關于企業費用報銷中存在的問題及應對措施分析

劉曉

[摘 要]企業費用與收入相對應主要是指企業在經營過程中產生的影響企業所有者權益、除所有者分配利潤之外的經濟利益總流出。這部分費用的支出一定程度上會減少公司的營業利潤。企業可以通過制定規范化的費用報銷審核流程，約束財務部門的報銷行為，明確費用支出明細，加強企業費用支出管理，為企業創造更大的經濟利益。針對企業費用報銷過程中存在的問題，文章進行詳細探索和闡述，提出對應的解決措施。

[關鍵詞]企業費用;費用報銷;財務監督體系

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.25.101

現在我國大多數企業都非常重視財務報銷工作，但是在報銷過程仍然會出現各種問題，比如，一些報銷原始憑證會因為不可預知因素出現問題，最后導致費用審核出現差錯。因此，需要企業高度重視財務報銷工作，并有針對性地提出有效措施解決其中存在的問題，為企業創造更大的經濟利潤。

1 企業費用報銷中存在的問題

1.1 費用報銷制度不具備較強可操作性，報銷過于依賴人工

雖然很多企業都制定了費用報銷管理方法，但由于需要報銷的費用類型比較復雜，導致每種費用在報銷時并沒有明確的科目種類及需要提供的原始工具。很多時候會存在不同財務人員針對同一費用計入不同科目和原始單據的情況，直接違反了一貫性原則。每個人判斷同一事件會有不同觀點，甚至同一人在不同時期對同一事件也會有不同的判斷。因此，如果報銷過程中某一環節出現人員調動，那么也會極大地影響報銷的一貫性，甚至會導致前后數據不一致。

1.2 審核流程過長，審核人員缺乏工作責任意識

由于審核過程中需要經過較多審批人以及過程的審核流程，報銷人要經過一段時間才能收到報銷款目，長此以往，導致報銷人并沒有很高的感知體驗，在工作中也逐漸失去積極性，大大降低了其工作效率和質量，當公司遇到需要進行財務核算的重要時期，會計人員也會因此承擔更大的工作壓力。審核人員的增加，難免會出現相互推脫和敷衍了事的情況，很多審核人員都沒有真正履行自己的審核責任，并不具備較強的工作責任意識，最后導致無法真正有效落實費用報銷的事前審核工作。

1.3 財務部分工作人員的專業技能低

現階段，我國大多數企業財務部門的工作人員存在綜合能力參差不齊的情況，有些企業的財務人員并沒有及時了解國家新推出的一些關于財會知識、財政稅收法規以及票據相關法律法規等信息，或者僅僅是了解卻沒有熟記于心，很多專門負責費用報銷的工作人員并沒有具備很強的專業知識業務能力和職業道德修養，在報銷過程中常常會出現各種各樣的問題，從而導致企業的費用報銷審核工作質量低下，對企業的未來發展有很大的阻礙作用。

1.4 缺乏健全的管理機制

現階段，我國大多數企業將財務報銷工作作為財務部門的本職工作之一，所以沒有加強管理財務報銷，并未意識其對整個企業發展的影響，僅僅只是制定一些相關管理規范及報銷制度，而沒有真正落實日常監督管理。因此，很多員工為了謀取私利會報銷一些虛假費用。還有一些企業財務人員并沒有仔細核實報銷人提供的原始憑證，最后出現嚴重的虛假報銷情況，導致企業損失大量資金。

2 解決企業費用報銷問題的有效措施

2.1 制定具有較強可操作的費用報銷制度

在高效運轉的財務系統中，每個環節的工作都需要相應的制度支持。其中企業使用最多、工作人員涉及范圍最廣的制度就是費用報銷制度，如果這個制度中并沒有詳細并具體地規范員工的日常報銷工作，則無法真正發揮其指導作用。為此，企業可以利用流程圖明確日常報銷的審批人員、報銷步驟以及內容，讓員工可以直接通過工作清單的形式了解報銷中需要準備的原始單據。同時還應該明確相關財務人員的工作責任和義務，確保整個流程的嚴格性和規范性，從而加強企業的財務報銷管理。

2.2 加強報銷審核工作

企業內部財務部門工作人員是否能保持高效率的報銷工作與報銷審核工作有很直接的關系。因此，企業一定要重視財務報銷的相關審核工作，財務部門的相關人員一定要先嚴格審核準備報銷費用的原始發票數據以及相關憑證是否符合標準，才能正式開展財務報銷工作，這就要求企業要真正落實審核工作。一定要確保員工報銷的原始憑證是真實可靠，并符合相關法律法規，只有確定以上種種數據完全符合報銷規范才能給予報銷。根據《會計法》中第十四條規定可知，相關會計機構和會計人員在審核原始憑證的過程中，一定要嚴格遵守國家統一的會計制度規范，同時其有權利不接受一切不真實和不合法的原始憑證，并且可以直接上報給單位相關負責人。

2.3 重點培訓財務人員的業務能力

企業是否能高效完成費用報銷工作與財務人員掌握的會計與稅法知識，以及國家的相關制度有很直接的關系。為此，需要企業定期培訓財務人員關于最新稅務政策、會計準則和政策法規的相關知識，不斷提升財務人員的業務能力和水平，并且組織財務人員進行職業技能培訓和考核，以此保證財務人員始終堅持相關會計標準開展費用報銷工作，提升他們的工作質量。同時，企業還應該給其他部門的報銷人定期講解一些關于報銷管理制度中的條款，使其明確報銷應該準備和注意的事項。特別要多給他們講解關于報銷差旅費和業務招待費中常見報銷業務的相關信息。當員工對報銷工作的要求及流程有一個明確的掌握，對提升他們的工作效率有很大的幫助。通過提前培訓，可以讓企業內部員工盡可能避免報銷不合理合法的費用，并且牢記取得完整有效的原始憑證，從而節約報銷時間和精力。

2.4 加強構建完善財務監督體系

企業重視費用報銷之前和報銷過程中的審批工作，并不代表要延長整個報銷審批工作流程，而是讓審批人具備較高的審批質量和效果。企業相關負責人及財務人員要明確自己的工作職責，重點審核報銷人報銷的內容以及原始單據等是否達到報銷標準，從而讓相關財務人員能以此為基礎監督自我以及他人報銷工作是否符合國家法律法規。每隔一段時間，財務部門可以在內部實施交叉互查，以此可以及時發現財務人員報銷過程中存在的問題，并有針對性地調整修改，從而減少因出現錯誤造成的成本損失，提高財務人員的工作質量。

2.5 優化網絡報銷系統，增強用戶體驗感

企業可以利用網絡開通與會計科目自動匹配的報銷系統與財務核算系統?？梢噪S時根據會計科目的變化而自動更新報銷系統的費用類型，從而為財務人員減輕工作壓力。比如增加“拍照上傳附件”功能，網上報銷需要通過掃描才能上傳原始憑證，這項工作相對比較復雜。但是開通這個功能就可以利用手機等工具直接連接系統拍照上傳原始憑證，以此可以節約很多人工成本，還能提升財務人員的工作效率。網上系統還需要根據國家推出的新制度及時調整界面和窗口，以此可以幫助報銷人及時了解最新資訊并進行對應操作，從而有效減輕費用會計的工作量。費用會計在審計監察和巡視財務報銷的過程中，需要查看大量的原始憑證，但是利用網上報銷系統，其可以直接提取關鍵字查詢和整理相關信息，從而有更多時間完成其他工作。網上報銷系統還關聯了OA系統，可以及時用郵件提醒審批人審批未完成的單據，以此有效避免長期積壓單據。

3 總結

綜上所述，想要進一步規范費用報銷工作，需要企業相關部門制定規范的費用報銷制度，使用先進完善的報銷系統，簡化傳統煩瑣的報銷流程，重點培訓相關人員的技術能力和綜合素質，全面監督企業財務部門的工作等，通過這種方式確保財務人員能高效完成管理工作，記錄真實的成本費用信息，采取措施應對可能出現的經營風險，全身心為企業創造更大的經濟效益，實現企業長期可持續發展。

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