福建省醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理現(xiàn)狀的橫斷面調(diào)查研究

黃艷

隨著我國綜合國力的日益增強(qiáng)，醫(yī)療水平在我國發(fā)展中的意義也日益受到重視。現(xiàn)在醫(yī)院管理不斷重視對醫(yī)院科研檔案的管理[1]。醫(yī)院科研檔案的管理對醫(yī)學(xué)的發(fā)展具有重要的意義，是醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展中的重要保證。隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科研水平的不斷提升，對科研檔案管理的科研能力的要求也不斷提高。科研檔案管理人員科研水平的提高，可以進(jìn)一步的推動(dòng)醫(yī)院科研工作的開展[2]。為更好地掌握福建省醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理現(xiàn)狀，分析管理中存在的問題，提出相應(yīng)對策，以利于科研檔案管理工作的推廣和開展，故開展本研究，本研究為橫斷面調(diào)查。結(jié)合文獻(xiàn)[3-5]，制定調(diào)查問卷，并經(jīng)檔案學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)以及醫(yī)學(xué)各3名專家函詢，剔除、修改不規(guī)范題項(xiàng)，經(jīng)過2輪修改，確定問卷?xiàng)l目，形成正式調(diào)查問卷。科研檔案管理人員科研能力與缺乏檔案、科研知識、研究和解決問題的能力以及沒有參加專門的檔案公開課等專業(yè)培訓(xùn)等因素有關(guān)，因此要提高科研檔案管理人員科研意識、檔案管理意識、工作責(zé)任心，刺激工作的積極性，給予績效獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等，還要經(jīng)常對他們進(jìn)行檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)和科研管理的相關(guān)培訓(xùn)等，提高寫作能力、學(xué)術(shù)水平、分析能力和統(tǒng)計(jì)能力等，從而能夠提高科研檔案管理人員的科研能力，促進(jìn)他們科研能力的提升[6-8]。現(xiàn)報(bào)道如下。

1 研究對象和方法

1.1 研究對象

2019年1月—2019年2月，隨機(jī)抽樣法選取福建省福州及泉州地區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理部門，涵蓋二級以上醫(yī)院，采取發(fā)函方式進(jìn)行問卷調(diào)查。共向福建省福州、泉州地區(qū)二級以上醫(yī)療單位機(jī)構(gòu)發(fā)放調(diào)查問卷共40份，其中三級單位發(fā)放問卷9份，二級單位發(fā)放問卷31份，回收問卷35份，剔除無效問卷2份，共有33份有效問卷，有效回收率為82.5%。

1.2 研究方法

本研究為橫斷面調(diào)查。結(jié)合文獻(xiàn)，制定調(diào)查問卷，并經(jīng)檔案學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)以及醫(yī)學(xué)各3名專家函詢，剔除、修改不規(guī)范題項(xiàng)，經(jīng)過2輪修改，確定問卷?xiàng)l目，形成正式調(diào)查問卷，內(nèi)容包括各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理部門的人員構(gòu)成情況、專業(yè)培訓(xùn)情況及管理制度情況3部分。經(jīng)檢測問卷Cronbach α系數(shù)為0.793，量表具有相當(dāng)?shù)男哦取?/p>

1.3 統(tǒng)計(jì)學(xué)分析

使用SPSS 23.0統(tǒng)計(jì)軟件錄入和分析數(shù)據(jù)，雙人核對、統(tǒng)一編碼，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理部門的人員構(gòu)成情況、專業(yè)培訓(xùn)情況及管理制度情況采用頻數(shù)、率等進(jìn)行描述性分析，并導(dǎo)出百分比條形圖進(jìn)行表示。以各單位發(fā)表的論文數(shù)作為評價(jià)各單位科研現(xiàn)狀的指標(biāo)，以各單位發(fā)表論文量的中位數(shù)為界，將各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科研狀況分為良好與一般2種情況，通過χ2檢驗(yàn)/Fisher精確概率法分析各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理現(xiàn)狀與科研現(xiàn)狀以及的關(guān)系（計(jì)數(shù)資料），表示方法為例（%）；對差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義的參數(shù)進(jìn)行二項(xiàng)分類Logistic回歸分析，篩選出與醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研現(xiàn)狀相關(guān)的獨(dú)立相關(guān)因素。P＜0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 科研檔案管理人員一般情況

圖1 各醫(yī)療機(jī)構(gòu)從事科研檔案管理工作人員的一般情況

圖2 各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)情況

各醫(yī)療機(jī)構(gòu)從事科研檔案管理工作人員的一般情況如圖1所示。調(diào)查結(jié)果顯示，各機(jī)構(gòu)科研檔案管理工作中為檔案專業(yè)的人員有3個(gè)（9.1%），由醫(yī)學(xué)專業(yè)人員從事科研檔案管理工作的有24個(gè)（72.7%），由其他專業(yè)人員從事科研檔案管理工作的有6個(gè)（18.2%）。科研檔案管理人員中最高職稱為初級的人數(shù)為15個(gè)（45.5%），中級的有12個(gè)（36.4%），高級的有6個(gè)（18.2%）；最高學(xué)歷為本科以上的人數(shù)為9個(gè)（27.3%），本科的有21個(gè)（63.6%），專科的有3個(gè)（9.1%）。各機(jī)構(gòu)中由專職人員從事科研檔案管理工作的人員有3個(gè)（9.1%），由兼職人員負(fù)責(zé)的有30個(gè)（90.9%）；而各機(jī)構(gòu)中具有持續(xù)該工作達(dá)5年以上的人員僅有6個(gè)（18.2%）。

2.2 科研檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)情況

各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)情況如圖2所示。在所調(diào)查的醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，科研檔案管理人員曾進(jìn)行過醫(yī)學(xué)專業(yè)知識培訓(xùn)的數(shù)量有18個(gè)（54.5%），科研檔案管理人員接受檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的數(shù)量有12個(gè)（36.4%），科研檔案管理人員參與論文發(fā)表的單位有12個(gè)（36.4%）。所有科研檔案管理人員均能掌握辦公室軟件操作，但是沒有人員在單位內(nèi)接受過檔案管理公開課教育。

2.3 各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理制度情況

各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理制度情況如圖3所示。在所有機(jī)構(gòu)中，使用專門的檔案管理系統(tǒng)軟件的單位有12個(gè)（36.4%）。所有單位的科研檔案管理人員均能主動(dòng)收集檔案資料，然而醫(yī)生能夠主動(dòng)上交科研檔案的結(jié)果只有3份（9.1%）。大多數(shù)單位存在檔案借閱的情況（27/33，81.8%），而設(shè)立檔案借閱權(quán)限的數(shù)量為12份（36.4%），建立檔案借閱監(jiān)督機(jī)制的數(shù)量也只有12份（36.4%）。所有醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科研檔案存檔方式均為同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)和電腦存檔。另外，所有單位均為對科研檔案管理人員建立績效考核制度。

2.4 相關(guān)性分析

各醫(yī)療機(jī)構(gòu)近3年平均每年發(fā)表論文數(shù)為20～540篇（中位360篇），以各單位發(fā)表論文量的中位數(shù)360篇為界將各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科研狀況分為良好與一般2種情況，經(jīng)過χ2檢驗(yàn)后發(fā)現(xiàn)，以科研檔案管理人員的最高學(xué)歷、職稱、工齡、接受檔案專業(yè)知識培訓(xùn)、接受醫(yī)學(xué)專業(yè)知識培訓(xùn)、科研檔案管理人員參與論文發(fā)表、應(yīng)用檔案管理軟件、設(shè)置檔案調(diào)閱權(quán)限、設(shè)置檔案調(diào)閱監(jiān)督等因素與各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科研狀況相顯著相關(guān)，P＜0.05（詳見表1）。對上述相關(guān)因素進(jìn)行二項(xiàng)分類Logistic回歸分析，結(jié)果如表2所示，科研檔案管理人員的工齡、科研檔案管理人員參與論文發(fā)表以及接受檔案專業(yè)知識培訓(xùn)是醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研狀況良好的獨(dú)立相關(guān)因素。

表1 科研檔案管理工作人員構(gòu)成、專業(yè)培訓(xùn)及管理制度與醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研狀況的相關(guān)性分析 [例（%）]

表2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研狀況的相關(guān)因素的Logistic回歸分析

圖3 各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研檔案管理制度情況

3 討論

通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，科研檔案管理人員的科研能力與畢業(yè)專業(yè)有關(guān)，大多數(shù)科研檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)人員[9]。醫(yī)院的學(xué)術(shù)水平和科研主要體現(xiàn)在自然科學(xué)，而科研檔案管理主要是軟科學(xué)方面[10]。醫(yī)院科研檔案在醫(yī)院臨床試驗(yàn)中具有重要的參考和借鑒價(jià)值，能夠有助于開展科學(xué)研究，在醫(yī)院的科學(xué)創(chuàng)新發(fā)展中具有重要的作用[11]。隨著醫(yī)院的發(fā)展和壯大，醫(yī)院科研人員的科研能力也相應(yīng)得到提升，科研立項(xiàng)不斷增加。醫(yī)院每年都會有產(chǎn)生大量的科研檔案，在科研平臺建立和完善的同時(shí)，也形成了大量有儲存價(jià)值的科研相關(guān)檔案[12]。因此，對醫(yī)院科研檔案管理人員的學(xué)術(shù)水平和科研能力的要求也不斷提高。越來越多的科研檔案管理人員對科研重要性的認(rèn)識加深，但對科研課題的廣度和深度的認(rèn)識還需要提高[13]。基于以上原因，本文選擇對醫(yī)療系統(tǒng)科研檔案管理人員的科研能力進(jìn)行調(diào)查研究，希望能有一些新的啟迪，從而促進(jìn)科研檔案管理人員科研能力的提升，更好地為科研人員提供服務(wù)。

圖1結(jié)果顯示，參與調(diào)研的人中具有檔案專業(yè)知識背景的人僅占9.1%，而絕大多數(shù)科研檔案管理人員為具有醫(yī)學(xué)背景的人員，科研檔案的管理涉及項(xiàng)目相關(guān)的各項(xiàng)材料，要求管理人員既需要具備一定的科研基礎(chǔ)，又應(yīng)具有檔案管理知識，因此，在目前醫(yī)院的科研檔案管理工作中缺乏系統(tǒng)的、專業(yè)的管理模式。同時(shí)，大多數(shù)醫(yī)院沒有設(shè)立專門科研檔案管理人員，90.9%的管理人員為兼職，可能對其他的管理工作無法兼顧，并且，絕大多數(shù)管理人員工作年限為5年以下，存在對科研檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)不足的問題，容易造成管理過程中的失誤。

從圖2結(jié)果中發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)側(cè)重于對醫(yī)學(xué)知識的培訓(xùn)，對科研檔案管理工作的重視程度不足，有36.4%的人員接受過單位提供的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，而沒有人員接受過檔案管理公開課教育，管理人員在管理方面可獲得的學(xué)習(xí)機(jī)會較少，個(gè)人業(yè)務(wù)能力無法得到專業(yè)的指導(dǎo)和提升。因?yàn)榭蒲袡n案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而兼職人員又沒有在單位內(nèi)接受過檔案管理公開課教育，很難做到對科研檔案有學(xué)術(shù)上的深入研究。

圖3的分析顯示，科研檔案管理制度不規(guī)范，超過半數(shù)人員所在機(jī)構(gòu)無檔案管理軟件，不利于日常的科研檔案管理。此外，僅有少數(shù)醫(yī)生能主動(dòng)上交科研材料，使管理人員需要投入更多的時(shí)間和精力進(jìn)行材料的管理，管理過程中人力成本消耗高。另一方面，多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)有檔案借閱制度，但其缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，增大檔案管理過程中材料的泄露、損壞、遺失等風(fēng)險(xiǎn)。本次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，所調(diào)查的醫(yī)療機(jī)構(gòu)均不設(shè)有科研檔案管理方面的績效考核，無相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，缺乏對管理人員工作的監(jiān)督，且不能充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性。

醫(yī)院科研檔案管理模式的改革創(chuàng)新迫在眉睫。醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)將職能部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)和聯(lián)動(dòng)起來，使檔案管理工作更具效率，同時(shí)增加對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)其對科研檔案管理工作的理論探索和實(shí)踐，并通過“以師帶徒”、提供經(jīng)費(fèi)保障等措施完善檔案管理模式。

4 結(jié)論

隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科研水平的不斷提升，對科研檔案管理的科研能力的要求也不斷提高。科研檔案管理人員科研水平的提高，可以進(jìn)一步的推動(dòng)醫(yī)院科研工作的開展。本研究顯示，科研檔案管理人員科研能力與缺乏檔案、科研知識、遇到新問題針對問題去研究以及沒有參加專門的檔案公開課等專業(yè)培訓(xùn)等因素有關(guān)，因此要提高科研檔案管理人員科研意識、檔案管理意識、工作責(zé)任心，刺激工作的積極性，給予績效獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等，還要經(jīng)常對他們進(jìn)行檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)和科研管理的相關(guān)培訓(xùn)等，提高寫作能力、學(xué)術(shù)水平、分析能力和統(tǒng)計(jì)能力等，從而能夠提高科研檔案管理人員的科研能力，促進(jìn)他們科研能力的提升。