數字化背景下博物館檔案管理研究

摘 要：博物館紙質檔案的存儲與管理面臨著日益嚴峻的挑戰，在大數據技術大力發展的今天，運用現代科學技術管理維護博物館基本檔案提上議事日程。本文從數字化博物館檔案的建設入手，分別論述檔案管理方向、基本原則、質量控制與管理、資源整合與共享四個方面，為博物館的發揮社會功能提供有力保障。

關鍵詞： 數字化;博物館;檔案管理

博物館檔案是博物館發展的大事記與真實縮影，是博物館實現其教育功能的基本載體，是博物館開展業務的鋪路石，是時代的銘記，是公眾了解歷史的重要工具，更是再現博物館發展歷程的最原始資料。隨著信息技術的迅速發展，博物館現有紙質檔案管理正面臨著嚴峻的挑戰，傳統的手工操作，工作程序復雜，難免出現錯誤，并且存在管理意識淡薄、管理人員專業水平有待提高、管理方式傳統落后等相關問題，在大數據發展的今天嚴重阻礙了檔案管理系統的發展。為了順應社會的發展，有效保護原紙質檔案，避免長期翻閱造成字跡模糊、破損等問題。將原本龐大的實體資料變成信息控制的自由交互，實現從根本上保護原件，節省儲存空間，提升博物館檔案管理水平。

一、數字化背景下檔案管理的方向

《國家檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出“全面推進檔案資源存量數字化”2020年實現“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30-60%、40-75%和25-50%”的發展目標。早在2001年國家發布《博物館藏品信息指標體系規范（試行）》，要求以信息網絡技術、數字化采集，建立動態管理系統，迎接知識經濟實現電子化信息管理。辦法中要求加大資金投入，完善硬件設施、建立規范的數字化管理模式。以實物檔案為底本，確保記錄信息真實完整可讀。充分開發計算機著錄貯存功能、提高時效檢索速度及加工時間、全面準確地完成檔案機讀及調閱。建立檔案網絡查詢搭建有效管理平臺，與時俱進，創新檔案數字化管理工作、定期合理檢查反饋、提高服務效率。提升管理人員增強檔案管理意識及專業素質建立責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，保證電子檔案的法律效力及安全。

二、數字化背景下檔案管理的基本原則

“數字、網絡技術”飛速發展，可以用“蘊含豐富、深邃復雜”的新特征呈現。具體有數字化的生存方式、網絡化的發展空間、信息化的社會背景等三個方面。檔案工作的內部環境也發生日新月異的變遷，可以用“高居在上、包羅萬象”。呈現出檔案信息數字化、檔案管理網絡化、檔案管理信息化。面對新管理技術、方法、體制、原則、理念等方面的全新變革。時代需要審視原有基本原則，賦予檔案工作新內涵、新要求以及新特征。由此我們得出以下三方面：“集中統一原則”、“完整安全原則”、“便于利用原則”。

（一）集中統一原則。即文檔管理的時代性轉換——從紙質檔案向電子檔案管理轉型，從物理管理的現有文檔兩段式管理時代到邏輯管理并存的一體化轉換。從發展軌跡上延伸，我們不難發現文檔一體化必將取代兩段式發展。具體細化包括：一是傳統的物理收集。通過介質集中保存檔案文本原件。具體操作要求從集中式管理到分布式管理再到兼而有之的管理方法。二是僅有邏輯上的集中管理。理順管理體制，建立具有館藏特色的成熟文檔管理一體化理論。三是物理、邏輯結合意義上的集中，集中方式兼而有之。要求建立必要的政策法規保障體系、順應時代發展的要求、改變具體工作方式和內容、“集中統一”管理、根據內涵變化完善組織機構。

（二）完整安全原則。包括檔案的實體安全和檔案的信息安全兩個方面。由于電子文檔的提交生成復雜，網絡傳輸問題不易控制需要對檔案全程保護。因此，檔案的真實性、安全性問題貫穿其整個生命周期始終成為管理的難點。維護電子檔案的完整、做好確認與收集、鑒定與歸檔、整理與著錄等工作，以保證歸檔的實體完整與電子檔案信息安全。

（三）便于利用原則。即隨著檔案信息化建設的不斷深入、數字化是本質、網絡化是發展、信息化是目標。具體要求信息需求主體多元化、信息服務內容擴大化、信息服務方式虛擬化，呈現出檔案利用服務工作新特點。要求檔案管理人員加強電子檔案信息資源建設、優化資源利用服務、做好檔案利用統計、加強檔案利用管理、制定檔案利用法規。

三、數字化背景下檔案管理的質量控制與管理

數字背景下檔案管理的質量優劣，主要通過數字圖像的清晰度、色彩、大小與完整性四個方面體現。數字圖像清晰度，指影像上各細部影紋及其邊界的表現程度。通過控制既有聯系又有特點的亮度與對比度、相互交錯對圖像進行整理調節。亮度作用于數字圖像的所有像素點，圖像整體被提亮。對比度作用于圖像中最亮的白色與最暗的黑色之間的差異程度。設置合適的掃描分辨率、亮度和對比度參數，才能達到最優的清晰度，從而提高檔案數字圖像的質量。色彩，在圖像輸入過程中應該確保同一批次數字圖像的尺寸大小與文件大小及背景信息與實體內容的完整性。主要表現在對所使用的掃描儀型號、掃描儀參數的詳細記錄。避免在傳輸過程中出現內容“丟失”、內容“污染”以及內容“畸變”。

四、數字化背景下檔案信息資源的整合與共享

檔案信息資源的整合即基于現有檔案配置與管理，強化檔案信息資源的動態性、可控性、可獲知性與社會其它信息資源的融合集成性。通過網絡建立統一的信息交換與共享平臺，以“統一領導，分級管理”體制為前提，以網絡技術、通信技術、信息技術、多媒體技術等現代化技術為手段，對分散異構的檔案信息資源進行優化整合。具體內容包括實體、信息、技術標準、系統、人才結構的整合。以計算機、網絡及信息技術的成熟為技術基礎。以資源結構優化、系統功能完善、人才保障、信息資源等四個部分為主要目標。以標準統一規范、信息內容秩序化、全面系統功能完善、易學易用為原則。以檔案數字化開展的深入為工作基礎，以電子政務的實現和法律法規的不斷完善為政策基礎，以人才配備的日愈合理為人員基礎。以社會信息共享程度的提高，為社會環境基礎。從檔案前端控制著手，做好前期文件制發質量關。做好公文與檔案工作的銜接。學習相關專業知識，建立健全檔案管理制度，以便更好地整合博物館檔案，適時融入檔案行政機構的管理，健全文書處理及歸檔制度。在現實的工作中與軟件公司聯合研制適用于文博單位的檔案管理信息系統。

從全面性考慮，整合是基礎，共享是目標。檔案信息資源整合與共享是現階段檔案信息化建設的后續工作內容和最終目標。首先有效整合館藏檔案信息，將可用于網絡存儲的檔案信息進行整理。其次，運用網絡技術傳遞檔案信息，同時要加強科學管理及統籌規劃。最后，實現檔案信息的社會共享。

隨著我國信息化大數據進程的加快，人們接觸信息的方式越來越依賴于計算機網絡。而檔案信息作為社會信息的重要資源，具有重大的社會價值。利用便捷的計算機信息系統，電子檔案系統可以使檔案管理工作規范化、智能化以及正規化。準確無誤的檔案管理可以迅速檢索、查找、修改、備份、閱讀以及歸檔，這大大提高了工作效率和效能。同時，電子信息技術的糾錯功能強大可以提供簡便的勘誤、查重，使檔案信息錯誤最小化，維護國家以及個人信息的完整與安全。建立完善的數字檔案管理系統對各單位的跨越式發展的具有重要的實踐價值和意義。

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作者簡介：

尚思琪（1990.07—），男，漢族，陜西西安人，西安市鄠邑區兆倫鐘官鑄錢遺址博物館，文博助理館員，歷史學，本科。