探討如何提升公路科技檔案管理水平

帕提曼·牙森

摘 要：在社會經濟高速發展的時期，社會上的各個行業都在重點關注檔案管理。對公路行業而言，使檔案管理水準得到提升是其工作重點。據悉，現階段國家公路行業在管理科技檔案上存在滯后問題，對公路管理工作的順利開展造成了嚴重影響。本文基于此，對“如何使公路科技檔案的管理水平得到提升”這一議題進行了探討，期望通過本文的研究，能夠為相關人員的工作提供參考價值。

關鍵詞：公共道路;科技檔案;管理水平

引言：一直以來，公路工程都是我國的關鍵投資項目。公路科技檔案可以確保公路管理做到良性運行，同時能夠使真實且有效的信息被公路建設規劃工作、工程設計工作和后期養護工作使用，不但對研究時形成的圖紙以及圖標進行記載，而且涵蓋了書面材料以及證書，表明公路科技檔案非常復雜。在信息時代背景下，此項工作不單是存儲工作，需要使用有效措施來管理科技檔案，充分發揮其作用。

一、公路科技檔案管理問題

首先，對檔案管理工作不夠重視。多數部門過于關心眼前的利益與近期成效，未能考慮到長久管理，對檔案管理有所忽略，限制檔案管理發展，如果部門未能達到長期發展目的或者結果不夠滿意，相關領導人便把注意力移向其他問題，在檔案管理方面的投入不斷減少。工程技術部門不夠重視檔案管理與檔案保存，而且不具備檔案管理崗位。即便存在檔案管理崗位，大部分工作人員都是兼職和外行，由他們完成技術檔案管理，其工作質量及業務水準自然難以保障。

其次，管理方法比較滯后。在社會發展背景下，檔案管理系統卻不夠完善。公路工程的規模很大，且相關地域很廣，內容很多，建設的范圍則比較分散。缺少移動設施及相關存儲設備，數據與資料便不能保存至管理部門，因為缺少系統的科技檔案，工作人員在整理檔案與歸編檔案時需要投入大量時間，而且還會發生丟失檔案問題。

再次，檔案管理人員的專業水準較低。在公路管理及建設時，歸納檔案及整理檔案的工作人員大多未經培訓，管理人員在專業水平上程度不一。同時檔案管理人員的業務能力較弱，無法勝任管理工作，進而使管理效率無法提升。

最后，檔案管理的信息化管理比較落后。現階段，強化信息管理是大勢所趨，不過公路檔案的信息化管理水準較低，科技檔案的利用率很低。部分管理部門不具備必備設施，對公路檔案的信息化管理十分不利。即便具備信息化系統，不過其設備及技術比較落后，對檔案管理起不到很好的作用。

二、提升公路科技檔案管理水平的措施

（一）使檔案管理人員的認知水平得到提升

出于使檔案管理工作效率與檔案管理質量得到提高的目的，應該先對檔案管理人員的認知水平進行提升。有關部門的負責人應該對規范化檔案管理模式進行貫徹，加強對于檔案管理控制的控制，以科學合理的方式來進行檔案管理，避免發生檔案丟失問題。在此背景下，首要領導應該扮演好領頭羊的角色，使檔案管理工作人員在工作時的積極性及能動性得到調動，使他們熱愛自己的工作，在管理公路科技檔案時抱有足夠的熱情[1]。

（二）對信息化的電子檔案管理系統進行建立

在新時代背景下，公路工程應該以更快的速度使信息化的電子檔案管理系統變得更加完善。有關工程單位需要對檔案網絡的歸檔系統進行建立，對自動編制功能進行設置，和現場管理人員對信息聯絡方式進行建立。舉例說明，在施工現場的管理人員可以對檔案管理模式進行熟練掌握的基礎上，管理人員便能夠使用智能手機對檔案管理的網絡歸檔系統進行登錄，盡快把現場的檔案資料傳送至公路工程的檔案管理部門，進而不但可以確保得到原始資料與真實資料，而且可以把現場資料自行整理成電子檔案，使科技檔案在歸檔時的效率得到提升。檔案資料包括甲方和監理方的現場口頭指示和變更前后的原始資料，這些檔案資料可以在變更索賠中發揮重要作用。與此同時，部分已歸檔完成的檔案在電子化處理之后，能夠把檔案儲存至管理數據庫，并且盡快進行備份。全部電子檔案均需進行網絡管理，而且在存檔時依據分密級操作[2]。

（三）增加資源投入

公路工程的科技檔案管理屬于系統性工程，項目管理包括公路工程建設模式以及檔案管理制定工作，所以應該增加資源投入，使檔案管理責任意識得到提升，把檔案事業加入到重要議程中，深層次分析與主動探討檔案管理的問題。首先，公路行業應該實際增加電子檔案管理方面的投入資金，對必須使用的軟件和硬件進行購置，把檔案管理事業應該用到的資料加到年度預算之中。其次，對標準檔案館進行建立。檔案館應該對必備設備進行配備，包括消防器材和空調，而且應該對現代化的辦公設施進行配備，除了掃描儀與打印機外，還有電腦[3]。

（四）提升科技檔案管理信息化建設的速度

第一，增加在科技檔案的信息化建設中的投入，注重對科技檔案管理人員在計算機知識和計算機技能方面的培訓，這樣做的好處是能夠為提升科技檔案管理信息化建設的速度提供便利。第二，對現代化管理手段進行利用，對公路工程的科技檔案的信息化管理系統進行建設，設立科技檔案的信息庫，在信息化管理范圍中增加科技檔案資料，盡量直接在計算機之中對之后維修記錄與現場施工記錄進行錄入。第三，對數字技術進行利用，加工公路工程的科技檔案資料，使科技檔案資料在電子儲存及網格查詢檢索方面的能力水平得到提升，助力檔案管理電子化、檔案管理信息化、檔案管理信息化。第四，對現代化管理模式進行利用，設置公路工程的檔案資料數據庫并使其不斷健全，使科技檔案資料在開發利用方面的效率以及水準逐漸提升。

（五）使檔案利用價值和憑證進行有效結合

對檔案部門來說，在完成科技歸檔工作的過程中，需要把檔案利用價值和憑證結合，進而提升檔案歸檔工作的科學性和合理性。第一，在滿足歸檔需要的基礎上，還應該確保原本的標準。第二，在具體操作時，盡可能使復制文件閾值得到降低，如果未能對原始檔案收集完整，需要使用字跡清晰檔案來替代。第三，原始歸檔與原始收集參考價值很高，在收集完整之后對它進行更換，可以對科學研究過程及結果和生產活動過程及結果進行直接體現。

（六）強化對多元化檔案人才的團隊建設工作

現階段，社會對于檔案管理的有關工作未能引起足夠的重視，在此背景下，許多檔案管理人員的所學專業并非檔案管理，少數人屬于后天學習類型，其余則是兼職工作人員，所以應該強化對于檔案干部和有關工作人員的在職培訓工作，使用多種方式對檔案業務知識和檔案業務技能進行普及，由于檔案法規會不停更新，所以需要組織工作人員對最新規章制度進行更深層次的學習。對公路工程單位而言，出于做好檔案管理工作的目的，工作人員不但應該具備足夠的檔案管理能力，而且應該擁有科學工程專業背景和有關專業背景，比如路面設計背景和橋梁建設背景。此外，需要適當增加檔案管理人員的工作壓力，讓工作人員把壓力轉變為工作的動力，在實踐學習時對自我進行提升。與此同時，對公路行業來說，應該對激勵機制進行使用，如果檔案管理人員的成績非常突出，需要給予獎勵，使工作人員在工作時的積極性得到充分調動。要想完成好公路工程的科技檔案管理工作，首先應該秉承以人為本原則，不但應該做好團隊建設工作，而且需要做好辦公設施建設工作，使檔案管理隊伍具備很高的水平與很高的素質，對檔案管理人員在保密方面、經濟方面、信息方面、現代方面的意識進行不斷加強，進而使從事公路工程的科技檔案管理工作的相關人員的綜合素養得到提升。

結束語：

公路工程的科技檔案工作需要適應建設的進度，為完成數據真實性及可靠性提供保障。依據現今科技檔案管理工作的問題，采用有效措施來提升科技檔案管理工作的質量及水平，包括提升管理人員的認知水平、對電子檔案管理系統進行建設、增加資源投入、使檔案管理的信息化進程得到加快、使檔案利用價值和憑證進行有效結合、強化人才隊伍建設，使公路管理向著健康的方向發展。

參考文獻：

[1]趙長海.試分析如何提升公路科技檔案管理水平[J].蘭臺內外，2020，（07）：37-38.

[2]李進.提升高速公路科技檔案管理的具體策略分析[J].辦公室業務，2019，（10）：130.

[3]馬玲玲.試分析如何提升公路科技檔案管理水平[J].中國管理信息化，2018，21（12）：162-163.