚴格按照各個要素。與此同時，在保存信息的過程中，如果此信息的有著較強的關聯性，其保存上，所保存的文檔柜要是同一個，由此以來，當發生相應的事件時，能夠為此調取帶來一定的方便，還能夠節省時間。

除此之外，對于相關主體來說，如果所涉及到的公文非常的重要，在管理上，要開展特殊性的管理，并保存原件和復印件，在保存的過程中，要做到單獨保存，將此項工作落實到位，在信息技術的不斷發展下，在存檔時，可以以電子的形式，防止丟失的現象發生。在公文查閱上，企業可建立相應的制度，在建立此制度的過程中，主要針對的核心為公文的存檔，記錄和跟蹤好公文查閱，尤其是主體，其對公文查閱時，需要將查閱時間和類型等進行登記。與此同時，在公文檢查安全制度等方面，需要落實到實處，在登記信息下，其公文查閱方面，如果發生了泄露的現象，能夠將其責任人尋找出來，并進行相應的處理。與此同時，對于企業而言，在公文查閱制度這一方面，需要加大監督力度，為此制度落實到實處提供重要的保障，促使工作人員在執行任務過程中，對其相關的制度能夠遵守。

（二）培養工作管理人員的意識

企業在建立完相關的制度之后，還要培養工作人員對自身工作意識，促使工作人員能夠做到自覺遵守相關的制度，將其工作人員工作的積極性調動起來，對企業在公文管理和保密工作中，能夠做到積極的配合。從文檔管理主體的角度上來看，要意識到保密工作對于企業的重要性，并清楚二者之間的關系，為能夠落實好有關信息的各項工作提供重要的保障。從辦公室工作人員的角度上來看，需要約束好自身的行為[2]。在對文件開展查閱工作時，需要在一定的范圍內，來對資料進行查閱，與此同時，當查閱完以后，需要保密好所查閱的信息，切忌不要進行傳播。除此之外，對于企業而言，在工作人員這一方面，還要起到一定的約束作用，在其相關的制度下，來制定相應的懲罰措施，如果工作人員在工作中，出現了錯誤，并進行相應的懲罰。并且，企業還需要對員工進行培養，加強員工思想教育，在其保密工作上，加大力度進行宣傳，促使員工能夠意識到公文保密工作的重要性，配合公文管理主體，熟知此工作的程序。

（三）引用先進的計算機技術

在現代化公司制度下，對于有的企業來說，將其計算機技術用在辦公中，通過此運用，在一定程度上，為公文存檔和查閱工作帶來了便利，而且在時間上，還節省了，與此同時，為人員在對信息收集和整理方面，更加便捷化[3]。在應用信息技術下，在查看公文的過程中，很容易發生被修改的現象。對于公文內容來說，在其電子背景下，會存在一定的風險隱患?；诖?，對于企業而言，在電子信息技術等方面，需要開展相應的升級工作，促使設備在運用的過程中，其保密性獲得提高，在互聯網中，使得電子信息在存儲方面，其安全存儲上提供重要的保障。從企業的角度上來看，為了使其公文在存儲方面，其安全性獲得提高，需要采取有效的方式，如設置權限方式和加密方式。對于重要的文件要給予高度重視，在對訪問權限設置的過程中，可設置為訪問資格人員可以查閱此文件。除此之外，企業在信息泄露等方面，需要加大力度進行管理，可建立相關的平臺，通過此平臺進行管理。與此同時，企業還要加大培訓力度，來對工作人員開展一些培訓活動，主要培訓的是技術上的操作，使其能夠熟練應用各種技術。

結束語：總而言之，對于辦公室保密和管理主體來說，要意識到其自身工作的重要性，并采取有效的措施，來展開此項工作，為企業信息安全性提供重要的保障。在平常管理的過程中，對于相關主體來說，需要將其此項工作落實到實處，并執行相關任務時，要嚴格按照相關的規定，與此同時，引進先進的信息技術，并對此技術進行學習，促使企業信息管理朝著自動化方向更高水平的發展。

參考文獻：

[1]賀亞妮.辦公室文檔管理中的公文管理與處理工作研究[J].辦公室業務，2019（20）：102.

[2]龍富平.探究辦公室文檔管理中的公文管理與處理工作[J].辦公室業務，2018（06）：109+115.

[3]肖滿英.淺談辦公室文檔管理中的公文處理與保密工作[J].經貿實踐，2019，000（019）：297-298.