美國高校檔案館面向研究型用戶的網絡服務介紹及啟示

郝曉雅 蔣冠

摘要：文章以美國三所具有特色的高校檔案館網站為例，從網站層（網站欄目設置及架構）、基礎層（OPAC檢索工具、研究指南及參考咨詢服務、服務政策）、內容層（特色專題數據庫）這三個層面介紹其面向研究型用戶所提供的相關服務；總結其對優化我國高校檔案館網絡服務的啟示：借鑒美國高校檔案館網站的服務理念，完善網站欄目設置，完善檢索工具、注重咨詢服務與服務內容書面化，并加強特色檔案資源開發以建立專題數據庫。

關鍵詞：高校檔案館網站 網絡服務 研究型用戶

Abstract： The paper takes three distinctive uni？ versity archives websites in American as research examples for research users， from the website lay？ er （site column settings and structure）， basic layer（OPAC retrieval tools and guides， reference servic？ es and policies）， content layer （thematic databases）. The paper also summarizes its enlightenment for optimizing the network services of university ar？ chives in China： learn from the service concept of the archives website of American universities， im？ prove the column settings of the website， develop retrieval tools， focus on the writing of consulting services and service content， and strengthen the development of archive resources to establish the？ matic database.

Key Words： University Archives website； Net？ work service； Research users

隨著網絡環境及信息技術的不斷發展，信息資源傳播越發便利快捷，用戶對網絡信息資源的需求隨之呈現多樣化、個性化的特點，這就要求信息服務提供者要轉變定位，運用新技術并提供新內容。高校檔案資源是高校發展歷史的真實記錄，在日常教學工作、科學研究、行政管理及推廣宣傳等各項工作中都有著不可替代的作用；而高校檔案館服務方式的轉變思路之一就是將檔案用戶的需求作為出發點，以最快且較為完整地實現檔案信息的傳遞為目標，使得服務便捷、高效地展開。研究型用戶是一類重要的檔案用戶群體。其因不同的研究階段具有以下核心需求：（1）研究課題立項階段，圍繞論證需求收集國內外最新研究動態、水平和發展趨勢，避免課題重復的同時開拓項目研究思路，重在信息全面瀏覽及檢索；（2）研究進行階段，根據課題需求，通過各種渠道獲取文獻信息，了解此領域的國內外發展水平、研究方向等內容，重在信息檢索與原文獲取，在此過程中還包括相關資訊及問題答疑等服務需求。本文選取美國高校檔案館中具有代表性的三個學校檔案館網站——哈佛大學檔案館、耶魯大學檔案館以及哥倫比亞檔案館為研究對象，介紹其面向研究型用戶的網絡服務，并總結出其對優化我國高校檔案館網站建設的可借鑒之處。

一、三所高校檔案館面向研究型用戶的網絡服務情況介紹

美國高校實行圖檔一體化的管理模式。本文選取嵌入圖書館網站的檔案館首頁作為研究對象，網站提供的網絡信息服務對象包括本校師生教職工及全社會，全世界范圍內的檔案用戶均可通過高校檔案網絡咨詢平臺查找相關的所需數據資源、信息、指南及服務。筆者從研究型用戶角度出發，從網站層、基礎層及內容層服務三個層面對網站服務進行介紹。

（一）網站層服務

三個網站主頁均設有檔案館職能介紹、開放時間通知及工作人員目錄的板塊。如哈佛大學檔案館（Har？ vard University Archives）是大學內檔案等材料的主要來源，通過收集及保存大學生活等歷史記錄來支持科研教育，并完善相應檔案文件相關的最高管理標準。耶魯大學檔案館（Yale University Manuscripts & Archives）是該大學歷史、行政或集體記憶相關所有文件檔案的官方資料庫，同時與學生、校友、教職員工及合作伙伴一起收集大學歷史及日常相關的各類檔案；促進、支持和贊助有助于耶魯歷史的可獲取信息、展示和研究的計劃和活動。哥倫比亞大學檔案館（Columbia University Ar？ chives）的職責是保存從1754年成立至今的大學機構記憶。檔案館職能在于識別、鑒定、收集、描述、保存并為行政人員、研究人員和在校師生提供獲取及利用之便，同時宣傳大學辦公室中歷史檔案的存在和重要性，鼓勵民眾捐贈歷史檔案。檔案館網站主頁標明了全年檔案館的開放時間，并詳細說明了假期及閉館的日期，也提供了檔案館聯系方式（電話、郵件等）及地圖位置，方便有需要聯系的用戶直接獲取地址及聯系方式，這增加了研究人員針對自身情況選擇到訪檔案館時間上的自由度。

除了網站，上述三類板塊還設置有其他多種欄目，主要包括“收藏展覽及特色主題”“工具介紹”“使用指南及咨詢方式”“資源鏈接與獲取”等，排列清晰，層級明確。

（二）基礎層服務

美國三所高校的檔案館網站檢索工具功能比較強大，為用戶備注的研究指南說明完備，資源獲取方式均提供明確的詳情說明及政策文件，線上人工參考咨詢服務及線下咨詢服務方式介紹明晰，作為檔案館官方網絡平臺基礎性功能非常齊全。

1. OPAC檢索工具。OPAC是圖書館信息組織與服務的門戶，因檔案館網站設計內嵌于圖書館網站中[1]，故檔案用戶同時可以使用OPAC查詢工具獲取檔案信息。三個高校檔案館的檢索查詢工具各具特色。

哈佛大學檔案館網站提供資源內容查詢工具為

HOLLIS（Harvard Online Library and Information Sys？ tem），開放存取的電子資源、非正式出版物、期刊全文、檔案、照片、哈佛在線的特藏數據庫均可以通過HOLLIS被挖掘。研究用戶可通過此工具對特殊館藏和檔案館的主要資源進行檢索，包括信件、照片、電影和視頻、印刷品、數字材料和檔案實體。操作系統及界面對用戶友好，功能完善。

耶魯大學提供了Orbis在線目錄系統，是查找有關手稿和檔案館藏資料的有力工具。書籍、期刊、縮微膠卷和有關“猶太人大屠殺”（Holocaust）的證詞是資源數據庫內的主要材料，而其中的檔案和手稿收藏在Orbis中設置有館藏級別的目錄，并帶有指向創建者更為詳細描述的鏈接和摘要內容。用戶可以通過注冊Aeon特殊收藏賬戶，通過之后可收藏內容。

哥倫比亞目錄工具CLIO支持用戶在哥倫比亞大學六個圖書館的資料庫中搜索檔案，以獲取3500多個檔案條目的摘要描述。檔案館藏包括個人論文、機構記錄、公司檔案、建筑圖紙、印刷實體、房地產以及其他類型內容。網站也開設專有欄目持續更新CLIO添加的可使用新功能（如最佳匹配、添加GIS等）。此外用戶還可以通過檔案收藏門戶對資料庫（包括特有的口述歷史記錄資料庫在內）進行關鍵詞搜索。

2.研究指南及參考咨詢服務。檔案館網站主頁突出顯示了指南服務，幫助研究用戶快速瀏覽并查找、定位到自己所需信息。研究用戶可以與檔案館員交談，以獲取有關項目啟動、制定研究策略或查找使用特定主題資源的建議；用戶可到場或提前與檔案館取得聯系，表明自己的查檔需求，以獲得來自檔案館提供的更佳詳細、個性化的資料。同時網站提供特殊館藏用戶注冊，通過驗證后的用戶可通過對應平臺或工具獲取所需材料。除此之外，每個高校檔案館均有自己獨特的服務方式。

哈佛大學檔案館網站為計劃到館訪問的用戶提供個性化服務；網站也設有專門的“詢問檔案管理員”網頁，提供關鍵詞話題搜索及提問率最高問題的回復精選，如有其他未被列出的問題可進一步與檔案館工作人員取得聯系，在一周工作日內即可得到回復。

耶魯大學對無法到達檔案館的研究用戶提供了“雇用當地研究助力”的中介平臺服務，用戶通過注冊并簽訂相關遵守條約后，可通過官方提供的研究生或大學職業服務中心聯系方式選定研究助手，可以聲明自身的研究需求及雇用條件，并給出相應的以小時計費的報酬。該服務為有相關需求的研究用戶提供了一個可靠的雙贏的研究方式，是一種全新嘗試。

哥倫比亞大學檔案館網站將研究指南匯總在一起，以幫助用戶利用哥倫比亞大學檔案館的藏書。對于每種搜索類型，網站列出可用的最受歡迎的資源，并標明可訪問資源類型、非流通資源、僅在“稀有圖書和手稿圖書館（RBML）”閱覽室中可用的類型；同時網站提供了如何搜索檔案、訪問異地館藏、怎樣注冊特別館藏研究賬戶、如何索取材料及閱覽室地址材料使用等詳細文字及鏈接說明，還有材料使用演示短視頻等。

3.資源獲取方式及政策。三個高校檔案館網站均設有詳細的檔案資源使用政策和服務內容，包括檔案保密內容及年限、復制和掃描說明、各項服務價格、版權要求及賬戶申請等在內的有效鏈接。除去某些受限制的材料（如保密材料、學校人員個人檔案、大學行政記錄等）之外，高校檔案館的許多館藏均對外開放并可使用。研究人員可訪問檔案館閱覽室以使用相關資料及藏書，并有詳細的復制品及出版許可的說明。這為有相關需求的研究用戶提供了官方要求及標價，無須用戶通過咨詢工作人員便可直接獲得相關信息，公開透明，方便快捷。

（三）內容層服務

1.特色專題數據庫及單個主題摘要。三個高校檔案館網站通常在站點首頁設置了檔案展覽及主題內容的相關模塊，向用戶介紹及展示館藏內容和特色檔案，一般包括鮮明的標題、配圖及鏈接詳情，對應設置了課題指南及目錄清晰的可獲取內容；此外還設有教學支持欄目，以充分發揮檔案資源的文化教育功能，鼓勵教師利用檔案資源開展教學，鼓勵學生使用檔案資源豐富學習生活，這為研究型用戶廣泛瀏覽內容、選題等工作提供了靈感與啟發。

哈佛檔案館網站提供了多個輔助工具幫助用戶查找并獲取資料，包括圖書館館藏檢索系統HOLLIS、哈佛大學存檔網站A-Sites、拉德克利夫在線歷史參考書架、哈佛大學檔案在線資源目錄、《1650年哈佛憲章》、托爾曼指數檔案、哈佛歷史、哈佛大學開放館藏計劃（OCP）鏈接等工具在內，用戶可以通過這些工具來瀏覽、查找及獲取所需資源；同時提供詳細的研究指南，包括主題指南（如傳記研究、哈佛總史、哈佛的猶太經歷歷史淵源等內容鏈接），以及課程指南（如美國高等教育史、哈佛檔案館展示——鹽紙版畫研討會等）。通過以上方式可獲得每一個獨立的主題及簡介，每個主題頁面詳情包括但不限于以下條目，如主題材料來源及展覽材料、背景閱讀、背景資料及相關主題詞條鏈接等。

耶魯大學除了主要用作研究項目的原始資料外，檔案館網站開辟了耶魯大學特殊收藏檔案專頁，包括但不限于手稿、檔案、善本、視聽材料、藝術品及電子檔案；用戶可通過耶魯大學中央身份驗證服務（CAS）在線注冊特殊收藏賬戶并知曉同意特殊收藏用戶協議后獲得訪問權限，包括耶魯大學的文學檔案館同時也是世界上最大的完全致力于罕見書籍手稿的圖書館——拜內克古籍善本圖書館（Beinecke Rare Book and Manuscript Library）在內。此外耶魯大學鼓勵在日常教學中使用手稿和檔案中的檔案館藏，檔案館與教職員工、研究生教學研究員和圖書館員合作，共同制作課堂會議以供研究，內容資源包括圖書館特別藏書材料、圖書館一般書籍庫、數據庫以及開放Web上可用的內容。相關課程內容及開放上課時間均可在網站頁面提供的信息中心了解。

哥倫比亞大學檔案館網站頁面提供“研究指南和課程指南”欄目，給出了十分全面且包含各個學科的研究主題。對于哥倫比亞大學檔案館網站上具體如“當代西方文明”“中國善本與珍藏”“中國口述史與論文”等課題報道，研究用戶可以通過點擊鏈接獲得課題詳情及其他內容相關鏈接，操作方便，內容全面。

2.專題及時更新。三個高校檔案館均設有“收藏與展覽”欄目，并在主頁展示當前或最新主題的名稱、摘要、有效日期及欄目圖片，每一主題為名稱及圖片設有鏈接，用戶可直接點擊跳轉至詳情頁面瀏覽具體內容。更新頻率較高（一般以周、月為單位），且針對時事及新聞更新專門主題，如耶魯大學針對“新型冠狀病毒”設有的“大學應對COVID-19”等專門主題檔案內容集合。兼具時效性與內容性的鏈接使得檔案館提供的資源更具“活力”。

二、對優化我國高校檔案館網絡服務的啟示

（一）對網站構架欄目進行設計

高校檔案館網站可根據自身提供的服務項目及資源內容來設置網頁各項板塊，所設立的欄目名稱具有高度概括性，且與網站提供的內容一致，而非全面套用統一模板；網站導航欄結構設置清晰合理、層次分明，增強用戶的使用感受和利用效率的同時，也基本涵蓋用戶所需的主要信息及服務。我國高校檔案館的網站主頁一般包括：檔案館概況、機構職能及業務動態等基本內容，利用及服務指南（開閉館時間、查檔流程、相關文件下載）等欄目，以及站內檢索、專題展覽、學生檔案查詢及其他友站鏈接等。總體來說，網站欄目結構清晰，但內容及類型較為單一，網頁頁面配色及文字排版水平有待加強。對此可參考美國高校檔案館網站相關經驗，根據條件增設內容導航鏈接、檢索工具專門頁面，訂閱及推送的服務鏈接，以實現檔案館為研究用戶提供信息瀏覽檢索及資源獲取這一核心服務；及時完善及更新研究指南、咨詢聯系方式等在內的服務欄目內容，既考慮用戶實際需求，也為教師的教學工作、科學研究工作以及學生的日常學習提供幫助，突出及增強高校檔案網站的服務型職能。在此基礎上注重網站的視覺設計效果，如配色、排版布局、結構設計等方面，同時減少冗余信息，研究型用戶瀏覽網站及頁面的過程中可以同時感受到效率提升和良好的視覺效果。

（二）完善人機服務聯動體系

檔案信息檢索作為檔案服務的核心，提供快速檢索方式，使用戶可以快速便捷地獲取所需信息是至關重要的。瀏覽25所國內原“985”高校檔案館網站，其主要提供學籍查詢、檔案證明、論文檢索等針對本校師生需求的功能性服務，從研究用戶對檔案信息資源利用的角度來講，開放檔案的原文檢索則有所欠缺。對此，高校檔案館網站應發展完善OPAC等類似開放性一站式檢索工具，以實現網站查詢檢索及原文獲取，在單一目錄界面對特定主題進行跨庫檢索并獲取信息及相關資源內容，滿足利用者對檔案數據快速、準確、全面的利用查詢要求。

此外，來自用戶的意見與反饋是關鍵環節之一，重視反饋不僅利于檔案館提升自身服務，也可為用戶提供更深化的信息服務，從而將該過程轉化為雙向互動，架起檔案館資源開發主體與檔案用戶之間的橋梁，滿足用戶信息需求的同時促進檔案信息資源開發。這些國內高校檔案館網站雖然提供了聯系電話、電子郵箱、留言板或社交媒體信息等便于用戶咨詢的方式或平臺，總體多為單向被動提供服務。從美國高校檔案館所提供的服務來看，用戶可以提前與檔案館取得聯系并說明自己的個性化需求，明確自己需要的檔案資料，檔案館工組人員針對用戶所提需求提供“定題服務”；而網站相應的“教學支持”服務也可幫助在校師生用戶了解如何利用大檔案館資源開展教學及研究，提供豐富歷史資源的同時也有檔案館專門人員提供歷史教學咨詢。對此，國內高校檔案館可學習美國高校檔案館的先進經驗，針對用戶詢問的問題及時更新回復并整合多數問題及相應解決方法，提高用戶（包括研究型用戶在內）體驗感的同時也提高檔案館網站的效率。對于用戶的常見問題、反饋意見及服務需求，檔案館網站可設置專門Q&A欄目，在一定時限內回復用戶所提的問題及需求并公開發布，同時針對反饋數量較多的主題問題進行統一答復并形成單頁條目；用戶可以通過檢索框進行關鍵詞檢索，瀏覽以往或相關回復內容，減少重復提問或者多次重復回答的過程，在方便用戶的同時也間接簡化了檔案館網站工作人員的工作。

通過發展網站檢索工具、完善并及時更新網站服務指南說明及維護線上、線下多種方式的咨詢服務，為用戶提供充分合理利用網站資源的方法途徑以及意見反饋渠道，以上三線同時運行合作，實現人機服務聯動。

（三）積極建設高校特色檔案資源

豐富優化的館藏是檔案工作的基礎，也是檔案利用服務工作的前提。為了滿足研究型用戶全方位、多元化的利用需求，館藏資源建設尤為重要。我國高校的網站建設主要以展現本校檔案館動態信息及業務需求等實踐為主，館藏資源或精品檔案專題內容也以文件目錄為主，全文信息較少，部分文書檔案只是簡單掃描為圖片格式上傳至網站，可直接利用的檔案信息也較少，檔案信息資源零散，同時存在網站信息內容更新周期長，時效性差的問題。美國高校檔案部門的資源建設在保證有關校內公務及日常活動形成的辦公及校內人員檔案的基礎上，以發掘本校優質特色資源為方向，多渠道多范圍內開展檔案資源體系建設，不斷擴充館藏資源及數據庫；同時整合各個學院特有館藏（包括圖書館、博物館在內），形成多個專題數據庫。對我國高校檔案館而言，校內資源作為館藏資源的基礎和重點，收集該部分應是高校檔案部門的主要任務之一，檔案館應對各部門專兼職檔案人員進行專業化指導和培訓，保證檔案收集工作的有效展開，提升其綜合素質；完善歸檔制度的建設，明確歸檔范圍及要求。而社會資源作為建設特色館藏資源的重要部分，對其收集應充分發揮檔案館的主動性和積極性，對具有價值的檔案資源提供者可提供一定的精神鼓勵或物質回報。校內收集與社會征集捐贈雙線并行，不斷補充完善檔案館藏資源，質與量相結合，以滿足研究型用戶開展學術研究及獲取專有信息內容的需求。

另外，美國高校檔案館館藏資源數字化程度較高，這為專題數據庫的建立提供了保障。國內高校檔案館可學習其處理方式，對內容繁多復雜、類型豐富多樣的檔案資源進行分類，整合提煉目錄數據庫和全文數據庫后，針對館藏特色、重要活動、熱點問題以及利用率高的檔案主題建立專題（主題）數據庫，將相關檔案信息匯編為知識性較強的專題，結合開放館藏內容提供全文檢索及獲取的服務方式，便于用戶進行集中瀏覽查閱。在充分利用本校特有資源及數據庫的基礎上，網站相關模塊及專題也要注意內容頻率的及時更新及有效鏈接的維護，這樣研究型用戶可以通過瀏覽主頁直接獲取最新的相關主題，同時滿足了查全率、查準率及內容有效性的多項標準，使得高校檔案館網站成為完成自身研究專業所需內容及服務的重要渠道。

*本文系天津市社科規劃項目“研究型用戶檔案利用需求與搜尋行為研究”（批號：TJTQ19-001）的成果之一。

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作者單位：天津師范大學管理學院