試論小數據在檔案信息個性化服務中的應用

崔艷紅

【摘要】小數據分析在檔案信息服務體系中的應用問題正在逐漸引發檔案服務者的關注和思考。本文通過檔案信息集成個性化服務框架設計、檔案信息集成個性化服務實現過程及檔案信息個性化集成服務的實現保障三個方面分析小數據在檔案利用體系建設中所體現的價值。基于小數據檔案信息個性化服務的推廣應用，在進一步提高檔案信息化程度、優化檔案利用模式、豐富檔案服務形式、提高檔案工作效率等方面能夠發揮重要作用。

【關鍵詞】小數據;檔案信息;個性化服務

近年來，大數據的作用和價值引發了各行各業的廣泛關注與探討，而在檔案利用體系建設方面，應用小數據分析能夠為檔案服務提供新的工作思路和研究方向。小數據又稱為個體資料，是通過個體化的數據跟蹤與整合的方式形成用戶數據，從而更好的為用戶提供服務的數據分析模式。通過小數據的收集、整理和分析，能夠實現對于用戶個體特征、行為及需求的詳細分析和精準預測。小數據能夠立足于用戶個人的微觀世界，基于有限的樣本空間、應用較小的數據分析成本投入，為檔案利用者提供個性化、專業化、便捷化的高效服務。

一、基于小數據的檔案信息集成服務框架設計

小數據具有數據量小、整合分析簡便及成本投入較低的特征和優勢，基于小數據的檔案信息個性化服務是建立在對于不同用戶全方位數據分析的基礎上，以用戶對于檔案信息的需求為目標的個性化檔案信息資源集成服務方式，是語義網時代檔案信息服務的一項新的嘗試，用戶小數據的分析和研究對于檔案資源服務體系建設具有創新意義。根據我國檔案信息化的發展現狀及當前對于檔案資源利用的服務需求，引入用戶小數據分析理念為檔案信息集成服務做出框架設計，詳情如“圖1”所示：

在基于小數據的檔案信息集成服務系統中，主要呈現為“檔案信息集成服務平臺界面”“用戶需求分析系統”“小數據管理系統”“檔案信息集成系統”及“檔案信息管理系統”5個部分，其中“小數據管理系統”和“用戶需求分析系統”是整個檔案信息集成服務系統的核心部分。“用戶需求分析系統”根據接收不同用戶發出的檔案資源信息需求，同時以“小數據管理系統”中所記載的此用戶小數據信息來分析、判斷并鎖定這一用戶所需要的檔案資源信息，這兩個部分可以合并稱為檔案信息集成服務系統的決策指揮中心。“小數據管理系統”在收集用戶信息的基礎上為用戶需求分析系統提供數據支持，其中按照條件存儲著不同用戶的不同數據，系統可以利用小數據管理記錄用戶對于檔案資源信息的應用習慣和需求特征。例如，應用檔案信息集成系統開展一項檔案專項編研工作，編撰者前期會根據編研主題瀏覽大量相關檔案信息，在此基礎上經過篩選、提煉、加工最終形成編研成果，而在初期海量資料的瀏覽過程中，小數據管理系統便可以根據用戶的瀏覽足跡及相關資料的利用頻率為用戶提供更為準確便捷的信息服務。“檔案信息管理系統”的作用是管理各類檔案資源，是進行數據管理和用戶需求分析的基礎。“檔案信息集成系統”是根據用戶需求對于相關的檔案資源進行分析、歸類及提取。“檔案信息集成服務平臺界面”根據檔案數據的集成結果按照用戶需求將相關檔案信息反饋給客戶。在完成這一套用戶資源需求集成的基礎上，“小數據管理系統”同時會按照客戶的需求及反饋結果將該客戶的應用過程進行存儲，為下一次提供更好的檔案信息集成服務奠定基礎。

二、基于小數據的檔案信息個性化服務需求分析

基于小數據的檔案信息集成服務的實現過程是一個檔案服務者與檔案信息需求者以及檔案信息集成系統不斷交互的過程。檔案服務者根據不同時間和背景下的用戶需求，調整系統的服務內容、改變系統服務模式、更新服務策略，以便為用戶提供優質的檔案信息服務。檔案信息集成服務過程在用戶發出檔案信息請求之后，如“圖2”所示，主要包含“用戶需求理解”“用戶需求分析”“檔案信息集成”“檔案信息提供”“服務效果評價”5個主要步驟。

（一）對用戶需求的理解。用戶需求理解和需求分析部分，是基于小數據的檔案信息集成服務實現的起始階段，對于保障檔案信息服務質量具有基礎性作用，如不能準確把握用戶需求就會在提供信息服務過程中出現偏差。這一步驟實現的關鍵是對于檔案信息利用者的需求進行準確的分析判斷，并在參考小數據管理系統提供用戶個體數據的基礎上，根據檔案信息利用者的工作領域及查閱歷史對于所提出需求展開邏輯判斷，以便準確掌握用戶的真實需求。進而從不同角度上對于用戶需求進行全方位分析，最終形成一個易于系統識別和處理的單一問題。

（二）檔案信息資源集成和檔案信息提供。檔案信息資源集成和檔案信息提供這一步驟，主要是通過“檔案信息管理系統”和“檔案信息集成系統”來完成，在檔案信息管理系統所包含的檔案資源基礎上，通過對于相關信息的分析、歸類、提取等操作進行檔案信息集成，并將信息集成的結果提交給檔案資源利用者。

（三）服務效果評價。服務效果評價環節是整個檔案信息服務流程的檢驗者，可以通過檔案信息利用者和檔案服務者兩個緯度對于服務效果做出評價，檔案信息利用者根據系統提供數據與自身需求的匹配程度為檔案信息集成服務做出評價，檔案服務者從服務的角度考量檔案信息管理系統的資源完整性，系統集成的準確性和及時性等服務效果，對于檔案部門適時進行服務策略的革新提供實踐參考。在服務評價完成后，如評價結果較高便可以結束此次檔案信息服務過程，如評價結果較低可返回用戶需求理解環節，進行新的一次檔案信息集成服務過程。

三、檔案信息個性化服務的實現路徑

基于小數據的檔案信息個性化集成服務是檔案利用體系建設方面一項新的思考和嘗試，為保障服務能夠高效優質實現，需要檔案部門在提高檔案意識、完善檔案信息管理體系及優化用戶小數據管理模式幾個方面加大工作力度。

（一）提高檔案服務部門的服務創新意識。檔案信息個性化集成服務的實現需要檔案服務者不斷提升服務創新意識，積極接納隨著時代變革而引入的新的理論知識和工作方法，努力摸索能夠帶給利用者更加高效、便捷、準確的服務策略，并根據服務對象的不同、服務時間的變化及服務環境的轉換展開深入研究，以便及時調整服務的方式和內容。

（二）完善檔案信息管理體系。檔案信息管理系統是進行檔案信息集成的數據來源，是基于小數據的檔案信息個性化集成服務得以實現的基礎，完善檔案信息管理體系建設，要求檔案管理部門以用戶需求為中心集合檔案資源，檔案資源的集合程度直接影響著檔案利用者對于信息集成服務的滿意程度。另外，完善檔案信息管理體系還應著重于對于檔案資源的結構化處理，將非結構化的檔案資源結構化處理后能夠易于系統的識別操作，從而有效提高檔案信息集成系統的服務水平。

（三）優化用戶小數據管理模式。基于小數據的檔案信息個性化集成服務的核心在于應用小數據分析所表現出的個體差異對于檔案利用者展開針對性的服務，其中用戶小數據系統的優化建設是影響服務水平的關鍵因素，一方面檔案部門應著眼于小數據的采集工作，根據用戶屬性、用戶行為檢測及外圍影響等幾個方面建立數據采集的基本要點，另外對于用戶個人信息的保護，在合理合法的范圍內開展工作是進行檔案信息集成服務的必要條件。

四、結語

基于小數據的檔案信息集成服務系統是在通過信息平臺集成歷史檔案資源的基礎上，通過小數據分析，根據用戶的個體需求，為用戶提供檔案信息服務的過程。基于小數據的檔案信息個性化服務的推廣應用，能夠進一步推進檔案信息化程度、優化檔案利用模式、豐富檔案服務形式及提高檔案工作效率，同時也能夠為進一步優化檔案工作的“資源體系建設”“利用體系建設”及“安全體系建設”提供新的思路。

【參考文獻】

[1]李立睿，鄧仲華.“互聯網+”背景下科研用戶的小數據融合研究[J].圖書情報工作，2016（6）：58-63.