政府采購(gòu)背景下公共圖書(shū)采訪工作的思考

胡育杏

摘?要：文章介紹了現(xiàn)階段政府采購(gòu)的幾種模式，分析了政府采購(gòu)背景下圖書(shū)采訪工作的優(yōu)勢(shì)和不足，提出了在此環(huán)境下改善采訪工作的一些建議，旨在提高公共圖書(shū)館采訪工作的質(zhì)量。

中圖分類號(hào)：G253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2020）09-0107-03

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu);采訪模式;圖書(shū)館;創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

隨著政府采購(gòu)在各個(gè)領(lǐng)域的日益完善，我國(guó)公共圖書(shū)館的圖書(shū)采訪工作也大多步入政府統(tǒng)一采購(gòu)的正軌。在這一采訪環(huán)境下，怎樣使有限的購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益，讓圖書(shū)館采購(gòu)的文獻(xiàn)資源更加科學(xué)化、合理化、規(guī)范化，成為公共圖書(shū)館采訪工作面臨的首要問(wèn)題。因此，分析圖書(shū)采訪工作在政府采購(gòu)背景下如何揚(yáng)長(zhǎng)避短，對(duì)做好圖書(shū)館采訪工作、促進(jìn)圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1?公共圖書(shū)館采訪模式分類

政府采購(gòu)是指各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財(cái)政性資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以內(nèi)的或采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為[1]。政府采購(gòu)主要有公開(kāi)招標(biāo)、單一來(lái)源采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性磋商和詢價(jià)六種方式。其中，大多數(shù)紙質(zhì)圖書(shū)的采購(gòu)采用公開(kāi)招標(biāo)的方式進(jìn)行，特殊情況采用單一來(lái)源采購(gòu)和競(jìng)爭(zhēng)性談判。

1.1?公開(kāi)招標(biāo)模式

為保證采訪工作的透明、公正，一些地方政府會(huì)在采購(gòu)文件中注明中標(biāo)的各圖書(shū)供應(yīng)商僅取得本年度資格標(biāo)，因此，圖書(shū)館需要在每一次采訪工作開(kāi)展前進(jìn)行二次詢價(jià)工作，即確定每批的訂單詳情，有意向的圖書(shū)供應(yīng)商應(yīng)遞交折扣率和供貨率等供貨條件，圖書(shū)館再?gòu)闹羞x取合適的供貨商。公開(kāi)招標(biāo)和二次詢價(jià)審查的必要因素均包括圖書(shū)供應(yīng)商資質(zhì)條件、服務(wù)水平以及圖書(shū)的供貨價(jià)格。因各地圖書(shū)館情況不同，有些公共圖書(shū)館也會(huì)采用現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的方式（選擇已取得供貨資格的圖書(shū)供應(yīng)商）開(kāi)展工作，據(jù)統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)圖書(shū)館在采訪工作中會(huì)將兩種采購(gòu)模式相結(jié)合。

1.2?單一來(lái)源采購(gòu)

這種采購(gòu)模式主要針對(duì)圖書(shū)館的一些特殊采購(gòu)需求。例如，為滿足特色文獻(xiàn)資源建設(shè)需求，公共圖書(shū)館需要采購(gòu)一些國(guó)外出版社出版的文獻(xiàn)資源和連續(xù)出版物，為保證所購(gòu)買(mǎi)的外文原版文獻(xiàn)為正規(guī)的優(yōu)質(zhì)文獻(xiàn)，需要供貨商提供從事進(jìn)出口圖書(shū)館配的資質(zhì)證明，但由于購(gòu)買(mǎi)數(shù)量和折扣率的限制，很多有資質(zhì)的圖書(shū)供應(yīng)商不參加投標(biāo)，加之政府采購(gòu)模式下90%以上的圖書(shū)館均對(duì)供應(yīng)商有提供圖書(shū)加工的需求，所以符合條件的供應(yīng)商更是屈指可數(shù)。在有資質(zhì)的供應(yīng)商明顯不足甚至只有一家滿足條件時(shí)，圖書(shū)館可采用單一來(lái)源采購(gòu)的方式進(jìn)行采購(gòu)。

1.3?競(jìng)爭(zhēng)性談判

所謂競(jìng)爭(zhēng)性談判，是指由圖書(shū)館提出采購(gòu)計(jì)劃或圖書(shū)采購(gòu)項(xiàng)目，以發(fā)布招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蚪M織參與本次圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃，再經(jīng)過(guò)多輪談判，從眾多參與本次圖書(shū)采購(gòu)項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)者中選擇一家最符合采購(gòu)方采購(gòu)要求的書(shū)商[2]。這種模式大多被用于連續(xù)出版物的采購(gòu)，前來(lái)投標(biāo)的供應(yīng)商可根據(jù)圖書(shū)館提供的圖書(shū)清單直接給出折扣率或者價(jià)格，經(jīng)過(guò)評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員對(duì)其進(jìn)行資格審查之后，將報(bào)價(jià)低的供應(yīng)商確定為中標(biāo)供應(yīng)商。這種招標(biāo)方式考慮的因素比較少，建議圖書(shū)館購(gòu)買(mǎi)新出版的文獻(xiàn)資源時(shí)盡量少使用此方式。

2?政府采購(gòu)背景下圖書(shū)采訪的優(yōu)勢(shì)

2.1?采購(gòu)資金得到保障

傳統(tǒng)采訪模式下，圖書(shū)館用于圖書(shū)采購(gòu)的資金十分有限，經(jīng)費(fèi)得不到保障，在開(kāi)展圖書(shū)采訪工作時(shí)不得不開(kāi)源節(jié)流，導(dǎo)致圖書(shū)采訪的范圍受到限制。政府采購(gòu)模式很好地解決了這一問(wèn)題，購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)由政府撥款，專款專用，且每年度的經(jīng)費(fèi)數(shù)額明確，有利于圖書(shū)采訪工作人員制訂采訪計(jì)劃并有序開(kāi)展采訪工作。

2.2?采購(gòu)程序規(guī)范透明

政府采購(gòu)環(huán)境下的采訪工作有詳細(xì)的規(guī)則和流程，在提交采購(gòu)計(jì)劃、獲取審批、相關(guān)部門(mén)組織公開(kāi)招標(biāo)、進(jìn)行采購(gòu)、核對(duì)認(rèn)定的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度和記錄，且都可以做到公開(kāi)透明，也可隨時(shí)追查到采購(gòu)資金的去向，確保了每一筆采購(gòu)經(jīng)費(fèi)都花在刀刃上，從根本上杜絕了“暗地操作”、采購(gòu)相關(guān)人員“吃回扣”等腐敗現(xiàn)象[1]，可以做到隨時(shí)接受人民的監(jiān)督，這無(wú)疑是圖書(shū)館采訪工作的重大進(jìn)步。

2.3?采購(gòu)范圍大幅增加

傳統(tǒng)的圖書(shū)采訪工作大多以本地書(shū)店采購(gòu)為主，在地域和品種上存在很大的局限性，并且在開(kāi)展采訪工作時(shí)容易受到書(shū)商的左右，造成一定程度的資源浪費(fèi)。在政府采購(gòu)環(huán)境下，全國(guó)各地的圖書(shū)供應(yīng)商只要符合圖書(shū)館的采購(gòu)需求都有資質(zhì)參與投標(biāo)，這就在無(wú)形中擴(kuò)大了圖書(shū)館采購(gòu)的范圍，為圖書(shū)采訪工作提供了更多選擇。另外，通過(guò)招投標(biāo)方式進(jìn)行采訪，90%以上的供應(yīng)商還提供圖書(shū)的物理加工服務(wù)和數(shù)據(jù)加工服務(wù)，使圖書(shū)館可以用同樣的資金獲得更多的增值服務(wù)。

3?政府采購(gòu)背景下圖書(shū)采訪的弊端

政府采購(gòu)給圖書(shū)館采訪工作帶來(lái)了許多便利，但由于政府招投標(biāo)制度處于初期發(fā)展階段，所以在采訪工作開(kāi)展過(guò)程中也暴露出一些弊端。

3.1?政府采購(gòu)要求固化

圖書(shū)不同于一般的商品，雖然交易的是實(shí)物，但圖書(shū)卻是知識(shí)的載體，圖書(shū)館在購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)時(shí)除了考慮其價(jià)格因素，更重要的是考察圖書(shū)供應(yīng)商所提供的圖書(shū)種類是否包羅萬(wàn)象，是否能涵蓋圖書(shū)館所需的所有類目，是否能保證更新及時(shí)[3]。圖書(shū)館在申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，政府采購(gòu)中心難免會(huì)在給圖書(shū)劃分類別時(shí)出現(xiàn)偏差，如：某些地區(qū)采購(gòu)中心將圖書(shū)劃分為貨物采購(gòu)，而圖書(shū)館作為甲方在申報(bào)貨物采購(gòu)需求表時(shí)無(wú)法提前填寫(xiě)即將出版圖書(shū)的貨物屬性;若將圖書(shū)采購(gòu)劃分為服務(wù)采購(gòu)，又無(wú)法按要求對(duì)圖書(shū)采購(gòu)進(jìn)行準(zhǔn)確的量化，最終只能把供貨商的供貨折扣率作為主要評(píng)標(biāo)因素，即“低價(jià)中標(biāo)”，致使圖書(shū)質(zhì)量得不到保障。

3.2?供貨書(shū)商更換頻繁

政府采購(gòu)確定的供應(yīng)商服務(wù)周期多數(shù)為一年，服務(wù)期滿后又會(huì)重新招標(biāo)，更換一批新的供貨商。眾所周知，每家圖書(shū)館的加工要求都會(huì)根據(jù)本館的需求而有所不同，供應(yīng)商要達(dá)到圖書(shū)加工標(biāo)準(zhǔn)需要一定的時(shí)間，而很多供應(yīng)商在剛剛掌握?qǐng)D書(shū)館的加工要求時(shí)又可能會(huì)失去供貨資格，這時(shí)圖書(shū)館又要對(duì)新的供應(yīng)商進(jìn)行加工培訓(xùn)，周而復(fù)始。這不僅浪費(fèi)了雙方的人力資源，也會(huì)影響圖書(shū)館藏書(shū)的完整性。

3.3?政府采購(gòu)程序繁瑣

在政府招投標(biāo)中，中標(biāo)的供應(yīng)商只能取得供貨的資格標(biāo)，而圖書(shū)采購(gòu)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，且與各個(gè)出版社的出版頻率以及圖書(shū)館上新的周期息息相關(guān)，所以為保證采訪工作的公平性，多數(shù)圖書(shū)館會(huì)應(yīng)采購(gòu)中心的要求引入詢價(jià)機(jī)制，即在每次采訪工作實(shí)施之前，圖書(shū)館還需要召開(kāi)二次詢價(jià)會(huì)，以致每次采購(gòu)都需要重新選擇一次供貨商。這種采購(gòu)模式雖然最大限度地保證了采訪過(guò)程的公平性，但無(wú)疑會(huì)使采購(gòu)程序更加繁瑣，延長(zhǎng)了采訪周期，大大影響了新書(shū)上架的時(shí)效性。

3.4?書(shū)商供貨質(zhì)量難控

通過(guò)招投標(biāo)確定供貨書(shū)商就難以避免“低價(jià)中標(biāo)”，而“低價(jià)中標(biāo)”所帶來(lái)的弊端就是圖書(shū)的供貨質(zhì)量難以把控，表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是許多高折扣出版社的圖書(shū)無(wú)法供貨，如商務(wù)印書(shū)館、國(guó)家圖書(shū)館出版社等，長(zhǎng)此以往不僅采訪人員辛苦挑選的優(yōu)質(zhì)圖書(shū)無(wú)法保證到貨率，而且對(duì)圖書(shū)館館藏資源建設(shè)也有一定影響;二是供應(yīng)商的圖書(shū)加工能力良莠不齊，加工人員更換頻繁，不能保證圖書(shū)MARC數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不僅增加了編目人員審校和改錯(cuò)的工作量，而且無(wú)形中延長(zhǎng)了新書(shū)與讀者見(jiàn)面的時(shí)間。

3.5?采訪滯后影響流通

目前，大多數(shù)圖書(shū)館招投標(biāo)工作都是一年進(jìn)行一次，從提出申請(qǐng)到開(kāi)標(biāo)通常要經(jīng)過(guò)兩個(gè)月甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。招標(biāo)工作結(jié)束后，圖書(shū)館采訪人員還要和各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行溝通，二次詢價(jià)后才能采購(gòu)第一批圖書(shū)，一旦供應(yīng)商的供貨和加工能力不足，每批新書(shū)就要在3個(gè)多月后才能和讀者見(jiàn)面，造成采訪工作的滯后[4]。以長(zhǎng)春市圖書(shū)館為例，該館每年1月提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)財(cái)政局審批、提交需求表、發(fā)布通知、中標(biāo)公示等一系列程序后，3月中旬才能與供應(yīng)商簽訂合作合同，此時(shí)再訂貨加工，最快4月底才能將第一批新書(shū)上架流通（因特殊要求緊急訂購(gòu)特殊加工處理的圖書(shū)除外），嚴(yán)重影響了圖書(shū)館文獻(xiàn)資源的流通率，也降低了圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。

4?政府采購(gòu)背景下采訪工作的改善建議

4.1?提前制訂計(jì)劃，確定采購(gòu)方式

圖書(shū)館的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)屬于財(cái)政撥款的一項(xiàng)，是在每年的人大會(huì)議審議后才制定下發(fā)的，圖書(shū)館的招投標(biāo)工作如果在財(cái)政撥款之后開(kāi)展，勢(shì)必影響當(dāng)年的采訪進(jìn)度[5]，另外，由于圖書(shū)類商品的特殊性，在申報(bào)圖書(shū)采購(gòu)時(shí)頻繁更換類別及采購(gòu)方式也會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間。為避免浪費(fèi)采訪時(shí)間，采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)該提前制定。如果將圖書(shū)采購(gòu)定為特殊類服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)，再結(jié)合圖書(shū)館配需求制定合理的評(píng)分體系，不僅能保證當(dāng)年采訪工作的迅速開(kāi)展，還能避免計(jì)劃與采訪脫節(jié)的問(wèn)題。

4.2?延長(zhǎng)服務(wù)年限，確保供貨穩(wěn)定

圖書(shū)供貨商更換過(guò)于頻繁不利于圖書(shū)館藏書(shū)體系的建立，也不利于供貨商為圖書(shū)館提供良好的服務(wù)。每年年底采訪的圖書(shū)基本都會(huì)因?yàn)楣┴浿芷诘膯?wèn)題在次年才完成供貨，但是購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)必須在服務(wù)期內(nèi)使用，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“先付錢(qián)，后供貨”的現(xiàn)象。筆者認(rèn)為，圖書(shū)館在進(jìn)行政府采購(gòu)時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況增加服務(wù)年限，變“每年招標(biāo)”為“每年考核”，延長(zhǎng)中標(biāo)供應(yīng)商的服務(wù)年限，以確保圖書(shū)供貨的穩(wěn)定。

4.3?推行線上采購(gòu)，簡(jiǎn)化采購(gòu)流程

隨著線上采購(gòu)模式的迅速普及，傳統(tǒng)采訪模式的局限性越來(lái)越明顯，早已無(wú)法滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的采購(gòu)需求。圖書(shū)館可以將“網(wǎng)購(gòu)模式”應(yīng)用到采訪工作中。在招標(biāo)過(guò)程中，政府在對(duì)線下供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查的同時(shí)，可以對(duì)書(shū)商及出版社開(kāi)設(shè)的線上書(shū)店進(jìn)行資格審查，挑選出有資質(zhì)的圖書(shū)銷售平臺(tái)，讓采訪人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)銷售平臺(tái)更加直觀地對(duì)圖書(shū)進(jìn)行采訪。線上采購(gòu)不僅能讓采訪人員及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)度，還能熟悉系列圖書(shū)的出版進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)出版社與圖書(shū)館的高效對(duì)接。

4.4?做好驗(yàn)收監(jiān)督，完善考核機(jī)制

圖書(shū)館在進(jìn)行采訪工作時(shí)難免會(huì)遇到書(shū)商供貨率低、圖書(shū)加工質(zhì)量不高等一系列問(wèn)題。鑒于以上情況，圖書(shū)館不僅要高度重視對(duì)合作階段供應(yīng)商的考核，還要對(duì)到貨圖書(shū)的驗(yàn)收情況和服務(wù)情況進(jìn)行考核。在政府采購(gòu)的評(píng)標(biāo)過(guò)程中，圖書(shū)館對(duì)供應(yīng)商的考核結(jié)果應(yīng)被納入評(píng)標(biāo)加/減分項(xiàng)中，同時(shí)，在服務(wù)期限內(nèi)，圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，長(zhǎng)此以往不僅能使政府采購(gòu)模式更加完善，還能凈化圖書(shū)供應(yīng)商市場(chǎng)。

4.5?創(chuàng)新采訪模式，引入讀者采訪

公共圖書(shū)館采購(gòu)的圖書(shū)絕大多數(shù)是面向社會(huì)上廣大讀者的，讀者的需求對(duì)采訪工作至關(guān)重要。尤其在出版市場(chǎng)日新月異、出版品種極其豐富的時(shí)代，讀者的參與能使圖書(shū)館的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)得到有效利用[6]。圖書(shū)館可以在確定供貨商之后，將圖書(shū)采訪工作與圖書(shū)館閱讀推廣活動(dòng)相結(jié)合，引入讀者自主采購(gòu)模式，不僅能提高圖書(shū)的流通率，還能縮短新書(shū)與讀者見(jiàn)面的時(shí)間，有效解決圖書(shū)采訪滯后的問(wèn)題。

5?結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)采訪工作是圖書(shū)館最基礎(chǔ)的工作之一，采訪工作的優(yōu)劣直接影響到圖書(shū)館的服務(wù)能力。政府采購(gòu)環(huán)境下的采訪工作摒棄了許多傳統(tǒng)采訪模式的劣勢(shì)，在新的采訪背景下，采訪人員只有不斷提升自身素質(zhì)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋求更好的采訪模式，才能滿足讀者多樣化的閱讀需求。

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（編校：周雪芹）