電子勞動合同，看起來很美

◎ 文 律商聯訊特約撰稿 蘇文蔚

3 月4 日，人力資源和社會保障部辦公廳印發《關于訂立電子勞動合同有關問題的函》（人社廳函〔2020〕33 號，下稱“人社部33 號函”）就北京市人力資源和社會保障局《關于在疫情防控期間開展勞動合同管理電子化工作的請示》作出答復：“用人單位與勞動者協商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。采用電子形式訂立勞動合同，應當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。符合勞動合同法規定和上述要求的電子勞動合同一經訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務。”

近日，針對人社部33 號函，律師同行們以及企業HR 們展開了熱烈討論。一直以來，雖然無紙化辦公是發展趨勢，但從普羅大眾的認知和接受程度、司法裁判對電子勞動合同的采信認定等方面來看，電子勞動合同的普及尚需時日與機緣。沒想到，一場突如其來的新冠肺炎疫情，催生了企業對勞動合同電子化管理的迫切需求。

司法實踐總體持支持態度

《中華人民共和國電子簽名法》（下稱“電子簽名法”）實施至今已15 年，就電子簽名是否適用于勞動關系領域，各界是有不同認識的，根源是電子簽名法第三條規定電子簽名不適用于涉及婚姻、收養、繼承等人身關系的文書，而勞動關系兼具人身屬性和財產屬性是不爭的共識，因此有觀點認為勞動關系項下的法律文件應不屬于電子簽名法適用范圍。

盡管如此，隨著互聯網經濟的快速發展，無紙化辦公的普及，基于管理效率、風險控制、成本核算的需求，電子勞動合同逐步被一些企業采用，相應地也發生了一些勞動爭議糾紛案件。人社部33 函發出后，筆者在中國裁判文書網進行搜索，發現涉及到電子勞動合同爭議的公開判決并不多，這里列舉幾個案例：

【案例1】

這是2016 年9 月26 日央視10 套《科技之光》節目報道的一個案例，是勞動爭議仲裁裁決。根據報道介紹，員工張某使用加載EID的工商銀行金融IC 卡在電子合同締約平臺法大大注冊了賬號，并與上海某公司簽訂了一份線上勞動合同，后員工質疑線上勞動合同無法律效力，并要求公司支付未簽書面勞動合同兩倍工資差額。2016 年7 月，上海市嘉定區勞動人事爭議仲裁委員會作出裁定，認為當事雙方在平等自愿的基礎上，通過國家認可的電子簽名平臺以電子形式簽訂勞動合同，符合電子簽名法的相關規定，該合同真實有效，駁回了員工的仲裁請求。

【案例2】

王某與天津某信息技術有限公司、廈門某科技有限公司勞動爭議二審民事判決書，江蘇省常州市中級人民法院 (2019)蘇04 民終4243 號。

本案中，某信息技術公司通過上上簽電子簽約云平臺及上上簽可控的SDK 發送并與王某簽署美團合同編號MHRE-A20180704565508 號的勞動合同以及美團合同編號MHRE-C20180704570154 的員工簽收單。員工簽收單的主要內容為員工已經明確認真閱讀員工手冊、陽光職場行為規范及其附件的全部內容，附件包括但不限于考勤管理制度、獎懲管理辦法、銷售管理辦法等。后某信息技術公司以王某嚴重違紀為由，依據獎懲管理辦法解除王某的勞動合同，雙方發生爭議。法院經審理認為，依據王某與某信息技術公司簽訂勞動合同約定的內容，王某對員工手冊、銷售管理辦法等規章制度與違規行為及處理辦法應當屬于明知。某信息技術公司依據涉案勞動合同與公司考勤管理制度、獎懲管理辦法、銷售管理辦法等規章制度解除與王某的勞動關系，應當認定屬于合法解除。

【案例3】

北京某信息技術有限公司與馬某某勞動爭議二審民事判決書，北京市第一中級人民法院（2016）京01 民終726 號。

本案中，北京某信息技術公司主張通過境外公司的電子簽名系統向員工馬某某公示、送達了《商業道德行為規范》，為此公司提交了宣誓書公證認證材料及中文翻譯件，北京某信息技術公司主張馬某某電子簽名“RabbMa”為其公司通過境外電子簽名公司錄入。馬某某對宣誓書公證認證材料及中文翻譯件合法性、真實性及關聯性不認可，主張所顯示的馬某某電子簽名非本人簽署，雙方并未約定使用電子簽名，兩家認證公司均未在中國注冊，且均未取得中國電子信息產業主管部門頒發的電子認證許可證書，不具備在中國開展電子簽名認證的合法資格，對其出具的認證真實性不予認可。法院經審理認為，依據電子簽名法的相關規定，電子簽名需要第三方認證的，由依法設立的電子認證服務提供者提供認證服務。現北京某信息技術公司無證據證明其公司電子簽名服務提供商取得我國主管部門許可，故在馬某某持有異議的情況下，相關電子簽名證據合法性不足。

【案例4】

李某某與重慶某汽車零部件有限公司勞動爭議一審民事判決書，重慶市北碚區人民法院(2019)渝0109 民初5593 號。

本案中，重慶某汽車零部件有限公司主張員工李某某系因個人原因辭職，舉示了深圳法大大網絡科技有限公司出具的報告書，辭職申請書載明有“李某某”簽名一欄中顯示辭職事由為個人原因。李某某對該報告的真實性不認可，但認可該辭職申請書的簽名為本人簽名，但表示未選擇個人原因。法院認為，深圳法大大網絡科技有限公司出具的報告書證明了附錄的辭職申請書與數據電文一致，在李某某簽名一欄中顯示的辭職原因為“個人原因”，李某某并未舉證證明該辭職原因并非其操作選擇，故應承擔其相應舉證責任。認定李某某系個人原因提出辭職。

從以上4 個案例可以看出來，司法實踐中對于電子勞動合同總體是持支持態度的。但從國家政策層面始終對于電子勞動合同的適用沒有明確指引。在新冠疫情背景下，人社部33號函作為國務院部委規范性文件，是從國家政策層面首次對電子勞動合同效力的表態。

電子勞動合同普及尚需時日

有了人社部33 號函的背書，電子勞動合同是不是會普及開來，從而迅速取代紙質勞動合同？是不是所有企業都適合電子勞動合同？回答這些問題，需要從技術可信、管理便捷、證據效力、成本優化等方面進行綜合考量。

技術可信。

電子簽名法自2005 年4 月生效實施，之所以電子合同在國內發展緩慢，原因之一是民眾對電子合同在技術安全上存在顧慮。電子簽名、數據電文，是非常專業化的技術問題，相關行業人員普遍認為目前的技術已經能為電子勞動合同提供充分的保障。作為非專業人員，沒有資格和能力對技術本身進行分析和討論。企業HR 和員工的顧慮，一是員工方電子簽名的真實性，二是如何確保電子勞動合同簽署后數據不被篡改，三是數據安全性即保密問題。解決這些顧慮，是電子勞動合同推廣的前提。應當承認，沒有什么技術是天衣無縫的。

有觀點認為，使用電子簽名后，可以解決避免勞動者簽字作假、偷盜勞動合同等碰瓷問題。但仍然有觀點指出，不論是生物密鑰還是基于其他密碼技術的數字簽名，都不能排除密鑰丟失、泄露、惡意使用的可能性。當然對碰瓷者而言，技術難度增大、成本增加，相信較紙質勞動合同而言，電子勞動合同確實能夠最大限度地防范未簽書面勞動合同引發的風險。

管理便捷。

從根本上說，電子合同的起源和發展，是基于管理效率需求，而不是基于法律或者合規需求。從合同的歸檔、裝訂、保存、使用、損毀滅失風險控制等角度上看，電子勞動合同具有紙質勞動合同無法比擬的優勢。不過，在討論電子勞動合同便捷性時，還必須注意以下情況。

第一，根據電子簽名法第三條規定以及人社部33 號函的要求，簽訂電子勞動合同需以用人單位與勞動者協商一致為前提。由此推導，用人單位與勞動者應就簽訂電子勞動合同的意向、操作流程細節進行確認，顯然這個協商一致的過程，并不能以電子簽名方式進行，也就是說仍然需要借助于紙質、電子郵件等方式完成并固定這協商過程和結果。

第二，如果勞動者基于不了解、不信任，或者嫌麻煩，或者就喜歡紙質勞動合同在手的感覺（如同電子書無法取代紙質書帶來的閱讀快樂），從而拒絕電子勞動合同，那么用人單位是無權也無法強制勞動者簽訂電子勞動合同，更不能以勞動者拒絕簽訂勞動合同為由終止勞動關系。在勞動者明確提出簽署紙質勞動合同的情況下，用人單位拒絕的，要承擔未簽訂書面勞動合同的法律責任。也就是說，電子勞動合同和紙質勞動合同并行，不僅是必要的，可能會成為一種常態。

證據效力。

關于電子勞動合同的證據效力問題，目前司法實踐中普遍持積極態度，但用人單位需要承擔的舉證責任較重，在勞動者提出異議的情況下，需通過大量證據證明電子勞動合同符合電子簽名法的規定條件。而這一點正是紙質勞動合同優勢所在，直接、簡便、快捷、成本低廉。

成本優化。

是否采用電子勞動合同，成本因素是必須考量的。紙質勞動合同成本考量一般包括制作成本（紙質、打印、裝訂、蓋章等），保管成本（歸檔、存放、空間、設備、管理人員、保護措施等），使用成本（復印、借用、銷毀等）。電子勞動合同成本考量主要是軟件及硬件技術成本、技術人員成本、第三方服務成本、提取使用成本（涉及仲裁訴訟時的認證、公證，以及除仲裁訴訟外需要紙質勞動合同時）。到底能否通過電子化管理降低企業勞動合同管理的運行成本，不是一個簡單的問題。目前并沒有看到有任何直接的數據證明電子化管理降低了勞動合同簽訂成本。

是否使用電子勞動合同因企而異

從上述幾個方面梳理下來，可以看出電子勞動合同并非適合所有用人單位。即使在疫情推動之下，也只能在滿足一定條件的用人單位內推廣，比如用工規模較大、經營地和人員分散、員工相對年輕的企業。

此外，需要關注的是，北京市人社局向人社部請示的是“開展勞動合同管理電子化工作”，而人社部33 號函僅針對電子勞動合同簽訂。這兩者是有差異的。勞動合同管理的范圍要遠遠超過勞動合同簽訂。從前面案例2、3、4 可以看出，涉爭的幾家用人單位在勞動合同管理電子化方面，并沒有僅僅停留在勞動合同簽訂，而是包含了規章制度送達、勞動合同解除，這只是與案件爭議焦點相關的信息，相信這些用人單位的勞動合同管理電子化應該是從招聘到離職全流程的。所以在衡量管理便捷、成本計算時，需要從全流程考量，而非僅僅局限于勞動合同簽訂。

比如，從勞動合同變更、解除、終止的視角去設想，用人單位單方的變更、解除、終止通知，從第三方電子合同締約平臺向員工發送而未得到員工電子簽名確認，能否具備送達的法定效力呢？對此，相信絕大多數律師會持謹慎態度，建議用人單位采用紙質文件履行法定送達程序。這也是證據效力問題，當電子證據效力不能得到肯定時，必然要疊加傳統操作流程，電子化管理在時間成本、經濟成本以及管理便捷性方面的優勢均不復存在。

勞動合同管理電子化，是一種大趨勢，我們最終都要學習并接受。相對于傳統的紙質化管理，有優勢亦有短板，不是解決現行勞動合同書面化各種問題的靈丹妙藥，無需過度美化。