精益視域下采購管理流程再造的優化

2020-10-09 10:01:11于斌梁新康偉佳

價值工程 2020年27期

于斌梁新康偉佳

摘要：在自由貿易區戰略實施的背景下，打破了以往市場中的貿易壁壘，進而降低了企業經營的成本，為A公司實現國際化的經營戰略提供了契機。對此在本文的研究中，精益思想作為具體的研究視角，分析采購管理流程再造的優化措施。其中，運用案例分析法、文獻研究法等不同的方式，對A公司采購管理流程的現狀進行總結。最終從不同的角度入手，探究流程再造的優化措施。目的是為相關人員提供參考，使其能夠將精益思想融入在采購流程的管理工作中，為公司實現長久發展奠定基礎。

Abstract： Under the background of the implementation of the free trade zone strategy， the previous trade barriers in the market were broken， thereby reducing the cost of business operations， and providing an opportunity for company A to realize its international business strategy. Regarding this， in the research of this article， lean thinking is used as a specific research perspective to analyze the optimization measures of purchasing management process reengineering. Among them， different methods such as case analysis method and literature research method are used to summarize the current situation of company A's procurement management process. Finally， we started from different angles to explore the optimization measures of process reengineering. The purpose is to provide reference for relevant personnel so that they can integrate lean thinking into the management of the procurement process， and lay the foundation for the company to achieve long-term development.

關鍵詞：精益;采購管理;管理流程;組織架構

Key words： lean;procurement management;management process;organizational structure

中圖分類號：F253? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2020）27-0039-04

1? A公司采購管理現狀及目標

在經濟貿易國際化的背景下，A公司的發展迎來了全新的契機，但是因為集團化全球化的采購行為，導致供應鏈的寬度被拓寬、長度也被延長，因此增加了采購管理流程中的風險。結合對A公司采購管理的分析，發現其中存在諸多不足。一方面，采購信息水平較低，難以實現供應商與各個部門之間的準確對接，因此會出現信息不對稱的現象。另一方面，由于供應鏈管理能力較低，依然采用粗放式的管理模式，難以形成系統化的管理流程。正是在這一背景下，本文將A公司采購流程作為具體的對象，分析精益思想下采購管理流程的再造措施。

鑒于上述現狀，一方面希望通過流程再造實現采購組織的重組，進一步提高信息傳遞效率，為A公司的采購管理提供參考。另一方面，對以往的管理流程進行優化，理順供應鏈中各個環節之間的關系，以此來不斷提高市場的響應效率，進而能夠為A公司的發展指引方向，以免出現管理真空等問題。同時基于本文的研究，還能夠有效提高A公司的管理效益，使其在長久發展的過程中，不斷拓寬自身的業務領域，進而在根本上增強公司的競爭實力，為更多企業的發展提供借鑒

2? 精益思想與采購管理流程再造的概述

2.1 精益思想的原則

對于精益思想的原則而言，主要體現在以下五方面：

①正確定義客戶價值原則。企業立足于客戶自身的需求，確定設計、交付、生產的全過程，需要將無效勞動以及資源浪費降至最低。通過這一方式，實現對成本的控制，并且將其轉嫁給客戶。

②識別價值流原則。該原則主要是從原材料入手，經過設計研發、食物轉化、信息傳遞最終成為可以銷售的產品。而這一過程中，則是對不同原料賦予價值的過程。因此識別價值流，是企業在經營過程中對增值活動的尋找，并且實現對非增值活動的控制。

③價值流動原則。該原則的重點為“動”。由于傳統的工作理念在分工協作的過程中，會影響價值流的流動。如果將精益思想融入在其中，便可以確保不同的環節均可以流動，實現對浪費的消除。

④拉動式生產原則。這一過程中，需要將客戶的需求作為具體的目標，嚴格按照相關要求實現定量、設計、生產、采購，并且在既定的時間內完成產品的銷售，滿足客戶的相關需求。在實施該原則的過程中，必須將客戶作為核心，如果不能滿足客戶的需求便會影響產品的銷售，導致企業內部出現產品積壓等現象，不僅影響交付周期，還會導致資金鏈出現斷裂的現象，進而限制企業的發展。

⑤盡善盡美原則。在運用這一原則的過程中，實際上是對以上四方面原則的協調運用，并且不斷加快價值流動的速度。因此需要對價值流分析工具予以有效地運用，深入挖掘隱性浪費的要素，并且予以有效的控制與改進。通過此種方式能夠逐漸形成良性循環，并且保障企業可以達到理想的經營狀態，在盡善盡美的前提下使企業穩定發展，同時增強經營的活力，滿足客戶需求。

2.2 采購管理流程再造的過程

結合圖1的內容可以發現，企業采購管理流程再造的具體過程，包括六個步驟：

①戰略決策階段。這一階段主要是明確企業自身的戰略目標，爭取獲得內部最高管理層的支持，并且對企業戰略目標進行宣傳，不斷提高流程再造的紅利，實現對流程再造機會的深入挖掘。

②流程再造設計階段。這一階段中，主要是流程再造之前的準備階段，需要得到高層領導的支持以后，明確流程再造的具體負責人，并且成立工作小組實現對人力資源以及其他資源的合理配置。通過此種方式，能夠制定更具針對性、詳細性的改造計劃，并且明確資金預算的額度，細化各個工作的關鍵點、目標與標準。

③現有流程診斷階段。這一過程中需要對現有的流程進行客觀的描述，將其作為前提運用科學的工具，實現對現有流程不足的系統分析。其中，在分析弊病的過程中，應該將活動中的瓶頸、多于活動等作為重點。

④流程再造設計階段。這一階段是對當前現有流程中的問題作為前提，通過頭腦風暴等不同的方式，實現對新流程的合理設計，而在設計流程的過程中還需要綜合考慮組織架構、再造目標、信息技術、人員配置等多方面的要素，經過綜合討論與商討逐漸形成更具完善性的采購管理流程。

⑤流程再造實施階段。當完成新流程的再造設計以后，則可以對新組織方案進行平滑過渡，并且完成綜合改進等相關的工作，最終將全新的信息體制作為前提，為流程再造的最終結果提供支持。

⑥評估改進階段。在實施再造流程以后，需要對最終的結果進行綜合系統的評價。該環節的工作，需要對設計目標是否達到既定效果進行檢查與分析，同時還需要將企業全面質量管理活動與管理流程再造的結果相互結合，通過進一步的改善與調整，確保流程再造獲得最佳的實施效果。

3? 精益視域下A公司采購管理流程的現狀

3.1 采購管理組織架構

基于A公司采購部門的組織架構能夠發現，當前采購部門主要負責物料市場分析、采購計劃、采購策略策劃與執行、采購業務執行等工作，具體如圖2所示。

①管理組的主要職責主要是對采購管理體系進行監控、建設，同時對部門人力資源、費用、績效、項目資源協調等進行管理，還涉及供應商商務評價數據的收集與匯總，確保供應風險、質量風險、合作風險能夠得到有效的預防。

②價格組的工作則是在日常的工作中，對物料市場的價格進行系統的跟蹤，并且分析價格的變化趨勢，為后續的采購數據提供參考。除此之外，還需要結合具體的物料成本結構實現對采購成本的進一步分析，以便于將成本控制在最低水平。不僅如此，該組織的工作還需要組織物資采購招議標活動、物料價格談判活動等。

③采購一組主要負責變壓器、牽引電器等項目生產資料的采購計劃編制、合同簽訂以及采購跟單等。二組則負責風電板塊的生產、外用物料采購編制以及進口物料采購工作。三組則主要負責高效板塊生產外用物料的采購計劃、合同簽訂等工作。綜合組則負責工刀具、銅材、辦公用品、焊料、勞保用品等材料的采購、價格跟蹤以及合同簽訂等。

結合以上的組織架構能夠發現，當前A公司的采購管理流程存在不合理的現象，并未將精益思想融入在其中，導致各個小組的工作存在重復的現象，同時也難以對各個小組的具體工作內容進行合理界定。這種現象的存在，會影響采購管理的整體效果，也難以確保采購流程可以更加順利的推進。因此必須針對當前的現狀實現對問題的有效控制，確保組織架構能夠得到調整與優化。

3.2 采購管理具體流程

在掌握A公司采購部門組織架構以后，本文將對具體的采購流程進行析。具體如下：

①編制采購計劃。這部分工作主要由采購部計劃組負責，根據制造計劃或者營銷計劃實現對物料需求的確定，以此來制定采購計劃，然后將其下發給采購組。

②訂單下達與采購跟單。結合具體的采購計劃，采購組可以將EPR系統作為前提，實現對采購訂單的編制。得到經理審核以后將其下發給供應商，為了能夠保障交付進度符合實際需求，采購員必須對生產進度進行實時的跟進，并且根據自身的生產計劃，要求供應商在既定的時間內完成貨物的交付。

③簽訂采購合同。當采購員向供應商下發采購訂單以后，則需要根據采購部所設置的價格上限或者招議標價格的界定，與供應商之間簽訂合同，并且根據合同的內容完成相關工作。

④物料質檢入庫。當供應商完成貨物的生產以后，并且交付給采購人員后，此時必須根據生產的實際需求對物料進行檢驗。這一過程中，需要辦理收入手續、報檢手續等，而物流部則需要安排人員對物料的質量進行分析。當新產品的檢驗結果符合標準以后，則可以按照收件審批流程進行后續的工作，合格以后則可以進行入庫。對于不合格的物料而言，則需要退回并要求供應商完成產品的更換。

⑤發票掛賬與支付。當合同完成審批以后，采購員需要將其發送給供應商，并且確定所有的物料已經完成入庫。此時供應商可以結合合同金額完成發票的出具，并由采購人員在EPR系統中完成發票掛賬，最后由財務部門進行審核，安排供應商付款

4? 精益視域下A公司采購管理流程的再造優化措施

4.1 搭建信息平臺

A公司在對采購管理流程進行再造優化的過程中，要想實現集團化管控的目標，必須將信息技術作為基礎，借助先進的網絡技術等實現對業務流程的重新安排與組織，確保信息能夠在各個部門之間以高效、快速、便捷的方式完成傳遞，減少信息傳遞出現的斷點，并且能夠剔除不增值的環節。對此，A公司需要積極構建信息化平臺，將其作為切入點實現對采購管理流程的再造，其中信息平臺需要具備的功能包括：

①大數據分析功能。經過多年的發展，A公司已經成為集團化公司類型，因此業務所涉及范圍較廣，包括工業、電力、軌道、風電等，客戶的需求具有多樣化的特點，因此必須采用大數據分析的方式才能夠掌握客戶的具體需求。營銷部門應該對客戶的需求完成預測，第一時間反饋客戶的交付要求、需求數量等內容;檢修部門則應該結合產品的運行狀況，實現對常換部件與易損部件的統計;采購中心必須在第一時間運用信息技術更新物料的成本數據，并且根據具體的特征設計供應鏈結構;生產部門需要及時更新與產品相關的生產速度。通過以上數據的分析，可以制定供應商管理策略與采購決策等。

②采購信息化。對于采購中心而言，可以結合數據分析的結果制定招標工作、采購策略，并且運用在線招標的方式，基于信息系統向供應商發送在線招標通知、平標通知、下達中標通知等內容，縮減招標時間，在提高工作效率的同時，能夠有效避免串標、腐敗等問題的出現。

③供應商數據庫信息共享。運用信息平臺可以對供應商進行分類、分級的管理，實現對供應商產品使用規范、企業規模、客戶群、運行業績、交易習慣等信息的詳細分析，便于A公司各個部門能夠直接查閱供應商的相關內容，實現對供應商選擇周期的控制，并且能夠有效節約成本。同時此種方式還可以實現對供應商產品的有效監督，便于為后續的生產奠定堅實基礎。

4.2 完善支持機制

對于采購管理業務流程再造而言，必須將以往的操作流程管理模式予以打破，因此所涉及的范圍較廣，必須不斷完善支持機制，確保各項工作能夠順利推進。這一過程中，A公司可以將以下的策略應用在發展中：

①管理層必須堅定決心。A公司的長久發展中，銷售規模有幾億元，已經發展至幾十億元，但是采購依然采用粗放化的管理模式，一定程度上限制了公司自身的發展。除此之外，采購流程與技術、質量、采購、工業、子公司存在緊密的關系，因此管理流程再造的規模較大。因此管理層必須充分認識到流程再造的優勢以及必要性，不斷堅定流程再造的信心與決心，實現對各個層級人員的動員，使其逐步參與到流程再造工作中。

②管理層需要授權。一旦決定進行采購管理流程再造以后，管理層需要確定項目經理，并且使其具備充分的權利，由項目經理對組員完成挑選，形成流程再造項目組。在隨后的工作中，需要界定管理層與項目經理之間的責任分工，明確項目經理所決策的范圍、匯報范圍等，并且制定匯報機制，提高工作的具體效率。

③考核機制。目前，由于A公司采用流程再造處于初級階段，因此必須不斷對考核機制進行完善與調整，以此來調動全體員工的積極性。這一過程中，A公司需要結合利益方、各級管理人員以及項目成員等多方面的具體情況，簽訂績效指標責任狀況，并且不斷細化獎懲的細則與標準。不僅如此，A公司還需要充分發揮典型事件、典型案例的作用，以此來做好榜樣宣傳或者警示教育等工作，向全體人員展現流程再造工作的決心。

4.3 強化文化宣傳

A公司在開展采購流程再造的過程中，需要積極做好文化宣傳工作，不斷對供應鏈管理、采購管理業務管理以及精益管理等人員進行教育培訓，增強人員的綜合素質，在思想方面形成流程再造的共識。其中在開展的宣傳與教育的過程中，主要包括以下幾方面的內容與措施：

①對公司的經營環境變化進行宣傳。由于當前的市場競爭十分激烈，需要將客戶需求放在首要的位置，且屬于公司發展的基礎。但是由于客戶的需求處于變化的狀態中，無論是多樣化還是個性化，均需要公司加大重視力度。對于經營環境而言，由于國家積極推進一帶一路倡議、自由貿易區戰略等，加之國際物流、互聯網技術、國際貿易、經濟全球化的發展，使得經濟全球化已經成為必然的發展趨勢。但是A公司的采購管理與當前經濟市場的匹配性較低，依然處于劣勢的競爭地位，所以也必須對流程進行再造。期間，A公司可以成立流程再造宣傳委員會，對當前的經營環境進行大力的宣傳，為全體員工構建良好的環境氛圍，加深全體人員對流程再造的認識。

②公司戰略愿景進行宣傳。對于企業自身的發展而言，一部分的目的是為了員工謀取更多的福祉。因此A公司在對采購業務流程進行再造的過程中，必須不斷適應自身的發展戰略，采用圖表化數據化的方式完成直觀的宣傳。同時還需要深入分析公司戰略與采購流程之間的匹配程度，重點突出員工日常操作復雜、抱怨多等問題。然后對流程再造以后的效果進行宣傳，包括工作量減少、工作程度復雜降低等，讓員工不斷形成大局意識，進而自愿參與到流程再造的相關工作中。

③積極開展理論知識宣傳與培訓工作。通常情況下，人們對于陌生的事物會存在反抗心理，所以必須積極組織相關人員對流程再造的知識進行全面學習。基于這種方式，不僅可以優化內部的宣傳效果，還能夠加深全體員工對流程再造的認識，便于熟悉流程再造的既定要求與規則等。同時還需要對供應鏈管理、精益思想等內容予以深入學習，邀請相關利益方參與到流程的再造設計工作中。

4.4 組建專業隊伍

A公司采購流程再造的目標，實際上是進一步提升采購管理的集團化、集中化、專業化、全球化水平，因此必須對執行者提出較高的要求。面對這一現象，A公司需要組建專業的人才隊伍，為流程再造的工作提供人才支撐：

①供應鏈管理層面的人才。在十三五期間，A公司已經形成了國際化經營的氛圍與體系，同時透明的供應鏈管理已經具備了全球化的特點。但是，增加了管理與監督的難度。對于這一現象，需要由專業的供應鏈管理人才開展工作。正因如此，能夠高效快速識別供應鏈中潛在的優質供應商以及危機風險。也就是說，必須要求管理人員具備豐富的工作經驗，同時能夠將專業知識應用在實際工作中，引導供應商與公司建立良好的合作關系。

②成本核算人才。通常情況下采購的價格管理會與成本管理存在緊密的關系，一旦不能對成本進行有效的分析，那么必然會增加成本或者增加庫存。因此需要對物料進行深入的成本分析，了解每一項物料包裝、運輸、制造、原材料、利潤管理的費用結構，再通過相應的技術方式實現對價格的談判，以便于實現對成本支出的有效控制。

③信息化人才與復合型人才。由于A公司采購流程再造必須將信息技術作為基礎，所以需要由專業的信息人才完成平臺的搭建與維護。而復合型人才則是滿足商務技術部門的工作需求，實現對公司技術部門與供應商之間的連接，確保溝通能夠順利推進。因此A公司日常的發展中，需要對信息化人才與復合型人才進行專業的培養，以此來滿足公司發展的需求，還能夠為流程再造提供保障。

5? 結語

綜上所述，在本文的分析中將A公司的采購管理流程作為具體的研究對象，分析當前采購流程的現狀，并且將精益思想作為前提，探究采購管理流程再造的具體措施。期間，發現要想實現采購管理流程再造的既定目標，必須將信息化技術應用在其中，并且對以往的支持機制進行創新與完善，不斷強化文化宣傳的整體效果。除此之外，還需要構建專業的人才隊伍，將其作為基礎推進采購管理流程再造工作的進程。只有如此，才能夠將精益思想融入在采購管理工作中，并且能夠不斷強化管理流程的效果，對于推動公司的發展具有深遠意義。

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