企業降本增效自主采購模式創新實踐

李欣

根據財政部令第87號《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第九條規定：“未納入集中采購目錄的政府采購項目，采購人可以自行招標，也可以委托采購代理機構在委托的范圍內代理招標”。因此，企業在實施采購時，除依法必須招標項目之外，其余采購項目均不受《招標投標法》或《政府采購法》等采購法律、法規的調整約束，可依照企業內部采購管理制度執行。這種由企業內部采購管理制度執行的采購方式稱為企業自主采購。企業可以通過創新自主采購管理方法，創新適合企業自身的自主采購模式，充分滿足企業生產管理和經營發展需要，切實保證采購質量，達到降本增效、物有所值、風險可控的目的。下面以廣西南寧機場為例，分析如何創新企業自主采購管理，實現企業降本增效的目的。

一、自主采購實施背景分析

2017年10月前，廣西南寧機場采購管理較為粗放，對非必須招標的采購項目未建立起相應的規章制度，采購方式的選擇較為單一，采購金額較小的項目由各業務部門自行比選，采購金額較大的項目則統一委托招標代理機構通過公開招標的方式實施。由于公開招標流程繁瑣，整體耗時長，實施效率不高，平均每年完成的采購項目數量不足20個。同時，公開招標需按照項目標的額支付相應比例的招標代理服務費，導致采購成本額外增加。因此，為了保證降低采購成本、提高采購效率，同時又能滿足企業生產管理和經營發展需要，切實保證采購質量目的的前提下，從2017年10月起，南寧機場首次提出了采購管理改革的新思路，并不斷探索自主采購管理的新模式。通過構建全新的自主采購管理規章制度，革新實施步驟與流程，優化過程監督與管控，改變了傳統的“公開招標模式”，實現了“規范化、制度化、程序化、精細化”管理，在降本增效方面取得了顯著成效，直接資金節約率達13.0%，采購效率提升4倍，并解決了“合規”和“效率”之間的矛盾。目前，已形成了“制度可復制、模式可推廣、經驗可借鑒”的自主采購成熟管理模式，這對于企業尤其是國有企業的自主采購管理起到了示范參考和指導作用。

二、自主采購管理創新實踐分析

1.建章立制，實現管理體系創新。采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準則、業務規范等做出的具體規定。為了規范自主采購工作，提高采購工作的效率，企業必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準則與行為規范，以保證采購工作健康、有序、高效地運行，從而圓滿地完成采購任務，滿足企業其他部門對采購業務的要求。針對國有企業的屬性，結合相關采購業務特點，南寧機場從無到有，構建全新的適合機場的自主采購管理規章制度，先后制定了涉及非固定資產采購、固定資產采購、評委庫管理、供應商黑名單管理制度等6份管理性文件，搭建起了規范的自主采購程序和健全的監督機制，確保了自主采購有章可循，進一步形成了完備的管理體系。

2.流程程序化，實現便捷化創新。購流程是否簡化、規范，對提高自主采購工作效率發揮著積極的作用。廣西南寧機場為了更好地提高自主采購的工作效率，采用PDCA循環管理方法，不斷地從自主采購項目中積累經驗、總結規律，并在《政府采購非招標采購方式管理辦法》、招標協會《非招標方式采購代理服務規范》、物流協會《國有企業采購操作規范》等規章的基礎上，對自主采購流程進行了改革和創新，包括項目申請、文件編制、公告、評審、結果公示、質疑應對、合同管理、驗收管理等，做到采購流程程序化，同時還對采購經驗進行了提煉和定型，結合具體的采購實踐，以簡潔、準確的語言編寫，便于理解和執行，可操作性強，實現了便捷化創新。

3.隊伍專業化，實現采購隊伍建設創新。企業實行自主采購，必須要求進一步加強采購隊伍建設，培養一支高素質的采購團隊，這也是推動企業經營快速發展、提高采購質量、實現采購降本增效的迫切要求。南寧機場自主采購項目均采用機場內部人員開展評審工作，相關人員需要滿足專業技術職稱、崗位管理能力和業務部門領導推薦等條件才能具備納入自主采購項目評委庫和監督庫的資格。對評審監督人員常態化開展教育培訓，強化廉潔自律、職業道德、法律和規章等方面的學習，不斷提高采購隊伍自覺抵制不法行為的能力。同時為提高采購工作人員的業務能力與水平，通過“走出去、引進來”的方式，組織評委庫及監督庫人員外出參加《民航招投標工作技巧培訓班》《落實國有企業采購人主體責任，采購全流程管理培訓班》等招標采購管理系統性專業培訓，進一步規范了自主招標采購項目的管理，確保了開評標工作的嚴謹性和權威性。還先后與招標代理機構的資深專家和昆明機場、鄭州機場、長沙機場、天津機場、麗江機場相關采購管理人員開展采購管理培訓和典型案例的經驗分享交流。兩年間，機場管理人員和采購相關崗位人員參加培訓人員累計達370余人，確保隊伍專業化，實現采購隊伍建設創新。

4.電商采購，實現采購模式創新。電商采購就是利用電子商務的形式進行的采購活動，也就是網上采購。電商采購有利于擴大供應商范圍，提高采購效率，降低采購成本，產生規模效益，提高采購透明度，實現采購業務程序標準化等優勢。南寧機場原先在采購辦公用品、計算機耗材等物資時，存在著多頭采購、隨意采購、渠道分散，質量參差不齊的情況。南寧機場圍繞提質和降本增效，在傳統采購模式的基礎上，運用“互聯網+”思維，提出了“線上采購+線下渠道”融合發展的電商采購新模式。先后與京東慧采、蘇寧易購企業采購平臺簽訂框架合作協議，打造企業專屬采購集成平臺，對辦公文具、辦公耗材、文印紙張、干雜糧油等品類商品實施“一站式”集中采購，并通過規模化采購，產生規模效益，達到提升采購效率，降低采購成本的目的。

5.制定標準，實現對關鍵性指標采購評價體系的創新。制定好采購成本標準和質量控制標準是切實保證采購質量，達到降本增效、物有所值、風險可控的關鍵。要做到這個，有效的辦法是把握好采購全流程中的關鍵性指標，針對不同的采購項目采用不同的策略。在采購準備階段，對采購方式、控制價等關鍵性指標實行“一項目一討論”，對控制價的確定，需綜合考慮人員成本、市場成本、合理利潤等;對采購方式的確定，需綜合考慮項目金額、市場供應情況、市場價格變動情況等。在文件編制階段，需根據采購要求、管理考核內容等對評分項目、分值設定等關鍵性指標進行“一項目一分析”;在采購評審階段，要根據不同的項目類型合理選派具有專業知識的評審人員;在采購商談階段，要充分發揮競爭性磋商多次報價的靈活優勢，實施談判前深入研究并制定談判策略和談判技巧，實現“一項目一研究”，進一步降低采購成本。

三、自主采購管理創新實踐特色分析

1.采購管理更為健全規范。①打造專業性評審場地。2018年初南寧機場將2間會議室進行升級改造成為采購評審室，并配備專業錄音錄像設備，移動電子設備臨時存放箱，評審流程和管理制度上墻，為自主采購工作規范化管理提供技術保障。②編制采購文件示范性文本。為避免采購文件編制不規范，南寧機場在已完成項目采購文件的基礎上結合不同采購類型，編制了采購文件的示范性文本，共7大類，對形式、格式、內容、順序等進行了統一，并可根據具體采購項目的大小、性質和特點進行調整，確保了采購文件的準確、合理、具體、清晰。③建立咨詢合作機制。采購項目開展前期，為解決采購管理人員專業能力不足的問題，南寧機場與專業化招標代理公司建立咨詢合作機制。招標代理機構負責對采購項目提供全流程指導、定期組織專業知識培訓并對復雜的采購文件進行編制和審核。④增加采購透明度。自主采購項目對法律法規規定必須公開的內容，做到完全公開，對一些企業內部認為能夠公開的內容也進行公開，使采購工作完全處在“陽光”下。

2.精細化管理得到落實。①采購方式靈活多樣。詢價采購、競爭性磋商、商務談判、供應商資源庫采購、合作電商平臺采購、緊急開展的物資和服務采購。對技術參數單一、產品品類標準化、非個性化的項目采用詢價采購方式;對復雜項目、采購需求模糊項目或需要征求供應商意見的項目采用競爭性磋商方式;對特定條件下向潛在供應商征求建議或報價采購物資、服務的項目采用商務談判方式;對同類物資或服務采購頻繁且采購量大的項目采用供應商資源庫采購方式;對緊急開展的物資和服務采購明確了采購流程，實現了采購效率與制度規范之間的平衡。②分工明確，責任明晰。采購過程中各部門各盡其責、相互配合。項目需求和技術參數基礎信息由需求使用部門負責提供，各機關職能部門根據采購類別組成5個采購小組，負責歸口管理和指導特定類別采購工作。評審時，評審人員由職能部門+項目對應業務部門組成，具體代表從南寧機場評委庫中抽選。 ③全方位履約管理體系。完成項目采購環節后，根據采購文件及合同約定，業務部門通過失信行為信息的采集報送機制，及時收集、發現、更新成交人的失信行為信息;職能部門對履約過程實行全方位監管，并對成交人開展信譽評價考核。

3.采購成本得到大幅節約。在實施自主采購工作前，南寧機場通過公開招標先后完成了航站樓保潔、大巴租賃、機場財產保險等10個項目的采購及外包工作。在原有采購項目的服務期限到期前，采購部門提前謀劃，主動與業務部門展開溝通，重新調整采購方案，通過自主采購的方式陸續完成了全部項目的重新采購工作。采購金額較上一個服務期節約550萬元/年，采購成本僅為上一個服務期的85.8%。

4.采購效率得到整體提升。采用公開招標方式時，采購周期至少需要1個半月，平均每年完成項目數量不足20個。實施自主采購之后，采購周期只需要15天左右，耗時僅為原先的1/3，采購效率提升4倍。

（作者單位：廣西南寧機場規劃經營部）