數字檔案在醫院檔案管理中的應用分析

張明陽 魏春虹

摘要：互聯網技術發展已達到前所未有的進步，在各行業領域中發揮了重要技術優勢，一定程度上促進了各領域的發展。在醫院檔案管理中引入信息化、數字化技術，實現數字檔案應用，成為目前醫院管理中的重要舉措。數字檔案的應用能夠大大提升檔案管理效率，保證檔案內容準確的同時，能夠更有效的節省人力成本的投入，在短時間內達到高效管理目標。由于數字檔案應用時間較短，因此仍存在一定不足，本文正是基于此前提下結合自身工作經驗及管理思考，以提出促進數字檔案在醫院檔案管理中的更高效、廣泛應用的策略與建議。

關鍵詞：數字檔案;信息化;醫院檔案管理

檔案管理作為醫院管理重要構成內容，對醫院內部管控及長遠發展都具有重要意義。引入數字檔案管理模式，能夠打破傳統紙質檔案管理的局限，提升管理效率，強化檔案管理的準確率。目前在大多數城市的醫院管理中，都積極嘗試引入數字檔案管理，但受到長期傳統管理思維方式與管理手段的局限，使得數字檔案應用的實際效果尚有不足。為使得數字檔案在醫院檔案管理中能夠更廣泛、高效的應用，應從轉變意識、重視應用、落實完善多方面實現。

一、數字檔案在醫院檔案管理中的應用現狀

現階段全社會對信息化、數字化的接受范圍不斷擴大，接受水平也不斷提升，在醫院管理中也逐步實現了數字化的引入和應用。新型的辦公形式是數字化時代背景下應運而生的產物，將數字檔案應用到醫院檔案管理中，能夠提高檔案管理的效率，降低人工投入成本，提升管理精準度。但由于數字檔案在醫院檔案管理中的應用時間短，因此其應用過程中仍存在較多問題。

例如，醫院對數字檔案管理的重視力度和投入力度都略顯不足。數字檔案的應用需要檔案管理人員學習并掌握新的技術能力，需要一個從人工手動管理向數字化自動管理的過渡過程，存在一定的接受難度。因此，數字檔案管理推進的進度較慢，相關的檔案管理的軟硬件建設不到位。通過對部分醫院的數字檔案管理情況的調查了解到，部分醫院的軟硬件水平提升慢，即使引入了數字檔案管理系統，但沒有進行及時更新，整體的檔案管理水平有限。部分檔案管理人員的水平不高，并缺乏對檔案管理的系統學習和認知，無法全面的界定檔案管理的范圍，也影響了目前數字檔案在醫院檔案管理應用中的質量。

二、加強數字檔案在醫院檔案管理中的應用建議

（一）強化數字化理念，構建專業管理平臺

在醫院檔案管理中受到長期人力手工檔案管理模式的影響，對于數字化檔案的重視尚有不足。為加強數字檔案應用，首先要轉變傳統觀念，認識到當前的社會發展形勢下只有引入數字化管理，才能滿足檔案管理的實際需要。

各級醫院可根據實際需求構建數字檔案資源庫，相關管理人員逐步轉變檔案管理模式。為使醫院內部信息有效共享，要重點開發檔案網絡，不同部門之間可在平臺上進行信息的采集和篩選，使檔案管理更高效。在各醫院中都包括一些重點項目，為保證這些項目內容的安全性、保密性和完整性，可獨立建檔，并進行細致分類管理。結合我國醫院檔案管理實際現狀來看，實現全面的數字檔案應用仍有很長一段時間，因此，要客觀的看待人工檔案管理向數字檔案管理的過程轉變，根據實際情況，實現人工管理、數字管理靈活切換的管理模式，發揮管理的最大價值，實現醫院檔案管理的優化細致。

（二）搭建完善網絡，優化信息采集與數據管理

數字檔案是充分利用“互聯網+”技術優勢的檔案管理模式，為構建數字檔案管理系統就要積極建設網絡基礎設施。數字檔案管理系統的構建不僅是工程技術人員的任務，完整的數字檔案需要醫院內部人員的積極參與，例如信息采集環節、網絡工程搭建以及軟件系統測試應用等。醫院方面在進行資金籌劃與投入過程中，應對數字檔案網絡搭建的軟件、硬件配置一定程度上加大投入力度，重視信息平臺搭建，提高網絡平臺的實用性和移植性。

醫院管理層面還應對各類型檔案資源進行統一梳理和管控，醫院檔案工作不同于其他機構的檔案管理，其工作涉及面廣發，覆蓋范圍大，注重檔案管理的保密性和安全性。因此，推行數字檔案管理不可避免要面臨諸多新的挑戰，對數字化的撰寫規范、歸檔方式以及部分資料不完整等都需要充分考慮。因此數字檔案管理要對大量的檔案資料進行梳理，通過制定管理審查小組等方式，對信息采集、數據篩選等，實現更全面的調研和更精準的管理，保障數字檔案更有效應用。

（三）準確把握數字檔案內容，確定醫院檔案管理范圍

在長期工作經驗積累中可知，醫院檔案管理所涉及的范圍廣泛，為達到檔案管理的預期效果，要進一步明確醫院檔案管理的實質，確定其管理范圍。例如，關于某醫院藥品及醫療器械采購的檔案管理中，要明確總庫、月庫存銷、每日出入庫等細致類別，保證管理的全面性。因此注重醫院數字檔案管理系統的構建，能夠更其清晰、規范、明確醫院庫存管理內容，降低管理出錯率。醫院的檔案管理中包括了醫院中所有項目合同文件，對不同性質的合同要注重獨特的分類設置，以便于管理和后期使用。所以，檔案管理工作人員要對具體內容更清晰，這有助于醫院檔案管理流程的優化，對檔案查找和應用有著重要價值，對醫院檔案管理長遠健康發展也有著積極意義。

三、結束語

數字檔案是順應“互聯網+”時代應運而生的產物，能夠滿足當前醫院檔案管理的實際需求，解放人力投入，提高檔案管理效率，使檔案管理流程更優化，內容更準確，這對醫院整體管理及醫院長遠發展都有著重要意義。因此，在今后的醫院檔案管理中，從領導層面要加大重視力度，并根據實際情況適當加大資金投入，保障基礎設備的投入應用后，優化管理人員的培訓，逐步實現數字檔案管理專業化和深入化，為醫院檔案安全、高效、優質管理做出積極貢獻。

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