試談現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策

摘 要 隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，在各個(gè)領(lǐng)域中電子信息技術(shù)發(fā)揮作用，轉(zhuǎn)變了各個(gè)領(lǐng)域的工作方式。現(xiàn)代辦公技術(shù)在各大企業(yè)都有應(yīng)用，目的是加快電子化信息化進(jìn)程。本文討論現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理;現(xiàn)代技術(shù)

引言

自第三次科技革命以來，人類的生產(chǎn)力得到了巨大發(fā)展。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用提高了企業(yè)的工作效率，讓企業(yè)工作方式簡單化?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用符合信息時(shí)代的要求，是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

1現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

新時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理中，信息技術(shù)已得到應(yīng)用。企業(yè)檔案管理向合理化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向進(jìn)展。現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響是空前的，巨大的，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有利的。

①實(shí)現(xiàn)管理智能化。由于信息時(shí)代的迅速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作量激增為企業(yè)管理帶來許多困難。通過信息化手段，對(duì)繁多且雜亂的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和處理，通過信息化手段進(jìn)行篩選讓管理人員發(fā)現(xiàn)復(fù)雜數(shù)據(jù)中的價(jià)值，來保證企業(yè)效益平穩(wěn)增長。同時(shí)，在這個(gè)時(shí)代，信息技術(shù)水平更新?lián)Q代越來越快，智能化的水平得到強(qiáng)化，這讓檔案管理工作智能化擁有優(yōu)勢。人員可以進(jìn)行快速地對(duì)信息進(jìn)行處理。在大數(shù)據(jù)平臺(tái)上，甚至可以分析使用者的意圖，從而提升客戶的滿意程度。智能化的處理讓信息和數(shù)據(jù)的價(jià)值可以挖掘得更深，幫助企業(yè)的管理決策更具活力，更符合現(xiàn)實(shí)要求，更符合時(shí)代，讓工作更加智能化，符合現(xiàn)代社會(huì)。②推動(dòng)管理方式改革。隨著現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)步和應(yīng)用，傳統(tǒng)行業(yè)的運(yùn)行模式不再符合需要，得到了極大的改變、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理工作思維轉(zhuǎn)向了互聯(lián)網(wǎng)思維，提高企業(yè)檔案管理模式的運(yùn)行效率。這樣的轉(zhuǎn)變首先沖擊了傳統(tǒng)的思維模式，給了負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的工作人員極強(qiáng)的自主性，因此大幅度的提升工作效率和質(zhì)量。在信息化技術(shù)引導(dǎo)下，企業(yè)檔案管理工作的思維模式不再拘泥于傳統(tǒng)技術(shù)條件下。實(shí)際工作中，工作人員可以將創(chuàng)新與發(fā)展的理念加以利用。這樣可以用全新的管理方式改善傳統(tǒng)工作模式中的不足，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，推動(dòng)檔案管理工作的改革，使企業(yè)在市場競爭中占有一席之地。③提高管理者水平。相對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理模式的質(zhì)效水平并不高，主要原因是讓從業(yè)人員的思維受到了傳統(tǒng)思維的限制。這個(gè)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，市場不斷變化，思維僵化對(duì)于企業(yè)的發(fā)展起限制作用。所以，利用信息化檔案管理對(duì)檔案管理者的思維進(jìn)行改變，讓管理者對(duì)先進(jìn)生產(chǎn)和管理模式相適應(yīng)，提高管理者管理水平，讓企業(yè)在變化莫測的市場中帶來經(jīng)濟(jì)效益，從而提高企業(yè)市場份額，提高核心競爭力[1]。

2現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的對(duì)策

（1）完善檔案管理設(shè)備。沒有先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，信息技術(shù)在檔案管理中無法獲得充分應(yīng)用，無法發(fā)揮最大效益。企業(yè)需要引進(jìn)機(jī)械設(shè)備還要充分考慮企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料在進(jìn)行檔案管理時(shí)依舊被大量使用，這不利于現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的作用的發(fā)揮。企業(yè)選購計(jì)算機(jī)時(shí)，要求計(jì)算機(jī)硬件軟件配置較高，避免在使用過程中出現(xiàn)存儲(chǔ)受限、系統(tǒng)崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，降低了人事檔案信息資料的泄露風(fēng)險(xiǎn)。在日常工作中，對(duì)設(shè)備維護(hù)的工作一定要得到重視，降低發(fā)生事故的頻率，提升使用效率。注意維護(hù)工作可有效降低企業(yè)成本，提高企業(yè)利潤，為企業(yè)長足發(fā)展提供保障。

（2）更新管理觀念。在現(xiàn)代化信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下，企業(yè)檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化，即以信息技術(shù)為工具，讓檔案管理工作合理化，科學(xué)化。第一步一定要進(jìn)行管理理念的更新。將新思想滲透在管理工作的各個(gè)領(lǐng)域，明確管理的具體流程，管理手段與方法。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理這一項(xiàng)工作時(shí)，需要轉(zhuǎn)變舊思想，用新思想進(jìn)行管理。在檔案管理中，作為起到帶頭和領(lǐng)導(dǎo)作用管理者一定要最先樹立先進(jìn)的管理思想，提高自身管理水平，提高自身工作素質(zhì)。在工作中，對(duì)于信息技術(shù)在企業(yè)管理中的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行了解，認(rèn)真考慮管理方法。管理人員通過先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方案，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的合理化，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)競爭力大大增強(qiáng)。

（3）完善企業(yè)檔案管理制度。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。企業(yè)對(duì)于檔案信息化管理工作的重要性要得到認(rèn)識(shí)，注重其全面性，整體性。 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是簡單地工程，如果沒有健全、完善的制度來進(jìn)行規(guī)范和管理，企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程會(huì)變得相對(duì)緩慢，對(duì)于企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展起阻礙作用，讓現(xiàn)代信息技術(shù)的其應(yīng)有的作用的發(fā)揮變得不理想。因此，在推進(jìn)檔案管理信息化的過程中，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際條件，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。首先，根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的需求，完善檔案信息細(xì)化管理流程，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn);其次，結(jié)合檔案信息管理的需要，建立完整、科學(xué)、有效的管理體系，引導(dǎo)檔案管理規(guī)范化、流程化、科學(xué)化發(fā)展。

（4）提高管理者的素質(zhì)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)人才提出了很高的要求。電子信息技術(shù)的發(fā)展，讓企業(yè)更加重視人才的作用[2]。在企業(yè)檔案管理的管理人員需要了解大量的相關(guān)知識(shí)，才能勝任這項(xiàng)工作。因此，管理人員的職業(yè)素質(zhì)必須得到企業(yè)重視。只有高素質(zhì)的管理人才，才能保證文件管理工作的順利進(jìn)行。企業(yè)可以培養(yǎng)大量這方面的管理人才，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高員工的與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)，加強(qiáng)管理部門之間的聯(lián)系和溝通，促進(jìn)管理工作的順利開展。確保管理人員的水平可以勝任這類工作，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

3結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代的必然要求，是實(shí)現(xiàn)信息化的必經(jīng)之路?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展為管理工作提供了便利的條件并對(duì)提高企業(yè)單管理工作有重要意義，企業(yè)要采取積極措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化，提高管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊學(xué)兵.現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（19）：28-30.

[2] 秦云艷.關(guān)于現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策探討[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2019（12）：63-64.

作者簡介

王艷莉（1980-），女，河北省承德市灤平縣人;學(xué)歷：本科，職稱：中級(jí)檔案管理員，現(xiàn)就職單位：河北省承德市灤平縣光榮院，研究方向：檔案管理。