關(guān)于新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

董博宇

在新的發(fā)展時(shí)期，高校的規(guī)模逐步擴(kuò)大以及師生人數(shù)逐漸增多，檔案管理工作的壓力也逐漸增大，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法與模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足高校發(fā)展的需求，因此高校必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，這也是新時(shí)期高校發(fā)展的必然要求，本文從分析了新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；高校檔案管理；信息化建設(shè)

隨著高等教育的發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校師生人數(shù)也逐漸增多，而高校檔案的數(shù)量以及種類(lèi)也不斷增長(zhǎng)，這不僅給檔案管理人員帶來(lái)很大的工作壓力，而且也給高校帶來(lái)巨大的人力物力損失。傳統(tǒng)中高校檔案管理只是采用紙質(zhì)檔案管理，這不僅占用較大的空間而且紙質(zhì)檔案存在著一定的保管期限，保管期限過(guò)后就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失，在新的形勢(shì)下，如何更好的保管檔案已經(jīng)成為高校檔案管理面臨主要問(wèn)題。而隨著信息技術(shù)在社會(huì)領(lǐng)域中的普遍應(yīng)用，給檔案管理工作帶來(lái)了很大的機(jī)遇，高校只有加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)才能夠減少信息的流逝，保障檔案信息的完整與安全，有效的提升檔案管理的服務(wù)水平。因此高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化也是時(shí)代發(fā)展的要求?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)。

1 更新觀念，對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展的新時(shí)期，高校檔案管理工作也逐漸由傳統(tǒng)的手工管理模式逐漸過(guò)渡為以計(jì)算機(jī)為中心的管理模式，這不僅有效的節(jié)約了高校的檔案管理成本，而且逐漸增加了高校檔案管理的成效，因此高校建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)也成為促進(jìn)高校發(fā)展的必然選擇，但是有目前高校對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠，嚴(yán)重影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。傳統(tǒng)的手工檔案管理需要耗費(fèi)較大的人力物力，而高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高校資源共享，改善檔案的儲(chǔ)存條件，而且有利于檔案管理的工作效率與水平，使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，為高校的檔案管理工作節(jié)約更多的成本。因此高校要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從思想上對(duì)檔案管理信息化建設(shè)引起足夠的重視。從而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí)高校要強(qiáng)檔案概念以及相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，促使高校全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，努力配合高校的檔案管理信息化建設(shè)，加快高校檔案管理信息化建設(shè)的速度。

2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著新時(shí)期的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及，高校也不斷完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，這個(gè)給檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，但是由于高校更加注重教育方面的投入與建設(shè)，導(dǎo)致只高校中檔案管理工作中使用的技術(shù)與設(shè)備較為落后，信息化程度也相對(duì)較低，導(dǎo)致高校檔案管理工作的效率無(wú)法及時(shí)提高。因此在新時(shí)期高校不僅要重視高校檔案管理信息化建設(shè)，而且要加強(qiáng)高校檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的前提條件，這就需要高校要加大資金經(jīng)費(fèi)的投入，為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供重要保障。高校檔案管理信息化建設(shè)工作要?jiǎng)澣氲礁咝５恼w規(guī)劃中，加大專(zhuān)項(xiàng)資金的支持力度，從而使高校的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施更加的完善，比如：計(jì)算機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器、服務(wù)器、交換機(jī)等硬件設(shè)備，還需要一些操作系統(tǒng)信息安全系統(tǒng)等軟件設(shè)備，從而保障檔案管理信息系統(tǒng)能夠安全順暢的運(yùn)行。

3 加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)力度

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校也逐漸加快檔案管理信息化建設(shè)，這就加大了對(duì)檔案管理人員的要求，需要檔案管理人員既需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又要掌握較為熟練的現(xiàn)代化的信息技術(shù)，才能夠有效的促使高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，而從實(shí)際的情況來(lái)看，受傳統(tǒng)檔案管理的影響，大多數(shù)的檔案管理人員更傾向于運(yùn)用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)無(wú)法得到提升，制約了高校在新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。雖然有少數(shù)檔案管理人員加數(shù)量的掌握了信息技術(shù)，但是卻又缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，因此在新時(shí)期培養(yǎng)檔案管理信息化人才成為高校檔案管理工作中的關(guān)鍵部分。檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展離不開(kāi)大批的高素質(zhì)人才，需要高校檔案管理部門(mén)加大對(duì)高素質(zhì)人才的培養(yǎng)力度，首先可以采取多元化的方式對(duì)在職檔案人員加強(qiáng)培訓(xùn)，促使這些人員的網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)、計(jì)算機(jī)使用技術(shù)得到提升，同時(shí)逐步調(diào)整這些人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而促使在職檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)水平得到有效的提升。其次要逐步完善聘用機(jī)制，引進(jìn)計(jì)算機(jī)方面的專(zhuān)業(yè)人才，并對(duì)新引進(jìn)的人員進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，從而使他們的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平得到提升，充實(shí)高校檔案管理人員的隊(duì)伍，促使檔案管理盡快實(shí)現(xiàn)信息化。

4 加強(qiáng)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

在新時(shí)期由于高校雖然已經(jīng)出臺(tái)了一些信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，但是信息化管理標(biāo)準(zhǔn)并不能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求，比如說(shuō)：檔案管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不是很完善，不能滿(mǎn)足高校信息化管理體系的需求，阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，為了改善此種情況，高校相關(guān)部門(mén)要逐步完善信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。首先高校要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，逐步完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定一套具有約束力的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完善檔案管理體系建設(shè)，改變新時(shí)期高校檔案管理工作條塊分割的現(xiàn)狀，促使全國(guó)高校檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅有利于盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，而且有利于實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。

總之：高校檔案管理信息化建設(shè)是高校數(shù)字化建設(shè)中的重要部分，直接反映出了高校的教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平以及管理水平，因此高校加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是為了適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需求，這就需要高校要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)引起足夠的重視，加大宣傳的力度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為檔案管理信息化建設(shè)提供重要保障，另外，還要逐步加大檔案管理人員的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，從而促進(jìn)高校檔案管理進(jìn)盡快朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]徐康銘，梁冰雪，程志.高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2016（07）.

[2]蘇和.高校檔案信息化管理工作改革及創(chuàng)新分析[J].科技傳播，2016（16）.

[3]鄒鐵民.現(xiàn)代檔案信息化管理中存在的問(wèn)題及解決措施[J].企業(yè)改革與管理，2016（16）.

作者單位

吉林工商學(xué)院 吉林省長(zhǎng)春市 130507