應急管理系統(tǒng)檔案管理信息化的建設

朱家友

關鍵詞：應急管理系統(tǒng);檔案管理;信息化建設

隨著社會經濟的快速發(fā)展，國家正處于戰(zhàn)略發(fā)展的重要時期，面對這一階段社會各項安全變化，更好履行公共管理的社會服務職能，協(xié)調戰(zhàn)略發(fā)展，提升信息化的優(yōu)勢，快速處理各類事件，做好檔案管理信息化建設，使我國應急管理得到穩(wěn)步的推進。

應急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設的必要性

隨著信息化時代的到來，應急管理工作在發(fā)展過程中收到信息化的影響，通過對相關信息內容進行信息管管理，可以有效提升工作的信息化建設，發(fā)揮電子信息技術的優(yōu)勢，運用應急管理系統(tǒng)能夠隨時跟蹤突發(fā)公共事件的動態(tài)，掌握應急資源及應急隊伍的現(xiàn)狀，便于發(fā)生預警事件時對其進行及時有效的溝通。這及可以滿足檔案管理數(shù)字化發(fā)展的需求，還可以使相關檔案內容變得更加系統(tǒng)化、集成化、共享化，提升檔案管理的應用需求，完成檔案管理服務社會的功能。

應急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設面臨的問題

重視程度不夠，急需更新觀念。檔案信息化建設是工作中提出的新概念，這對于傳統(tǒng)的公共應急檔案管理工作人員來說是一個陌生的領域。特別是這一內容的建設屬于長期性的工作，很多單位在接觸這一內容時，沒有對該內容加以重視，甚至覺得這一內容的建設是在耽誤時間，是一項不必要的投資，致使檔案管理信息化建設缺少必要的工作理念及專業(yè)人員，從而使檔案管理信息化建設發(fā)展極為滯后，工作效率低下。

技術規(guī)范、管理流程不完善。盡管應急管理工作中已經開啟了信息化檔案管理建設工作，但在技術規(guī)范及管理流程中還存在許多不足，所以，在進行檔案管理記錄與存儲方式中，人就以人工紙質的方式為主，后期對檔案內容進行錄入與掃描，完成信息檔案的信息化處理，這樣的工作方式會影響到工作人員的效率，也會為查閱人員造成一定的困惑。特別是一些內容的查詢需要涉及到關鍵詞的檢索，而歸檔的內容多是掃描的方式錄入，無法滿足關鍵詞檢索需求，影響檔案管理提供共享化、集成化的需求。

應急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設的有效措施

增強建設力度。在對應急管理系統(tǒng)檔案信息化建設的過程中，有關部門的領導人需要提升對信息化工作的重視程度，推進后續(xù)工作的進展。只有這樣才能在后續(xù)工作中，使全體工作人員都能重視到信息化對檔案管理的重要影響，從而提升有關工作人員的信息化水平，提升相關人員在工作中對資料錄入、處理、分析的能力，從而對整體的檔案資料內容進行歸檔，不斷在細節(jié)上面作出提升，完善檔案管理信息化建設工作[1]。

建立相關的工作模式。在對應急檔案系統(tǒng)檔案管理信息化建設中，需要提升有關工作人員的對信息技術處理的能力，提升其工作效率。所以，在工作開展之初，就要改善工作人員的工作模式，通過信息技術對當前的信息內容進行共享，建設及不斷完善數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)內容的統(tǒng)一性，便于后續(xù)工作對信息內容進行開發(fā)與總結歸納，提升處理信息內容的效率，為信息資源的共享與運用打下基礎[2]。

提高信息技術在檔案管理工作中的應用。隨著信息化技術的快速發(fā)展，應急管理系統(tǒng)檔案管理的方式也應與時俱進，通過信息化建設提升檔案管理數(shù)據(jù)的更新，依靠該方式提升有關工作人員的工作效率，還可以通過信息技術，對現(xiàn)有檔案進行歸納及整理，對于一些年代久遠的公共突發(fā)事件的內容進行與當代公共突發(fā)事件的內容進行區(qū)別，這樣才能提取到有用的信息資源，確保該工作的時效性[3]。

提高工作人員的專業(yè)技能。隨著社會廣泛運用信息技術，當前應急管理系統(tǒng)檔案管理人員也應提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，雖然每天做著同樣的工作，但通過引入信息技術后，需要提升自身的計算機操控能力，這樣才能對檔案管理內容進行科學的整理與歸納，并建立相關內容檢索工作，便于后續(xù)的檢索，為檢索提供便利。基于此，有關單位需要強化工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，對其工作人員進行不定期的培訓工作，就實際工作中經常遇到的問題進行分析，改善當前工作中的不足，提升檔案管理的服務性，為后續(xù)工作開展奠定基礎[4]。

隨著科技與互聯(lián)網的興起，信息技術已經被廣泛應用在各個行業(yè)之中，應急管理作為公共突發(fā)事件的重要單位，更應不斷強化自己工作失效性。特別是是檔案管理工作中，可以利用信息化技術，促進了檔案管理效率的提高，通過增強建設力度、建立相關的工作模式、提高信息技術在檔案管理工作中的應用、提高工作人員的專業(yè)技能等方面，強化對信息技術的建設程度，既可以提升訪問權限，又能確保有關檔案管理數(shù)據(jù)的共享性，以期推動應急管理系統(tǒng)檔案管理信息化的發(fā)展。

參考文獻

[1]張玲.淺析應急管理系統(tǒng)檔案管理信息化的建設[ J]中國安全生產，2020，15（03）：40-41

[2]李超. 加快建設信息化檔案管理系統(tǒng)[N]中國醫(yī)藥報，2019-08-05（003）

[3]張瑤瑤.信息化時代測繪檔案管理系統(tǒng)建設研究[ J]城建檔案，2019（05）：66-67

[4]孫錫銘.淺析信息化建設項目中的檔案管理系統(tǒng)建設[ J]中國管理信息化，2018，21（18）：176-177