淺談產品文件處理中的問題與對策

郭曉愛

摘 要：產品文件是企業的主體，是由產品研制、生產和使用維護全過程技術活動紀實的總和，是生產和質量控制、質量管理的依據與標準，是與產品硬件同等重要的技術成果。因此產品文件的接收和處理是企業運營的核心，尤其是在信息化逐步推進的過程中，只有把這一寶貴資源管理好，才能使其在企業生產中發揮更大的作用，取得更好的效益。

關鍵詞：產品文件;信息化;接收及處理

中圖分類號：C931.6? 文獻標識碼：A? 文章編號：1671-7988（2020）17-219-03

Talking about the Problems and Countermeasures in the Processing

of Product Documents

Guo Xiaoai

（ Shaanxi Wanfang Tianyun Automobile Electric Co.， Ltd.， Shaanxi Xi'an 710201 ）

Abstract： Auto parts production enterprises with the change of the makers need to arrange production， especially there are more and more personalized demand of parts under the condition of production to arrange more and more difficult， main performance for the drawings and process can not at the scene of the first direct production processing， customer drawings change information release is relatively lagging behind.This paper aims to discuss the replacement of traditional paper technical documents with paperless electronic documents， and use modern information technology to quickly and effec -tively transfer drawings and process documents to the processing site in the first time， so as to facilitate operators to use and reduce unnecessary waste.

Keywords： Product documentation; Informatization; Receiving and processing

CLC NO.： C931.6? Document Code： A? Article ID： 1671-7988（2020）17-219-03

引言

隨著企業信息化的廣泛推進，我公司產品文件已從原有的紙質版管理方式慢慢轉化為電子版管理，電子版文件的使用范圍也越來越寬，紙質版模式將逐漸淡化。但是信息化的快速發展，企業辦公的智能化、無紙化的理念逐步推廣和深入，從而導致產品文件的接收及處理將會面臨著新的挑戰和問題[1]，概括地講，產品文件的接收及處理工作可以從以下幾個方面發生變化。

1 產品文件接收渠道的多元化及存在的問題

1.1 現狀

隨著公司的蓬勃發展，客戶種類也日益增多，各單位、部門的職責、任務發生了明顯的變化，產品接收及處理的責任隨著業務和客戶的調整而不斷改變，不可避免地產生了產品文件接收責任的轉移、合并或者分解，責任不清、分工不明、主體不明確等各種現象不時出現，給產品文件接收及處理工作造成了一定的困難和不便[1]。

1.2 思考與對策

（1）鑒于以上出現的問題，必須要建立全面的產品文件接收管理制度，首先要明確劃分各部門的職責，具體到責任部門，責任人乃至業務范圍，各負責人幷將此制度全面貫徹，深度執行，避免因責任劃分不清造成一定的問題甚至損失[2]。

（2）針對客戶方面，根據我公司的現狀，我們可以簡單劃分為外銷客戶和內部客戶，兩類客戶分別成立相對應的團隊，協同作業，及時有效地接收并處理產品文件，對于產品文件有疑問的地方，及時與團隊間溝通和確認，保證產品文件的正確性。

（3）及時掌握市場動態，把握市場的布局和前景。各相關負責人及時跟進客戶的動態，隨時掌握市場變化的節奏，及時調整公司內部作業模式，有效地學習、接收并處理產品文件，跟進客戶發展的步伐。

2 產品文件的多樣化及存在的問題

2.1 現狀

“無紙化辦公”的范圍逐漸擴大，產品文件也越來越多地采取電子系統運行方式，紙質文件的種類和數量大幅度減少。例如，大多數設計文件、工藝文件都是電子版作業，直接產生電子版本，并通過公司內部網絡和軟件傳遞、公布，從而成為與紙質版本作業具有同等效力的規范性文件，甚至有些種類的文件已經不再產生紙質版本，電子版的作業比紙質版更有效更方便。目前，在資料室收集到的各類產品文件中，電子版本所占的比例與日俱增，紙質版文件占有比例已微乎其微。但是，雖然電子版的文件傳輸速度很快，但在實際作業中也同樣產生了其它方面的問題，比如生產部門的使用度還是不高，因為加工產品圖紙太大而且復雜，電腦畢竟縮放范圍有限，實際作業不方便對照電子版圖紙，加工人還是必須依據放大的紙質版圖紙作業更為有效。

2.2 思考與對策

（1）深入各兄弟單位，開展調查研究，掌握第一手資料。組織相關人對部門內、外兩個范圍進行廣泛深入調查、走訪。針對現有的作業模式，了解各單位的使用情況和優缺點，及時征求各部門干部及職工的意見，調整工作方式并融入到職責工作中，及時有效地提高信息化產品文件的使用率[1]。

（2）加強產品文件管理人員及相關人員培訓的力度，提高管理人員的專業素質，從而嚴格把好產品文件的質量關，使其在企業運營中發揮其憑證作用。隨著企業的不斷發展，產品文件的管理工作的特點也有了新的變化，提高管理隊伍的管理水平更加重要。產品文件管理人員要增強管理意識，認清管理工作的意義和重要性，運用信息化和智能化的技術，更好地管理產品文件，不斷創新觀念，提高認識，在工作中靈活應用，以較強的責任心，積極處理產品文件的相關工作[3]。

（3）及時做好傳遞和變更記錄。在產品文件管理的過程中，有時頻繁的傳遞和變更，容易使產品文件的完整性和有效性發生變化，出現漏洞，各部門只有及時對產品文件的增減變動及傳遞情況作出相關的記錄和溝通，才有可能有效地了解產品文件的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保產品文件的完整性和有效性，確保各部門及時有效地獲取各類文件信息。

3 產品文件處理的復雜化及存在的問題

3.1 現狀

隨著我公司信息化建設的提高，導入PLM系統，規范化運行，會更方便各相關人員準確、及時、直觀地掌握產品文件變更的信息，從而有效地作出相應的傳遞和變更，提高整體的作業效率。雖然紙質化的工作量會相對應減少，但是電子化的工作也在日益增加，特別是紙質版和電子版切換的交界處，需要我們用更多的精力去做好前期所有相關文件的維護和錄入。另外，各部門之間的業務聯系、工作交流都不再像以前那樣采取會議、討論等面對面的方式，更多的是采取快節奏、高效率的網絡交流方式，這不但使許多有保存價值的業務信息、技術信息湮滅在龐大的信息系統中，致使信息化產品文件的接收和處理存在一定的拖延，失去了各單位傳遞的時效性。

3.2 思考與對策

（1）產品文件的管理工作必須規范化。我們對于相關的標準、制度應該加大宣傳、貫徹和執行情況檢查、反饋的力度，對于不規范的行為要及時采取措施，不能放任自流。同時要樹立高度的責任感，養成嚴謹的工作作風，建立明確的操作程序，形成正確的工作習慣。不放縱一絲一毫的錯誤和失誤，任何信息究其源頭，掘起根基，保證產品文件流動的準確性。

（2）及時與各部門溝通，直觀有效地掌握產品文件的問題。生產、技術和質量是運用產品文件比較多的部門，要定時去和各部門溝通，了解各單位目前出現的問題及建議。針對每次的調研結果，要進行深入細致的分析、思考，合理有效的建議要及時采納，經過一系列的調整從而更新并融入到工作中，對于其他單位出現的問題，幫助其及時解決。

（3）歷史產品文件的保存和歸檔規范化。在企業的蓬勃發展中，肯定會存在有較長歷史保留下來的產品文件，這些文件幾乎都無電子版，這類文件需要我們采用信息化的模式將其有效的轉化為電子版，將其保留在我們現代信息化的系統文件中，從而保證歷史文件的完整性。

面對企業信息化建設對產品接收及處理的新問題、新挑戰，我們并沒有等待觀望，更沒有消極退縮，而是采取積極主動的態度去面對和分析。新的時代和變更，我們將按照公司“管理提升”的要求，針對信息化條件下產品文件管理工作的特點、問題進行了深入細致的調查研究和分析思考，跟進信息化發展的步伐。

4 結束語

綜上所述，我國已經進入科學技術高速發展的信息時代，產品文件的信息化建設已經成為各個企業蓬勃發展的必由之路。但是，在信息化發展的進程中，不可避免地會出現部門和責任人依然采用原有的方式和思維，不愿接受新的信息作業模式的問題，這樣就導致各部門間對相關數據不能進行科學合理地分析和定位[4]。但是信息技術的發展動力已勢不可擋，必須要由全體人員團結一致，以飽滿的熱情和動力投身到信息產品文件時代，興利除弊，吐故納新，對于原有的管

理模式要不斷進行優化和創新，提高產品文件管理工作信息化、科學化，加強產品文件管理工作的水平和力度，實現產品文件管理信息化的創新與發展，邁向新的篇章，一起見證信息化的科技時代！

參考文獻

[1] 柴少平.信息化條件下產品檔案接收工作面臨的挑戰與對策[J].機電兵船檔案，2014.

[2] 吳金鳳.檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].化工管理， 2020.

[3] 彭力.信息化時代中檔案管理工作的創新[J].中外企業家，2020.

[4] 張云芳.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].蘭臺內外，2020.