淺談大數據時代智慧檔案館的建設

摘 要：云計算技術、物聯網技術、大數據技術的廣泛應用，為智慧檔案館的建設提供了契機。建設智慧檔案館，可以從根本上改變檔案館信息管理模式和服務模式，推動檔案信息化建設工作的進一步發展。本文主要分析了智慧檔案館的功能價值，并提出了智慧檔案館的實現途徑。

關鍵詞：智慧檔案館;功能;實現途徑

大數據時代，檔案館藏的數據已經從TB級躍進到PB級，為檔案信息化建設的各方面都帶來了機遇并提出了挑戰。近年來，關于智慧檔案館的建設和相關研究方興未艾，在數字檔案建設的基礎之上，整合利用物聯網、云計算、互聯網等信息技術，建設智慧檔案館，以實現檔案信息智能感知、獲取、傳輸、處理、服務的工作模式，是檔案信息化建設發展的高級形態，也是數字檔案發展的必然結果。

一、智慧檔案館的概念

智慧檔案館是在數字檔案館的基礎上，利用云計算、物聯網、大數據等先進技術，對檔案資源進行智能化、感知化的處理，對利用者進行多元化的服務的檔案館模式。

二、智慧檔案館的功能

1、智慧檔案管理

在檔案數字信息化的基礎上，智慧檔案館能夠通過智能化設備對紙質檔案進行電子標簽化的管理，通過智能化設備對檔案進行識別、定位、跟蹤、監控和管理，甚至實現自我整理、自我定位和自動盤點等功能，檔案工作者可以了解到每一份檔案的狀態，更好的對檔案資源進行監測，保障檔案的安全。智慧檔案館既可以對下屬檔案機構進行前端控制，還可以實時接收上級檔案機構的遠程協助和知道，有利于檔案工作的規范化管理。通過檔案館智慧化的技術手段，對檔案館建筑物進行防水、防火、防盜等的安全監控;對庫房內的濕度、溫度、照明等進行自動調節;對查閱檔案和利用檔案的用戶要進行信息的登記和安全識別;使檔案館時刻保持在安全的范圍內，保證檔案館及檔案的安全。

2、智慧檔案服務

隨著科學技術的快速發展，社會各方面對信息的需求越來越廣泛、要求越來越高。不同于過去檔案館被動式、方式單一的服務方式，智慧檔案館通過各種智能過技術對各類信息整合并進行數據挖掘處理與分析，在全面立體的檔案信息協同共享模式下，打通了信息壁壘，為用戶提供全面的檔案信息智力支持，找到數據之間的有機聯系，為社會、企業和利用人員提供更高效、更精準、更有價值的檔案信息查詢服務。從用戶的角度出發，對不同信息需求的群體進行專屬服務，滿足用戶個性化的信息需求，并通過互聯網等多種媒介形式，提供多樣化的查檔服務方式，開展不受時間和空間限制的信息預約查詢、信息咨詢和信息獲取服務，使用戶可以隨時隨地隨需地獲取檔案信息，滿足各類人群的多載體、多空間、多形式的利用需求，提供更為便捷和及時的檔案利用服務，體現了以人為本的理念，縮短了檔案與大眾的距離。

3、智慧檔案開發

檔案開發主要依賴于檔案館海量的館藏資源，面對海量的檔案資源和檔案數據，基于大數據和云計算的智慧檔案館可以針對過往檔案中的各種資料、數據、信息進行數據分析，總結經驗和教訓，查找不足，對組織的發展和管理提供歷史依據，供管理者和利用者進行科學決策。如借助數據分析技術對于突發事件和重大事件關聯的檔案數據進行分類聚合和定點分析，將檔案資源中涉及到突發事件處置的相關檔案集結為咨詢報告，并從以往相關事件的處置過程中預測事件的關聯范圍和其發展走向，供事件處置業務部門參考并進行決策，以此增加檔案館為社會突發事件提供智力支持的精準性和可靠度。

三、智慧檔案館的實現途徑

鑒于智慧檔案館無論在檔案管理、檔案利用，還是在檔案服務等各方面，都能更好的為檔案管理者和檔案利用者服務，智慧檔案館的建設是大勢所趨，是檔案館建設模式向更高級形態的發展。然而，智慧檔案館的建設是一個智慧化項目應用的綜合應用體系，是一個長期的、復雜的宏達工程，需要統籌規劃，合理配置，逐步推進。

1、科學謀劃，統籌規劃設計

由于智慧檔案館建設是一個長期復雜的宏大系統工程，要站在國家檔案信息化工作層面上來開展，從國家層面制定保障智慧檔案館統一、持續發展的相關制度體系，在宏觀上對智慧檔案館進行統籌規劃，形成智慧檔案館的戰略架構，對智慧檔案館建設的步驟進行總體的、全方位的設計。利用系統論的方法，規范和統一檔案館建設中的業務和技術，分析和概括影響智慧檔案館建設的各種關系，圍繞智慧檔案館的目標，對智慧檔案館建設的理論進行統一，對技術、業務、管理等方面的標準規范進行統一，且對所處階段中的建設重點進行分析，明確各階段的建設重點，確保其理論的統一性、標準的一致性、功能的齊全性、結構的穩定性、資源的共享性，最后將其建設成為功能齊全、結構穩定、資源共享的智慧檔案館。通過統籌規劃和頂層框架全面指導，打破檔案工作條塊分割，實行分類指導，促進智慧檔案建設過程中各部門、各項目之間的協調發展，不斷增強建設智慧檔案的整體合力，確保智慧檔案健康有序推進。

2、統一規范，加強標準體系建設

規范體系建設是建設智慧檔案館的基礎和保障。應根據信息資源目錄體系國家標準，圍繞檔案信息收集、整理、保管、開發利用等檔案文件生命周期，統一并細化智慧檔案館的標準規范，包含業務性標準規范、技術性管理規范和管理性標準規范。業務性標準規范涉及檔案信息分類規范、信息數據采集及存儲標準、檔案整理標準等;技術性標準規范涉及軟硬件基礎設施建技術標準、檔案信息系統與網絡技術標準和安全體系標準等內容;管理性標準規范則涉及檔案館工作者、利用者管理規范、設備的使用規范、檔案信息發布、信息安全與利用規范等等。在此基礎上，推廣應用和運行管理智慧檔案建設需要的標準和規范，重點抓好檔案信息分類標準、標識符編碼規范、核心元數據標準、檔案信息管理與服務平臺、信息安全技術與應用等標準規范的制定工作，依據標準和規范開展智慧檔案信息的收集、管理、加工和共建共享活動。

3、加強技術建設，推進檔案信息化建設

計算機技術、云計算、物聯網等一系列先進技術，是使檔案館走向數字化、信息化、智慧化的最主要的動力。借助物聯網，可以對檔案館的建筑物、設備、資源、用戶進行感知互聯，為用戶和管理人員之間搭建溝通的橋梁;借助云計算平臺，能有效的對資源進行分類和整合，按照用戶的需求合理分配資源，實現資源配置最優化等等。通過提高這些高科技的適用性，并不斷搜集檔案信息化管理資源并對其深層次研究及開發，構建完整的檔案信息數據庫，推動檔案信息化的深入發展，為檔案信息化資源共享及綜合利用提供必要的條件，有助于實現智慧檔案館協調運作與信息資源共享。

建設智慧檔案館是一個長期的復雜的綜合性工程，各地各部門檔案館要不斷加強建設智慧檔案館的意識，統籌規劃，進行全方位、總體的規劃設計，在重點、難點解決的基礎上，逐步推進，實現新一代信息技術在檔案管理各環節的深入應用，打造具有當地特色的智慧檔案館應用模式。

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作者簡介：

陳黎（1982-），女，湖北孝感，碩士研究生，講師，研究方向為計算機應用，現任桂林理工大學綜合檔案室主任。