關于做好干部人事檔案數字化工作的思考

付玉翡

干部人事檔案是黨的重要執政資源，也是干部隊伍建設的重要基礎。習近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。總書記還專門對干部人事檔案工作作出一系列重要指示，提出明確要求。2018年11月，中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），12月，中央組織部召開全國干部人事檔案工作會議，對做好新時代干部人事檔案工作作出部署。加快推進干部人事檔案管理信息化建設，是《條例》和全國會議明確的重點工作任務，是干部人事檔案工作適應當前信息化發展要求的集中體現，是從技術上防止檔案涂改造假，提升工作效率、保護紙質檔案、保障檔案信息安全的有效措施，是進一步提升干部人事檔案管理水平，充分發揮檔案在服務高素質專業化干部人才隊伍建設方面積極作用的重要舉措。

干部人事檔案數字化工作是干部人事檔案信息化建設的關鍵環節，是對檔案材料進行整理完善，按照國家技術規范，通過高清掃描、圖像處理等技術，實現檔案材料數字轉換，不是簡單地掃描或復印。干部人事檔案數字化工作按整理編碼、審核登記、材料補充、再次整理編碼和檔案原始圖像掃描、高清圖像制作、數據審核等七個步驟進行，其中整理查缺、補充材料、高清圖像制作是幾個關鍵環節，查缺是否全面準確，補充材料是否準確及時，數字轉換是否完整規范，都直接影響數字化工作質量和進度。因此，做好干部人事檔案數字化工作，就要重點做好材料收集補充、干部信息審核認定、檔案安全保密和質量管控等幾個方面工作。

強化收集歸檔，夯實數字檔案基礎

對檔案材料進行整理查缺是干部人事檔案數字化工作的基礎，也是第一個環節。要對干部人事檔案進行查漏補缺，認真梳理出需要補充完善的材料清單，通過多方查找對檔案材料進行補充，做到應歸盡歸。對補充材料清單要經過仔細核對后再反饋，防止出現錯審漏審等情況。檔案材料補充收集涉及多個方面，有的材料需要干部所在單位提供，有的需要干部本人提供，還有的需要干部以前所在單位提供，因此要充分考慮數字化工作整體時間安排確定材料收集補充時限，及時通知并督促有關單位和個人在規定時限內上報相關材料，避免因補充材料未及時移交而嚴重影響工作進度和質量。對補充收集來的材料要認真審核鑒別，確保歸檔材料填寫規范、手續齊全，防止不實信息、虛假材料歸入檔案。

加強審核，確保信息質量

在開展干部人事檔案數字化工作前要制定符合實際的工作計劃，創造條件，建強檔案基礎，確保完成干部人事檔案專項審核及整改工作后再開展。在進行干部人事檔案信息采集和數字化加工前，要逐頁逐項地核對檔案信息，逐條逐個地核準問題，確保檔案內容真實準確、完整規范，努力從源頭上保證數字檔案的真實性、完整性、可用性。干部人事檔案數據存入信息系統前，工作人員需將檔案信息、數字檔案對照紙質檔案逐頁逐項復核，確保檔案信息、數字檔案與紙質檔案一致，數字檔案圖像達到國家標準。

增強保密意識，嚴肅工作紀律

在工作中，要增強安全意識，加強教育管理，及時排除安全隱患，確保檔案絕對安全。每個工作步驟都要嚴格按照工作流程和要求進行，特別是要加強對檔案整理查缺的全程管控，防止紙質檔案被涂改或調換。同時要安排專人負責落實好檔案的出入庫交接簽字制度，工作全程記錄，切實做到專人專職專責抓工作落實。對參與檔案數字化工作的人員要加強日常教育和管理，幫助了解掌握相關政策規定、業務知識、工作流程和紀律要求。要切實增強保密意識，加強對檔案數字化場所、紙質材料、信息數據的管理。對工作中接觸到的各類信息要嚴格保密，不得對外透露任何與工作有關的信息，堅決防止失泄密事件的發生。

嚴格把關，重點控制

堅持后續崗位對前崗位的流程審核，每卷檔案整理工作完成后，即進入流程審核渠道，從掃描開始，初審、復審，高清圖像制作、復核等環節都對前崗位進行審核，發現問題，立即解決。安排專人在檔案原件復核、掃描件初審、高清件復審三個階段設立審查關口，把控數字化加工重點難點環節的檔案質量，對發現的問題及時反饋并督促限期整改，確保每個掃描件圖像清晰、完整，四周沒有黑邊，留白適當，杜絕歪、斜、尺寸失真、曝光過度的圖像入庫。