技術(shù)文件信息化管理應(yīng)用

尚丹

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)越來越多的應(yīng)用于各大領(lǐng)域中，其中技術(shù)文件的管理已逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件管理轉(zhuǎn)化為各類信息化處理系統(tǒng)的管理。運(yùn)用信息化技術(shù)促進(jìn)技術(shù)文件管理簡(jiǎn)單化系統(tǒng)化[1]。從而提升技術(shù)文件管理的工作效率，工作質(zhì)量。文章介紹的技術(shù)文件管理方法各中小企業(yè)如有需要可借鑒。

關(guān)鍵詞：技術(shù)文件;電子文檔;信息化

中圖分類號(hào)：C931.9? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B? 文章編號(hào)：1671-7988（2020）17-225-03

Information Management Application of Technical Documents

Shang Dan

（ Shaanxi Wanfang Tianyun Automobile Electrical Appliance Co.， Ltd.， Shaanxi Xi'an 710201 ）

Abstract： With the continuous development of science and technology in China， information technology is more and more applied in various fields， among which the management of technical documents has been gradually transformed from the traditional paper document management to the management of electronic documents. Using information technology to promote standardization， standardization and scientization of technical document management. So as to improve the efficiency of technical document management， reduce the error rate.The technical document management method introduced in this paper can be used for reference by small and medium-sized enterprises if necessary.

Keywords： The technical documentation; Electronic documents; Informatization

CLC NO.： C931.9? Document Code： B? Article ID： 1671-7988（2020）17-225-03

引言

線束企業(yè)技術(shù)文件范疇很廣，包括產(chǎn)品圖樣、設(shè)計(jì)文件、工藝文件、三維數(shù)模等。技術(shù)文件是企業(yè)的核心技術(shù)，是企業(yè)能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，必須確保技術(shù)文件管理的安全性和保密性。技術(shù)文件是技術(shù)指導(dǎo)生產(chǎn)加工的重要保證，必須確保技術(shù)文件的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。所以采用科學(xué)合理的技術(shù)文件管理在企業(yè)的重要性。以下簡(jiǎn)述技術(shù)文件信息化管理為技術(shù)文件管理工作帶來的益處及信息化在技術(shù)文件管理方面的應(yīng)用。

1 技術(shù)文件術(shù)語與定義

（1）產(chǎn)品圖樣：指產(chǎn)品圖、原材料圖等;

（2）設(shè)計(jì)文件：指設(shè)計(jì)任務(wù)書、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)分析報(bào)告、參數(shù)確認(rèn)報(bào)告等;

（3）工藝文件：包括各工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、APQP（產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃Advanced Product Quality Planning）、控制計(jì)劃、PFMEA（過程失效模式及后果分析Process Failure Mode and Effects Analysis）等;

（4）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：指技術(shù)事項(xiàng)在一定范圍內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)定。線束企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括線束加工標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、原材料選用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等;

（5）三維數(shù)模：企業(yè)自制件需要用三維軟件制作的三維模型。

2 技術(shù)文件信息化管理的益處

2.1 提高工作效率

紙質(zhì)技術(shù)文件的管理方式，各類文件發(fā)放、保管、使用、借閱及文件變更等工作都需要管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間。紙質(zhì)技術(shù)文件除了發(fā)放單位的管理人員，其他工作人員需要使用，又需要花費(fèi)大量的時(shí)間來尋問查找文件，這給技術(shù)文件的綜合利用帶來不便。現(xiàn)在通過信息化系統(tǒng)管理，使技術(shù)文件在信息化系統(tǒng)中共享，無論是對(duì)于管理人員繁復(fù)的整理和存放工作還是對(duì)使用人員的查詢和使用工作都帶來很大的便利[2]。對(duì)于線束制造企業(yè)，減少工人花費(fèi)在非生產(chǎn)制造工作上的時(shí)間，從而提高生產(chǎn)制造效率。

另一方面信息化系統(tǒng)可以將技術(shù)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的分類，快速導(dǎo)入及共享。實(shí)現(xiàn)在技術(shù)文件信息變更時(shí)，及時(shí)通知各相關(guān)單位及工人，使各相關(guān)單位第一時(shí)間整理出涉及到的正在加工的線束產(chǎn)品明細(xì)及正在加工的線束產(chǎn)品更改方案，正在加工此類線束產(chǎn)品的工人也可第一時(shí)間對(duì)此類半成品線束產(chǎn)品實(shí)施更改方案。即較少了資源浪費(fèi)也提高了工作效率。

2.2 保障技術(shù)文件的安全性和保密性

在信息化管理中，電子版文件可以設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，只對(duì)編輯者設(shè)置編輯權(quán)限，非編輯者只有只讀權(quán)限。不同的工作人員建立賬號(hào)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，這樣保證文件不被隨意篡改。而且在簽核電子類型的文件時(shí)，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，方式更為特殊，不同的工作人員對(duì)應(yīng)唯一的賬號(hào)，能夠很容易查找出對(duì)應(yīng)的簽核人員，有效預(yù)防了文件被不法人員盜竊、修改等[3]，保證了文件內(nèi)容的真實(shí)性。即信息化管理很有利的保障技術(shù)文件的安全性和保密性。

2.3 實(shí)現(xiàn)無紙化辦公

信息化管理很方便地將技術(shù)文件進(jìn)行快捷的存儲(chǔ)，減少紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)及使用，并縮減了企業(yè)存儲(chǔ)資料占用空間[4]。而且信息化系統(tǒng)移動(dòng)端可實(shí)現(xiàn)手機(jī)移動(dòng)端使用，無論是技術(shù)人員實(shí)地指導(dǎo)加工，還是質(zhì)量檢驗(yàn)人員隨時(shí)查詢資料，或者是工人用于制造生產(chǎn)，都不需要再埋頭一大堆紙質(zhì)文件去翻找，只需要打開手機(jī)移動(dòng)端登錄個(gè)人賬戶，就可以隨時(shí)隨地查詢資料。因此可知，技術(shù)文件管理實(shí)現(xiàn)無紙化可提升各方面工作的效率。

3 信息化在技術(shù)文件管理的應(yīng)用

軟件系統(tǒng)PLM（product life management）產(chǎn)品生命周期管理的簡(jiǎn)稱，主要管理產(chǎn)品研發(fā)階段的物料、文檔及流程的一套系統(tǒng)。

3.1 圖文檔管理

（1）系統(tǒng)配置功能強(qiáng)大的瀏覽器，能夠?yàn)g覽線束企業(yè)所需文件格式，包括各類二維工程圖紙、三維數(shù)模等;

（2）可控制各類圖文檔的版本及版次，現(xiàn)企業(yè)設(shè)計(jì)知識(shí)有效積累;

（3）支持各類圖文檔快速查詢，各類圖文檔編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化，技術(shù)文件管理人員維護(hù)圖文檔編號(hào)、名稱，即可快速搜索圖文檔;

（4）通過圖文檔的版本版次、狀態(tài)、權(quán)限等管理，保證圖文檔的有效性。

3.2 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理

產(chǎn)品結(jié)構(gòu)創(chuàng)建和編輯，批量導(dǎo)入BOM（物料清單Bill of Materials），可以維護(hù)相關(guān)物料的屬性，將相關(guān)屬性維護(hù)至零組件（包括圖紙產(chǎn)品、產(chǎn)品、工藝等）中;

可方便的搜索產(chǎn)品結(jié)構(gòu)并可做產(chǎn)品反查，例如：查找某個(gè)產(chǎn)品所需要的工藝文件及圖紙;

（3）產(chǎn)品結(jié)構(gòu)對(duì)比：同一產(chǎn)品的不同版本對(duì)比并輸出差異報(bào)告;

（4）統(tǒng)計(jì)匯總：根據(jù)企業(yè)定制模板匯總輸出各種明細(xì)表;

（5）根據(jù)版本的有效性和時(shí)間有效性展示有效版本的圖文檔;

（6）批量導(dǎo)入零組件可以維護(hù)相關(guān)圖文檔以及圖文檔屬性，其相關(guān)文檔會(huì)掛接到具體的物料下。

3.3 流程管理

通過系統(tǒng)中流程管理，可跟蹤工作任務(wù)全過程。企業(yè)相關(guān)部門可定義技術(shù)文件歸檔流程、更改、審批等任務(wù)流程模板，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)線上操作。流程模板中制定編制、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等各個(gè)節(jié)點(diǎn)，確認(rèn)到某個(gè)用戶，針對(duì)不通用戶設(shè)置權(quán)限，發(fā)起任務(wù)人員即可實(shí)時(shí)跟蹤工作任務(wù)。系統(tǒng)主頁界面可設(shè)置“我的流程”、“我的任務(wù)”、“我的郵件”，可以使我們每日的工作清晰明了，更合理的安排工作。系統(tǒng)具備消息提醒功能，提醒接收到流程工作，方便處理任務(wù)工作。

3.4 分類管理

分類管理包括各類技術(shù)文件分類存儲(chǔ)和各類技術(shù)文件類型編碼規(guī)范管理。

各類技術(shù)文件分類存儲(chǔ)：在公共空間建立文件夾，以不同類型的技術(shù)文件命名相對(duì)應(yīng)的文件夾，創(chuàng)建相對(duì)應(yīng)的二級(jí)文件夾、三級(jí)文件夾（如圖1分類存儲(chǔ)）。技術(shù)文件歸檔分類明確，技術(shù)文件存儲(chǔ)只需要文件夾存放即可。

技術(shù)文件類型編碼規(guī)范管理，通過為不同文件編碼，來規(guī)范文件類型。規(guī)范編碼規(guī)則：類型代碼+年月流水碼（如圖2編碼規(guī)則）。

3.5 變更管理

（1）設(shè)計(jì)圖紙變更，都需要通過變更管理來監(jiān)管，通過變更申請(qǐng)與變更通知，下發(fā)變更通知單，進(jìn)行變更的跟蹤;

（2）設(shè)計(jì)圖紙引起的工藝定額BOM以及工藝文件的變更，走變更管理來監(jiān)管，保證工藝BOM和工藝文件變更的準(zhǔn)確性;

（3）相關(guān)變更通知單，在系統(tǒng)中通過變更通知下發(fā)流程，推送到各個(gè)相關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)，保證變更的時(shí)效性。

4 結(jié)語

綜上所述，技術(shù)文件管理工作是一項(xiàng)涉及方面較廣，各類繁多且復(fù)雜的技術(shù)文件綜合管理的工作。改變以往的管理方式，跟上我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，積極使用技術(shù)文件信息化管理，使得各類繁多且復(fù)雜的技術(shù)文件，簡(jiǎn)單化系統(tǒng)化的管理，以此提高工作效率和工作質(zhì)量。

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