基于多級企業項目管理問題的優化策略淺析

于萍 劉洪緯 張詩敏 姜山 宋智斌

摘 要：為了提高項目管理效率，優化含有多級子公司企業的項目管理模式。本文從多級企業項目管理的問題分析出發，從加強項目管理培訓、完善項目管理流程、搭建項目管理信息化平臺和建立規范的項目管理績效考核方法四個方面給出多級企業項目管理優化策略。本文提出的多級企業項目管理優化策略不但優化了多級企業項目管理流程，而且為提高企業項目管理效率提供了策略，為實現企業降本增效的戰略目標提供參考。

關鍵詞：項目管理;多級企業;降本增效

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）09-0250-03

0 引言

隨著企業發展和企業的高新技術戰略布局，為了推動科技進步，增強企業創新能力，培養高質量的創新型人才，優化企業項目管理的流程逐漸成為廣泛關注的重點。目前，國內外已有大量對于企業項目管理的研究。項目管理理論最初是由項目管理相關技術發展而來，1965年國際項目管理協會（International Project Management Association，IPMA）在歐洲成立，1969年美國項目管理協會（Project Management ?Institute， PMI）成立[1-2]。中國項目管理委員會對項目管理做了如下定義：“項目管理就是基于系統思想和權變理念、面向對象的組織管理方法論”[3]。在項目管理的過程中建立臨時性的專門組織——即項目團隊，其運用各種方式、方法對項目的整個流程進行前期規劃、組織節點進度設計，以及后期的進程把控和有關指導工作，從而可以實現對項目進度的動態管理和項目成果和目標的協調與優化。甄進明認為必須以企業戰略規劃的方式構建企業項目管理體系。在進行規劃時應重點構建以項目管理為核心的項目管理體系而不是如何對單個項目進行管理[4]。在進行企業項目管理過程中，設立專門的項目管理團隊即建立項目管理辦公室（Project Management Office， PMO）是十分必要的。王祖和、聶香探討了在矩陣式組織結構下，PMO可以是項目管理的支持者、項目的控制者和項目戰略的管理者[5]。大量的學者探討了如何進行企業項目管理的優化[6-10]，但是對于擁有多級子公司的集團企業如何協調子公司與集團中心的項目管理進程，提高項目管理效率并沒有深入研究。本文將針對擁有多級子公司的集團項目管理中存在的問題展開深入分析，并對企業項目管理優化策略進行研究，從而提高企業項目管理效率，優化項目管理進程，增強企業創新活力。

1 多級企業項目管理問題分析

1.1項目管理認知不足

（1）從事項目管理工作的管理崗位人員對項目管理認知不足。在多級企業項目管理的過程中，雖然集團中心和各分級子公司均形成了一定的項目管理團隊和技術專家團隊。但是各團隊對于項目管理體系的認知存在一定程度的不匹配現象，對于各類項目的把控力度各不相同，在項目管理的過程中，各級公司管理人員沒有形成一套統一且準確的管理思維，認為只要備案、審查了項目的申報、節點把控、經費預算、結題整個過程就是在進行項目管理。對項目管理缺乏自上而下整體的認識和自下而上遞進式的反饋，導致集團和各分公司的項目管理人員管理的認知深度、管理高度、執行方法沒有形成統一的體系。項目管理工具沒有統一準確的理論知識作為支撐，自然也無法發揮它強大的作用。

（2）各項目組成員對項目管理的認知不足。項目負責人對整個項目組起到監督、管理、把控項目進程和跟進執行項目經費預算的作用。但是部分項目負責人缺乏對項目管理的系統性認知以至于對項目前期論證調研不充分、項目節點把控不嚴，容易出現項目進程拖沓，浪費項目經費等問題。另外，項目組的成員由于沒有領會到項目管理工作的重要性，缺少對項目管理工作的認同，在完成項目的過程中規范意識薄弱，工作積極性較差。沒有對項目管理的正向認知，項目管理的效率就會下降。

1.2項目管理流程混亂

對于包含多層層級結構的“集團中心—二級公司—三級公司—……”的企業結構模式，項目管理流程常常會發生管理效率低下、審批權限不明確、項目管理流程混亂等問題。這是擁有多級子公司的企業與普通企業相比在項目管理上面對的最嚴峻的考驗。集團中心和各層級機構通常對項目管理均會制定一套相應的管理辦法和管理流程。而管理辦法和管理流程的不完全對接，往往會帶來項目組工作人員的負擔，造成項目立項、審批、驗收等過程重復提交大量材料，增加了企業的成本支出，降低了企業員工的工作效率。另外，在各層級子公司沒有形成嵌套的100%的對接式管理流程之前，各項目負責人只能根據自己工作經驗從項目的類型和歷史類似項目執行的方法等角度對項目進行跟蹤和事項處理。各層級間不同的流程也會使得其他部門不知道該如何配合項目負責人和有關專家的工作，也容易造成工作過程中的對接疏漏和不愉快。

1.3項目管理信息化程度不夠

隨著國家“五位一體”的戰略布局，國家對于經濟建設重視程度持續提高，信息化產業技術的發展帶動了周邊大量行業的迅猛發展。各類APP和信息化平臺的建設，為諸多領域帶來了“無紙化辦公”的福音。但是目前在項目管理方面的“無紙化”水平還不夠高。項目管理軟件是企業實現項目管理高效化、無紙化、便捷化的重要途徑，而目前多級企業更急需一套合理高效的嵌套式項目管理軟件工具。選擇合適的項目管理工具，對提高企業項目管理的效率、規范企業項目管理流程、建立項目管理檔案、管理項目參與人員績效等具有極大的推動作用。

另外，不同層級公司之間沒有建立起一套統一完善的項目管理信息化系統，缺乏高效的信息傳輸工具。通過對目前企業內主要信息傳遞內容及方式的研究發現，目前項目管理團隊獲得項目信息的渠道主要有：文件、進度總結、會議、報告、OA系統等。且提交材料和項目備案時仍采用Microsoft Office一系列辦公軟件。在項目申報，驗收等材料遞交時，浪費了大量的紙張資源，增加了不同層級之間多道重復審批環節，大大浪費了員工、項目管理人員和領導專家的工作時間。

1.4項目管理績效考核方法不規范

在激勵和鼓勵企業員工積極開展項目工作、明確不同員工對項目貢獻度上，沒有形成完備且規范的績效考核方法。部分企業在項目管理的過程中甚至沒有制定項目管理績效考核辦法，使企業員工逐漸喪失推進項目進程的積極性，影響了企業的收益和員工之間的關系。而已建立起項目管理績效考核制度的企業也存在這以下問題：（1）績效考核方法不科學，缺乏數據考評指標和定量化的考評辦法，多數由項目負責人、項目管理辦公室成員、以及相關領域專家的主觀判斷，缺乏客觀性和科學性。（2）績效考評目的不明確，為考核而考核，存在著一定的形式主義。（3）通常情況下，僅依據項目階段性工作報告的內容、答辯情況和經費預算執行情況進行考評，在過程中沒有對項目管理人員的管理能力和專業知識的考核、項目參與人員的工作執行能力的考核，更沒有對各層級子公司的項目管理能力的評價和考核。

2 多級企業項目管理優化策略

2.1加強項目管理培訓

要想實現高效管理各類項目，使企業員工能夠準確掌握集團中心和各分級公司的項目管理流程和項目管理辦法，需要大力加強項目管理培訓。從根源上解決項目管理體系松散，各層級子公司員工對項目管理認知不夠的問題，通過加強培訓，使企業員工心中均能對集團和各所屬分支機構項目管理的構架有全面系統化的了解。企業可以階段性邀請項目管理顧問開展講座對項目管理人員、項目執行人員進行培訓。也可以利用網絡資源優勢，在企業微課堂等培訓學習平臺中，增加項目管理培訓板塊，使項目參與者、項目管理者都能利用工作之余的空閑時間，掌握項目管理的基礎知識，為后續開展項目管理工作夯實理論基礎，增強企業員工對于項目管理的認知。

2.2完善項目管理流程

企業項目管理流程體系是從項目準備到項目收尾全過程范圍內流程的集合。對于含有多級子公司的大型企業來說，嚴格把控項目管理流程是一項頗有難度的工作。經過1.2節的分析，多層級之間項目管理流程的不完全對接，給企業員工和領導專家等帶增加了工作難度。企業應該由上至下制定一套涵蓋范圍廣、系統化的項目管理辦法，讓員工可以有章可循，有法可依。同時，各層級之間應規范項目管理流程，從立項—啟動—節點檢查—驗收等諸多環節出發，對不同環節各層級間應使用相同的把控力度。

另外，對于各層級之間的重復審批流程，應由下自上的由項目管理辦公室安排專門的項目管理人員在對應的時間組織收報審批材料，避免項目組重復提交多項重復材料，加快項目管理工作進度，提升企業項目管理效率。

2.3搭建項目管理信息化平臺

多數企業單個項目管理信息是通過郵件、報告、會議、Excel、OA系統進行傳播和發布的。由于沒有完善的嵌套式的項目管理平臺，使得項目信息在各層級公司之間的流通不暢，流程中出現斷點，因此無法為項目管理團隊和企業提供充分的幫助。因此，要構建多級企業項目管理體系必須通過信息化的管理平臺對各層級的項目信息、企業資源信息、項目財務信息等進行整合和管理，保證信息傳遞的速度和準確性。各類信息準確、有機的結合對協助各層級公司項目管理工作的銜接，實現一體化、規范化的項目管理流程，達到項目管理流程工作的可查可控可索引和信息的共享大有裨益。項目管理信息化平臺以項目管理專業軟件和辦公軟件為接入口。項目管理中有大量的信息需要處理，通過項目管理軟件能夠進行復雜的時間和資源調度，還能夠幫助進行風險分析和形成適宜的費用計劃等[1]。搭建項目管理信息化平臺可以整合項目進程中的各項信息，減少項目團隊的工作量，將項目從申報立項到驗收的過程公開化、簡潔化。在項目管理系統中可以通過索引數據生成各類進度圖表，得到各層級公司項目管理總體情況和各具體項目的執行情況，通過軟件設置的各種計算路徑迅速生成科學的計算結果，從而為項目進度管理提供了極大方便。

對于擁有多層分支機構和子公司的大型企業，建立項目管理信息化平臺顯得更為重要。通過搭建涵蓋多級子公司的項目管理系統，可以盡量實現“無紙化”辦公，減少逐層遞交紙質材料的成本。項目團隊通過互聯互通的平臺，可以實現在子系統填報材料，獲取子公司項目管理人員、技術專家等審批通過后，自動上報上級機構，大大簡化了審批程序，實現降本增效的企業戰略目標。

2.4 建立規范的項目管理績效考核方法

要想實現提升企業項目管理績效的目標，首先應當完善績效考核體系，要求擁有一套覆蓋多級企業各層級的項目管理績效考核制度、項目執行工作管理細則以及項目實施結果考評標準在內的一體化、系統化、科學化的項目管理績效考核制度。企業項目管理考核制度是項目管理人員、項目負責人、項目參與人在項目推進過程中可參考的規范化標準，只有有完善的項目管理考核制度才能使全體員工在執行過程中有章可循，不會造成明顯偏差，導致預期結果和實際結果偏離的情況。在對項目經理及團隊進行績效考核與分配設計時，需要重點關注三個問題：第一個問題是誰在干？第二個問題是干了多少？第三個問題是干得怎么樣？在項目規劃和進展的過程中，隨時更新項目各子模塊的實施執行人員清單。將工作量定量化，通過定期匯報，成果檢查等方式盡可能最真實地反應員工工作量的差異。對項目團隊完成的工作進行質量驗收，將項目做得好壞用評分去衡量。形成一套項目管理績效考核方法，與企業日常的員工績效考核相結合有助于各部門更加深刻了解到部門運行情況。將項目運行狀況納入至考核范圍中，提高了員工參與項目的積極性。同時在項目管理信息化平臺的幫助下，未來可將定性化指標定量化，提高項目管理的科學性。另外，在含有多層級分公司的企業中，針對不同級別的項目需根據項目類別分類分子公司層級逐步制定一套合理的項目管理績效考核辦法，激發員工工作潛力。

3 結語

本文從含有多級子公司的企業項目管理的問題分析出發，找出含多級分支機構企業項目管理中存在的問題，繼而對企業項目管理的優化策略進行分析，通過加強項目管理培訓、完善項目管理流程、搭建項目管理信息化平臺和建立規范的項目管理績效考核方法四個方面改進多級企業項目管理模式，優化項目管理策略。通過本文所進行的項目管理優化策略研究，可以為企業提高項目管理效率、加強企業項目管理質量、實現企業降本增效的戰略目標提供一定的支持。

參考文獻

[1] 王芳芳.秦皇島通聯公司項目管理體系構建研究[D].秦皇島：燕山大學，2012.

[2] PMI.PMBOK?Guide（Fifth Edition Pre-Release Version）[M].PMI，2012（10）：350-377.

[3] 中國（雙法）項目管理研究委員會.中國項目管理知識體系[M].北京：電子工業出社，2008.

[4] 甄進明.項目管理就是企業的運營管理[J].項目管理技術，2005（10）：12-17.

[5] 王祖和，聶香.基于PMO的企業項目管理組織結構[J].項目管理技術，2008（2）：22-25.

[6] 陳建中，文俊翔.高新技術企業研發項目管理模式優化研究[J].企業家天地，2010（9）：49-50.

[7] 熊曙暉.基于企業戰略的項目管理體系構建與優化[J].現代經濟信息，2019（7）：111.

[8] 何勇，熊艷.基于戰略視角的企業項目管理模式研究[J].企業改革與管理，2019（3）：13-14.

[9] 陳彬.提高企業項目管理經濟效益的策略探究[J].現代商業，2019（12）：114-115.

[10] J.Kirsila，M.Hellstro，K.Wikstrom.Integration.As a Project Management Concept：a Study of the Commissioning Process in Industrial Deliveries[J].International Journal of Project Management，2007（25）：714-721.