對學校檔案管理現代化建設的若干思考

摘要：在現代化的生產環境中，傳統人工模式的檔案管理逐步過渡向現代化、電子化管理，改變了檔案管理的工作模式，保障了管理工作的效率及質量。對學校的檔案管理進行現代化的升級，能利用計算機及有關技術，對校內檔案進行科學合理的管理，保障各檔案的調取便捷性，延長檔案的存儲壽命。以下在分析學校檔案管理的現有問題后，探究做好學校檔案管理現代化建設的方法。

關鍵詞：現代化建設;檔案管理;學校

一、 引言

經濟活動、個人信息都可視為檔案管理內的主要內容，而在學校的檔案管理中，各時期內科研、教學或者其他類型活動工作中所產生的文字、視頻圖像或者聲音都可視為檔案管理目標，它們是學校內部一項重要的資源，對社會以及學校本身都具備著重要的價值。

二、 學校檔案管理的現有問題

當下部分學校仍在利用人工傳統模式進行檔案管理，基本能滿足檔案管理的基礎要求，但在長期管理后，該模式的落后特征便會逐步顯現。例如部分院校內的檔案多數為紙質檔案且手工錄入，占用管理空間且管理效率較低，檔案的使用壽命也有限。部分學校因管理技術的影響，音像檔案消磁，圖片資料的清晰度降低，部分電子檔案甚至丟失。因檔案管理方式的影響，檔案文獻無論是在交流、交換還是傳輸和查找中都有著諸多不便，環節緩慢且步驟煩瑣，最終會導致工作時機的延誤，為校方造成損失。造成檔案管理問題的因素在多個方面當中，資金、管理，或者設備及人員，都會影響到檔案管理的質量及效率，對現有的管理問題進行解決，才能保障現代化檔案管理的有效建設。

三、 做好學校檔案管理現代化建設的方法

（一）完善管理制度

學校要利用管理制度為檔案管理工作提供保障，設置好檔案管理機構，并對內部的管理崗位進行合理設置，為各崗位劃分合理清晰的工作職權，利用對應的規章制度保障各崗位人員的工作質量，將移交檔案進檔案室的時間嚴格規定下來，做好集中的統一性管理。例如在綜合檔案室中，各處室都要將各學年度所整理的有關檔案，依據規定及時往綜合檔案室內移交，個人不可對檔案自行保管。

（二）制定管理規劃

檔案管理的現代化及綜合化建設，與單個部門所開展的檔案管理存在差異。對學校而言，有關的檔案信息類型較多且數量較大，例如學生、教職工或者學校建設發展方面的信息資料等等。在繁雜的檔案管理中，學校應遵循現代化的管理理念，利用現代化規劃的制定，保障檔案管理能夠逐步往現代化模式發展，降低盲目工作的現象。例如學校應做好對人事、秘書、接待、宣傳等工作崗位及內容的安排，讓各人員分工協作。在工作規范制定上，學校要以發展至上、按職責辦事以及規范等為檔案管理的工作原則，規范化建設檔案管理工作模式。

（三）做好檔案整理及收集

第一，學校可對現有檔案進行數字化的管理。在檔案入館之前，紙質或者電子檔案都應納進檔案管理的接收范圍內，在對電子類檔案的管理中，鑒定、積累、著錄以及保密工作都要做好，學校要從國家針對檔案管理制定的要求標準，以及校內的實際情況出發，對檔案進行分類、統一且規范的管理。此外，已有檔案也需要進行數字化的處理，學校可通過直接掃描、手工錄入等方式，整合現有的館藏資料，使其能歸往檔案數據庫內，再從檔案整理標準、分級鑒定等方面出發數字化處理紙質檔案，延長檔案保存時間，便于后續調取和查閱。

第二，學校可開展網絡化的檔案管理。學校可以把非保密性的有關檔案資源在網絡上進行掛靠，做好資源共享，以此為利用者提供更為便捷和優質的檔案服務。學校可在檔案室網頁上進行檔案信息網頁的建立，讓遠程查詢成為現實，讓檔案為學校帶來更大的社會效益以及經濟效益。

第三，學校要將檔案管理有關的業務工作完善。在現代化模式下的檔案管理中，管理工作的自動化特征較為明顯，檔案資料的收集完整性，整理有序性以及保管的安全性，都是學校要重視的工作方面。為保障檔案安全，學校要培養各人員的安全意識，使其明確檔案管理工作的重要意義，并利用規范的檔案借還登記制度，保障檔案不會出現丟失狀況。在電子檔案的管理上，管理人員要及時做好檔案備份及電腦病毒查殺。對紙質檔案的管理上，管理人員要做好防火、防蛀以及防潮等工作，從各類型的檔案管理特征出發制定對應的安全管理措施，保障檔案管理的有效性。

四、 結束語

結合以上，對檔案管理開展現代化建設，是學校在現代化社會背景下需要進行的改變。學校要以校內的檔案管理需求為出發點，通過優秀管理方式的引入及改進，管理設備的升級以及人員培訓等工作，做好檔案管理的現代化、高效化建設，保障檔案管理的效率及質量增長，為學校的長遠發展提供優質的檔案服務。

參考文獻：

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[3]白晶.關于檔案管理現代化問題的若干思考[J].黑龍江檔案，2017（4）：51.

作者簡介：

楊秀清，河南省安陽市，河南省安陽市殷都區水冶鎮第二初級中學。