淺談信息數字化在婦幼保健機構檔案管理中的作用

侯明

摘? ?要：婦幼健康檔案上面記載了婦女和幼兒就診記錄和診斷結果，能夠為婦女幼兒以后預防疾病和對疾病進行治療提供重要參考依據。因此，檔案保存得是否完整、儲存的環境是否適當、檔案的存放是否整齊，是檔案保存工作的重點內容。而如何更規范、更標準地保存檔案，提高檔案管理工作的效率是當前許多醫院工作的重點內容。

關鍵詞：婦幼? 保健機構? 檔案管理

中圖分類號：R197? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（c）-0131-02

隨著國家開始鼓勵二胎，新生兒及產婦的數量大量增加，因此新生兒及產婦的檔案也日趨增加，檔案的管理存放的工作成了婦幼保健機構的重要環節。在醫院有關產婦及幼兒的日常工作中，檔案管理工作占有很大的比重，如何能讓醫院快速有效的對新生兒及產婦的檔案進行有效的管理成了現在的關注熱點。雖然檔案的管理工作隨著醫院的進步和發展也在進步，但仍存在一些檔案上的問題，比如檔案數目大，分類不細致，存放的地方陰暗潮濕容易生蟲子等等問題對檔案工作有著一定的影響，這些問題需要盡快解決。

1? 婦幼保健機構檔案管理的意義

隨著社會的飛速發展，婦女與幼兒保健工作逐漸面向全社會，而規范有效的管理檔案不僅能優化婦幼保健醫院的各項方案，還能根據檔案中所記載的信息給醫院提出合理的建議，提升保健醫院在市場上的競爭力，為醫院的發展提供重要條件。婦幼保健醫院作為服務部門，不僅具有較強的醫療保健專業性，而且對其服務的要求也非常高，因此檔案管理作為保健醫院的一項重要管理工作，是醫院針對婦幼保健開展各種營銷手段的基礎，加強婦幼保健醫院的檔案管理工作，提高保存管檔案的規范性與專業性，從而有效地保證醫院的健康發展。此外信息技術的飛速發展也需要婦幼保健醫院根據信息技術，加快信息化檔案建設，這樣才能更好地將信息技術的作用發揮出來，將檔案更好地分類存放[1]。

2? 婦幼保健機構檔案管理出現的問題和應對措施

2.1 管理制度不完善，管理人員水平不高

許多婦幼保健機構沒有專門存放的檔案的房間，只是將閑置的房間作為檔案存放的地點，這種空余的房間環境往往是陰暗潮濕的，檔案容易受潮甚至發霉腐爛。在保管過程中也往往出現管理制度不完善，檔案管理人員由于分工不明確導致工作散漫不負責。管理人員管理不用心導致檔案胡亂堆放，在調查以往檔案時，不能及時地將檔案拿出來，甚至一份檔案需要尋找半天。嚴重時甚至會導致檔案丟失現象發生，檔案丟失現象發生后，檔案管理人員互相推卸責任，長此以往勢必會影響保健醫院的工作。

另外檔案管理工作需要專業的人員來進行歸納整理，但目前許多保健醫院在聘用檔案管理人員時，沒有對檔案管理人員的專業和知識進行明確要求，導致現在許多檔案管理人員大部分都是非專業人員，檔案管理工作人員素質不高專業知識缺乏，對檔案進行存放時沒有進行明確的分類。另外檔案管理工作混亂的另一重要原因是領導的不重視，有才能的檔案管理人員看不到上升的希望從而跳槽去別的崗位或者機構。一些對檔案管理不用心的保健醫院，在存放檔案時往往不注意外部環境，致使部分檔案變潮發霉，甚至被蟲子咬爛，導致許多人丟失重要檔案。在他人需要使用檔案時，檔案發霉變潮甚至被蟲子咬爛，會影響醫院的口碑和信譽，而檔案的缺失會讓患者在治療過程中沒有參考依據，嚴重時會導致醫院對患者制定錯誤的治療方案，損害他人健康[2]。

2.2 完善檔案管理制度

利用信息技術完善檔案管理制度，搜集其他醫院對于檔案的存放管理的案例，借鑒其他醫院的相關制度完善婦幼保健院的各項制度，可以提高檔案管理工作的效率，加強相關人員的責任心。首先領導要提高對檔案管理工作的重視，一部分領導由于對檔案管理工作的偏見，認為檔案管理工作只不過是將檔案放在某一個地方，需要的時候拿出來，缺乏對檔案管理工作的重視導致檔案管理工作人員看不到上升的希望，工作熱情不高缺乏責任心。領導加強對檔案管理工作的重視，下撥款項用于加強檔案存放室的建設，購買電子設備加強信息化建設。購買防腐材料，提高檔案管理工作人員工作的積極性和責任心，保證檔案正確的存放和規劃的管理。另外聘請相關人員對檔案進行合理分類，分類存放能夠在需要查看檔案時，能快速準確地找到所要查看的檔案，有效避免檔案管理工作中存在的各種失誤。對檔案管理工作人員進行明確的分工，每個人都明確自己所工作的內容以及工作出現失誤后所要背負的責任，從而加強自身對檔案管理工作的重視，逐漸提高檔案管理工作中的質量，為醫院的可持續發展提供保障。

2.3 吸引經驗豐富的檔案管理人才，完善檔案管理制度

有工作經驗和工作技巧的工作人員會使檔案管理工作的效率大幅提高。而現在的很多醫院的檔案管理人員學歷不高經驗水平低，加之醫院對檔案管理工作的不重視，因此無法吸引經驗豐富的專業人才來完成檔案管理工作。如果醫院中沒有幾個對檔案管理工作得心應手的人來進行工作，婦幼保健機構的檔案管理工作則無法進行正常進行下去，由于管理人員業務不熟練和沒有工作技巧，檔案丟失和檔案短缺的現象會經常發生，在檔案放置和拿出工作中會出現種種錯誤，比如檔案管理人員往往記不清將檔案放在哪一行哪一列，將檔案拿出時不能放回原位，拖慢工作進度。在遇到需要盡快拿出重要檔案時，無法及時拿出，影響醫院的信譽和口碑。而一部分人員由于工作能力不高，素質低下等等原因，在工作發生事故領導對其進行責罰時，往往不服管教消極怠工，這樣不僅會拖慢醫院的進度，還會影響其他部門工作人員的工作效率。