探討如何提升公路科技檔案管理水平

帕提曼·牙森

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)期，社會(huì)上的各個(gè)行業(yè)都在重點(diǎn)關(guān)注檔案管理。對(duì)公路行業(yè)而言，使檔案管理水準(zhǔn)得到提升是其工作重點(diǎn)。據(jù)悉，現(xiàn)階段國(guó)家公路行業(yè)在管理科技檔案上存在滯后問(wèn)題，對(duì)公路管理工作的順利開(kāi)展造成了嚴(yán)重影響。本文基于此，對(duì)“如何使公路科技檔案的管理水平得到提升”這一議題進(jìn)行了探討，期望通過(guò)本文的研究，能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員的工作提供參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：公共道路;科技檔案;管理水平

引言：一直以來(lái)，公路工程都是我國(guó)的關(guān)鍵投資項(xiàng)目。公路科技檔案可以確保公路管理做到良性運(yùn)行，同時(shí)能夠使真實(shí)且有效的信息被公路建設(shè)規(guī)劃工作、工程設(shè)計(jì)工作和后期養(yǎng)護(hù)工作使用，不但對(duì)研究時(shí)形成的圖紙以及圖標(biāo)進(jìn)行記載，而且涵蓋了書(shū)面材料以及證書(shū)，表明公路科技檔案非常復(fù)雜。在信息時(shí)代背景下，此項(xiàng)工作不單是存儲(chǔ)工作，需要使用有效措施來(lái)管理科技檔案，充分發(fā)揮其作用。

一、公路科技檔案管理問(wèn)題

首先，對(duì)檔案管理工作不夠重視。多數(shù)部門(mén)過(guò)于關(guān)心眼前的利益與近期成效，未能考慮到長(zhǎng)久管理，對(duì)檔案管理有所忽略，限制檔案管理發(fā)展，如果部門(mén)未能達(dá)到長(zhǎng)期發(fā)展目的或者結(jié)果不夠滿意，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人便把注意力移向其他問(wèn)題，在檔案管理方面的投入不斷減少。工程技術(shù)部門(mén)不夠重視檔案管理與檔案保存，而且不具備檔案管理崗位。即便存在檔案管理崗位，大部分工作人員都是兼職和外行，由他們完成技術(shù)檔案管理，其工作質(zhì)量及業(yè)務(wù)水準(zhǔn)自然難以保障。

其次，管理方法比較滯后。在社會(huì)發(fā)展背景下，檔案管理系統(tǒng)卻不夠完善。公路工程的規(guī)模很大，且相關(guān)地域很廣，內(nèi)容很多，建設(shè)的范圍則比較分散。缺少移動(dòng)設(shè)施及相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備，數(shù)據(jù)與資料便不能保存至管理部門(mén)，因?yàn)槿鄙傧到y(tǒng)的科技檔案，工作人員在整理檔案與歸編檔案時(shí)需要投入大量時(shí)間，而且還會(huì)發(fā)生丟失檔案問(wèn)題。

再次，檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)較低。在公路管理及建設(shè)時(shí)，歸納檔案及整理檔案的工作人員大多未經(jīng)培訓(xùn)，管理人員在專業(yè)水平上程度不一。同時(shí)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較弱，無(wú)法勝任管理工作，進(jìn)而使管理效率無(wú)法提升。

最后，檔案管理的信息化管理比較落后。現(xiàn)階段，強(qiáng)化信息管理是大勢(shì)所趨，不過(guò)公路檔案的信息化管理水準(zhǔn)較低，科技檔案的利用率很低。部分管理部門(mén)不具備必備設(shè)施，對(duì)公路檔案的信息化管理十分不利。即便具備信息化系統(tǒng)，不過(guò)其設(shè)備及技術(shù)比較落后，對(duì)檔案管理起不到很好的作用。

二、提升公路科技檔案管理水平的措施

（一）使檔案管理人員的認(rèn)知水平得到提升

出于使檔案管理工作效率與檔案管理質(zhì)量得到提高的目的，應(yīng)該先對(duì)檔案管理人員的認(rèn)知水平進(jìn)行提升。有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)規(guī)范化檔案管理模式進(jìn)行貫徹，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理控制的控制，以科學(xué)合理的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理，避免發(fā)生檔案丟失問(wèn)題。在此背景下，首要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該扮演好領(lǐng)頭羊的角色，使檔案管理工作人員在工作時(shí)的積極性及能動(dòng)性得到調(diào)動(dòng)，使他們熱愛(ài)自己的工作，在管理公路科技檔案時(shí)抱有足夠的熱情[1]。

（二）對(duì)信息化的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建立

在新時(shí)代背景下，公路工程應(yīng)該以更快的速度使信息化的電子檔案管理系統(tǒng)變得更加完善。有關(guān)工程單位需要對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)的歸檔系統(tǒng)進(jìn)行建立，對(duì)自動(dòng)編制功能進(jìn)行設(shè)置，和現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)信息聯(lián)絡(luò)方式進(jìn)行建立。舉例說(shuō)明，在施工現(xiàn)場(chǎng)的管理人員可以對(duì)檔案管理模式進(jìn)行熟練掌握的基礎(chǔ)上，管理人員便能夠使用智能手機(jī)對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行登錄，盡快把現(xiàn)場(chǎng)的檔案資料傳送至公路工程的檔案管理部門(mén)，進(jìn)而不但可以確保得到原始資料與真實(shí)資料，而且可以把現(xiàn)場(chǎng)資料自行整理成電子檔案，使科技檔案在歸檔時(shí)的效率得到提升。檔案資料包括甲方和監(jiān)理方的現(xiàn)場(chǎng)口頭指示和變更前后的原始資料，這些檔案資料可以在變更索賠中發(fā)揮重要作用。與此同時(shí)，部分已歸檔完成的檔案在電子化處理之后，能夠把檔案儲(chǔ)存至管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并且盡快進(jìn)行備份。全部電子檔案均需進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，而且在存檔時(shí)依據(jù)分密級(jí)操作[2]。

（三）增加資源投入

公路工程的科技檔案管理屬于系統(tǒng)性工程，項(xiàng)目管理包括公路工程建設(shè)模式以及檔案管理制定工作，所以應(yīng)該增加資源投入，使檔案管理責(zé)任意識(shí)得到提升，把檔案事業(yè)加入到重要議程中，深層次分析與主動(dòng)探討檔案管理的問(wèn)題。首先，公路行業(yè)應(yīng)該實(shí)際增加電子檔案管理方面的投入資金，對(duì)必須使用的軟件和硬件進(jìn)行購(gòu)置，把檔案管理事業(yè)應(yīng)該用到的資料加到年度預(yù)算之中。其次，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案館進(jìn)行建立。檔案館應(yīng)該對(duì)必備設(shè)備進(jìn)行配備，包括消防器材和空調(diào)，而且應(yīng)該對(duì)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施進(jìn)行配備，除了掃描儀與打印機(jī)外，還有電腦[3]。

（四）提升科技檔案管理信息化建設(shè)的速度

第一，增加在科技檔案的信息化建設(shè)中的投入，注重對(duì)科技檔案管理人員在計(jì)算機(jī)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能方面的培訓(xùn)，這樣做的好處是能夠?yàn)樘嵘萍紮n案管理信息化建設(shè)的速度提供便利。第二，對(duì)現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行利用，對(duì)公路工程的科技檔案的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，設(shè)立科技檔案的信息庫(kù)，在信息化管理范圍中增加科技檔案資料，盡量直接在計(jì)算機(jī)之中對(duì)之后維修記錄與現(xiàn)場(chǎng)施工記錄進(jìn)行錄入。第三，對(duì)數(shù)字技術(shù)進(jìn)行利用，加工公路工程的科技檔案資料，使科技檔案資料在電子儲(chǔ)存及網(wǎng)格查詢檢索方面的能力水平得到提升，助力檔案管理電子化、檔案管理信息化、檔案管理信息化。第四，對(duì)現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行利用，設(shè)置公路工程的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)并使其不斷健全，使科技檔案資料在開(kāi)發(fā)利用方面的效率以及水準(zhǔn)逐漸提升。

（五）使檔案利用價(jià)值和憑證進(jìn)行有效結(jié)合

對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，在完成科技?xì)w檔工作的過(guò)程中，需要把檔案利用價(jià)值和憑證結(jié)合，進(jìn)而提升檔案歸檔工作的科學(xué)性和合理性。第一，在滿足歸檔需要的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該確保原本的標(biāo)準(zhǔn)。第二，在具體操作時(shí)，盡可能使復(fù)制文件閾值得到降低，如果未能對(duì)原始檔案收集完整，需要使用字跡清晰檔案來(lái)替代。第三，原始?xì)w檔與原始收集參考價(jià)值很高，在收集完整之后對(duì)它進(jìn)行更換，可以對(duì)科學(xué)研究過(guò)程及結(jié)果和生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程及結(jié)果進(jìn)行直接體現(xiàn)。

（六）強(qiáng)化對(duì)多元化檔案人才的團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作

現(xiàn)階段，社會(huì)對(duì)于檔案管理的有關(guān)工作未能引起足夠的重視，在此背景下，許多檔案管理人員的所學(xué)專業(yè)并非檔案管理，少數(shù)人屬于后天學(xué)習(xí)類型，其余則是兼職工作人員，所以應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)于檔案干部和有關(guān)工作人員的在職培訓(xùn)工作，使用多種方式對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案業(yè)務(wù)技能進(jìn)行普及，由于檔案法規(guī)會(huì)不停更新，所以需要組織工作人員對(duì)最新規(guī)章制度進(jìn)行更深層次的學(xué)習(xí)。對(duì)公路工程單位而言，出于做好檔案管理工作的目的，工作人員不但應(yīng)該具備足夠的檔案管理能力，而且應(yīng)該擁有科學(xué)工程專業(yè)背景和有關(guān)專業(yè)背景，比如路面設(shè)計(jì)背景和橋梁建設(shè)背景。此外，需要適當(dāng)增加檔案管理人員的工作壓力，讓工作人員把壓力轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ鞯膭?dòng)力，在實(shí)踐學(xué)習(xí)時(shí)對(duì)自我進(jìn)行提升。與此同時(shí)，對(duì)公路行業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該對(duì)激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行使用，如果檔案管理人員的成績(jī)非常突出，需要給予獎(jiǎng)勵(lì)，使工作人員在工作時(shí)的積極性得到充分調(diào)動(dòng)。要想完成好公路工程的科技檔案管理工作，首先應(yīng)該秉承以人為本原則，不但應(yīng)該做好團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，而且需要做好辦公設(shè)施建設(shè)工作，使檔案管理隊(duì)伍具備很高的水平與很高的素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員在保密方面、經(jīng)濟(jì)方面、信息方面、現(xiàn)代方面的意識(shí)進(jìn)行不斷加強(qiáng)，進(jìn)而使從事公路工程的科技檔案管理工作的相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)得到提升。

結(jié)束語(yǔ)：

公路工程的科技檔案工作需要適應(yīng)建設(shè)的進(jìn)度，為完成數(shù)據(jù)真實(shí)性及可靠性提供保障。依據(jù)現(xiàn)今科技檔案管理工作的問(wèn)題，采用有效措施來(lái)提升科技檔案管理工作的質(zhì)量及水平，包括提升管理人員的認(rèn)知水平、對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)、增加資源投入、使檔案管理的信息化進(jìn)程得到加快、使檔案利用價(jià)值和憑證進(jìn)行有效結(jié)合、強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，使公路管理向著健康的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙長(zhǎng)海.試分析如何提升公路科技檔案管理水平[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020，（07）：37-38.

[2]李進(jìn).提升高速公路科技檔案管理的具體策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（10）：130.

[3]馬玲玲.試分析如何提升公路科技檔案管理水平[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（12）：162-163.