辦公室文件傳閱工作的過程管理方法研究

李瓊芳

摘要：提高辦公室文件傳閱工作過程管理水平，不僅有利于帶動辦公室整體工作效率提升，而且還能夠切實增強辦公室文件管理整體工作的安全性，有效避免文件在傳閱過程之中出現丟失和信息泄漏的情況，對于辦公室管理走向現代化而言，意義顯著。為此，本文主要對有效展開辦公室文件傳閱工作過程管理應遵循的各項基本原則進行分析闡釋，在此基礎上，探討辦公室文件傳閱工作的過程管理方法，旨在提供具備一定參考意義的借鑒。

關鍵詞：辦公室管理;文件傳閱工作;過程管理方法

伴隨我國社會經濟的不斷發展和科技水平的不斷提升，辦公室管理也適應時代變化趨勢對于工作人員提出了更高的要求 [1]。在這一過程之中，文件傳閱工作的過程管理因在辦公室整體管理實踐中占據重要地位而日益受到各方重視，可以說，文件傳閱工作的過程管理水平，直接體現出辦公室的整體工作水平。為此，辦公室文件管理人員必須提高對于文件傳閱工作的過程管理重視力度，明確應在管理實踐之中遵循的基本原則，充分掌握有效展開管理實踐的科學方法，力求構建安全高效的文件傳閱過程管理體系與模式。

一、有效展開辦公室文件傳閱工作過程管理應遵循的基本原則

（一）手續登記原則

對于各類可進行傳閱的文件，管理人員應嚴格按照相應制度，做好相應登記，落實好文件傳閱過程管理的手續登記原則，確保在完成對于文件傳閱各方面信息的登記之后，再展開正式的文件傳閱，以此形成對于文件行蹤的全方位掌握，有效降低文件丟失的可能性，與此同時完善相應的責任追究體系，進而實現過程管理工作水平的提升。在進行手續登記的過程之中，辦公室文件管理人員應重視提醒文件傳閱及經辦人員重視對文件加以妥善保管，以此有效防止文件檔案丟失和損壞。

（二）流程規范原則

辦公室文件傳閱工作必須按照規范的流程進行，遵循流程規范原則，按照一定的順序展開文件傳閱，以此保障過程管理的有序性，避免過程管理工作出現混亂的情況。為此，辦公室文件管理工作人員需要明確重要文件的傳閱層級，科學確定傳閱順序，同時根據實際情況對于文件傳閱順序加以靈活調整，以此在保證文件傳閱基本框架與流程不變的基礎上，有效提升文件傳閱的效率。比如，若某位領導臨時出差，那么在進行文件傳閱過程管理實踐時，辦公室文件管理工作人員可以按照順序將文件先交由順序中的下一位領導閱讀，待出差領導回歸之后，再將文件傳閱至其手中，讓領導能夠及時完成對于重要文件的補閱，從而提高文件傳閱的效率。

（三）內容保密原則

傳閱中的文件屬于單位機密的重要構成，因而在展開文件傳閱工作的過程管理時，工作人員必須遵循內容保密原則，重視按照《保密法》的相關要求和企業內部對于文件保密的要求，有效守護文件的安全，切實避免文件信息泄漏等可能給單位造成嚴重負面影響的情況出現，切實增強文件信息的安全性。對于已經完成傳閱的文件，工作人員應按照制度規定及時進行文件回收、歸檔和保存處理工作，以此避免文件出現丟失和信息泄漏，降低相應風險，促進過程管理水平實現提升[2]。

二、辦公室文件傳閱工作過程管理的科學方法

（一）做好辦公室文件歸檔與分類工作

文件傳閱工作的過程管理由文件簽收、文件登記、文件歸檔及文件分類等一系列內容所共同構成，每項具體的工作，都應由專門的工作人員完成，以此明確不同工作人員的具體責任，營造權責統一的工作氛圍[3]。其中，高效的文件歸檔與分類是有效展開文件傳閱過程管理的基礎性工作內容，因而辦公室文件管理人員必須提高對于這兩項工作的重視力度，在展開管理實踐時，對文件歸檔與分類的標準加以全方位的細化，為工作人員的實踐提供科學指導。比如，可以根據文件的重要性對文件進行分類，或者根據文件的性質對文件進行分類，對于不同類別的文件分別采取針對性的傳閱過程管理措施，以此有效提高管理實踐的針對性與實效性。在辦公室文件傳閱活動之中，通常按照由下至上的順序展開傳閱，這樣可以調動下級領導對于文件提出相關意見，以此為本單位領導的綜合決策工作提供參考與指導，這是需要在過程管理實踐之中加以注意的地方。

（二）做好辦公室文件的摘要記錄工作

在展開文件傳閱之前，管理人員需要對參與傳閱的文件進行認真的

研讀符合分析，把握文件內容的重點，做好相關摘要記錄工作，以此促進傳閱效率提高，幫助參與文件傳閱的人員快速了解文件的內容與文件的精神實質[4]。在此方面，文件管理人員可以適當在文件中做出相應重點標識，尤其重視標識出與本企業相關的內容表述，以此幫助領導快速把握文件重點與核心內容，完成對于文件的快速梳理，加快文件傳閱的速度與效率，最大限度地實現過程管理的重要價值。此外，文件管理工作人員應定期對文件摘要進行修訂，以此確保其能夠有效反映文件的核心內容，有效發揮文件摘要的重要作用。

（三）加強對于文件傳閱活動的監督力度

在展開文件傳閱工作的過程管理實踐時，除做好文件歸檔、文件分類及文件摘要記錄之外，對于文件的具體去向，辦公室文件管理工作人員同樣應重視做好相應的監督工作，加強監督力度，以此對關于文件的信息進行實時更新與動態掌握，同時確保文件傳閱工作的時效性，讓每一位領導及時完成對于文件的閱讀和學習，推動文件精神真正在單位內部得到落實。對于重要性高的文件，管理人員需要在對文件內容進行全方位把握的基礎上，將其中的相關批示進行具體細化，建設相應的執行項目，與各個部門展開相應的溝通交流，促進單位的整體辦公效率實現提高。

（四）提高辦公室文件傳閱過程管理信息化水平

信息時代，在文件傳閱工作的過程管理之中引入“互聯網 +”思維，借助計算機與互聯網構建高效文件管理模式，成為辦公室完成文件傳閱過程管理體系創新的重要路徑[5]。為此，單位應加大信息化文件管理方面的資金投入，為辦公室文件管理工作人員創設良好的信息化辦公環境，如配備高性能計算機等，與此同時重視通過主題培訓發展工作人員的信息素養，幫助他們掌握計算機的基礎操作以及應用計算機對于傳閱文件加以科學管理的方法，同時增進工作人員對于現代信息網絡技術的全方位了解。此外，單位還應重視優化人才招聘環節引入信息技術方面的專業人才，以此提高自身信息技術水平，更好地將大數據、物聯網等現代信息技術引入文件傳閱過程管理之中。比如，工作人員可以將“射頻識別標簽”這一物聯網的核心技術引入至辦公室文件傳閱過程管理之中，將射頻識別標簽粘貼至參與傳閱的文件上，通過掃描射頻識別標簽獲取文件的摘要信息、對文件的狀態進行實時監控，及時了解文件的動向與情況，同時應用計算機對射頻識別標簽所反饋的信息進行實時記錄，從而有效提高文件傳閱過程管理的實效性。

結束語：

總而言之，基于高水平文件傳閱過程管理工作對于提高辦公效率、增強辦公室文件信息安全性等方面所具備的重要價值，辦公室文件管理人員必須重視采取措施提高文件傳閱過程管理能力，在展開文件傳閱過程管理實踐時，落實好手續登記原則、流程規范原則及內容保密原則，通過采取做好辦公室文件歸檔與分類、做好辦公室文件摘要記錄、加強對于文件傳閱活動的監督力度以及提高信息化管理水平等方法，切實改善辦公室文件傳閱過程管理質量。

參考文獻：

[1]??? 武鵬飛.辦公室文件傳閱工作的過程管理研究[J].辦公室業務，2019（02）：12.

[2]??? 廖天啟.做好文件傳閱工作的訣竅[J].秘書工作，2018（004）：52.

[3]??? 何慧云.淺談辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作[J].環球市場，2018（025）：211.

[4]??? 李雪峰.辦公室文件資料信息化管理探討[J].辦公室業務，2018（14）：62.

[5]龍海艦.論提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策[J].文化創新比較研究，2018（014）：145.