基層檔案管理工作問題及建議探討

夏建彬

摘 要：為更好地服務(wù)基層，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將檔案管理工作擺在基層工作的更高地位，以更積極的熱情參與到工作中是非常迫切需要的。基層檔案管理在新時(shí)代背景下既有“歷史遺留問題”，同時(shí)也面臨著新的時(shí)代挑戰(zhàn)，因此，基層工作人員要肩負(fù)起提升基本業(yè)務(wù)能力、服務(wù)大眾的職責(zé)，促進(jìn)檔案管理工作的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;問題;建議

一、基層檔案管理的平衡性討論

（一）企事業(yè)單位與社企的管理平衡問題

當(dāng)前檔案管理工作的重心仍舊以機(jī)關(guān)事業(yè)單位為主，企事業(yè)單位與社企、城鄉(xiāng)住戶、重大項(xiàng)目建設(shè)等檔案管理工作的普及程度不同，資料來源較為單一化、利用這些數(shù)據(jù)分析得出的結(jié)果可能有一定的側(cè)重性但并不全面，即檔案管理的傾向平衡性有待加強(qiáng)、社會(huì)參與的自覺性以及管理部門的強(qiáng)制性不足。

（二）技術(shù)發(fā)展與管理發(fā)展平衡問題

許多基層部門在開展工作過程中很自然而然的認(rèn)為應(yīng)以事務(wù)管理和人員管理為主要工作方向，當(dāng)然這在傳統(tǒng)工作方式中是沒有任何問題的，但在科技化程度日益深入人們生活、深入機(jī)關(guān)工作的時(shí)代下，技術(shù)發(fā)展的必要性也逐漸涌現(xiàn)，當(dāng)前技術(shù)與管理的側(cè)重點(diǎn)是非常明顯的，對(duì)于技術(shù)發(fā)展的輕視將會(huì)造成工作效率與社會(huì)發(fā)展速度脫節(jié)等問題。

（三）工作方式與時(shí)代發(fā)展契合問題

粗放式工作方法、只重視文書檔案管理、各領(lǐng)域檔案資料管理深入情況不同等傳統(tǒng)工作方式與當(dāng)前快速發(fā)展的社會(huì)以及高速增長(zhǎng)的檔案資料量是格格不入的，基層部門沒有起到以點(diǎn)帶面的積極作用，一些基本業(yè)務(wù)能力甚至出現(xiàn)了“開倒車”的現(xiàn)象，“組卷”歸檔方式仍舊在沿用，檔案管理工作回歸傳統(tǒng)。

（四）監(jiān)督管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)平衡問題

管理“面”上的監(jiān)督以及歸檔過程“點(diǎn)”上控制的協(xié)調(diào)性有待加強(qiáng)，具體表現(xiàn)在諸如“集中歸檔活動(dòng)”等能夠激發(fā)工作人員工作熱情的有效形式不能長(zhǎng)久持續(xù)下去，檔案存儲(chǔ)出現(xiàn)“斷糧”現(xiàn)象，也就是說監(jiān)督管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)這兩個(gè)基本的體制管理手段并沒有得到好的利用，微觀業(yè)務(wù)的規(guī)范性和宏觀管理的指導(dǎo)性作用沒有得到好的發(fā)揮。

（五）檔案整理與開發(fā)利用平衡問題

檔案整理、歸納的最終目的應(yīng)該服務(wù)于社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，即歸檔只是數(shù)據(jù)資料使用周期的一個(gè)中間過程，不能成為其終點(diǎn)，對(duì)這些檔案資料開發(fā)利用程度低的一個(gè)原因就在于較難檢索、一旦歸檔就“永久封存”，最終導(dǎo)致工作陷于被動(dòng)狀態(tài)。這一問題在未來基層檔案管理的改革過程中是需要重視起來的，不能讓檔案成了“傳家寶”，而是將其作為促進(jìn)發(fā)展的基本工具、基本手段，形成資料利用的循環(huán)機(jī)制。

二、基層檔案管理工作存在的主要問題

（一）理念缺失問題

對(duì)檔案管理工作不重視而引起的消極工作態(tài)度以及低效率歸檔工作是當(dāng)前存在的主要問題，若不能轉(zhuǎn)變這種管理理念和工作心態(tài)，檔案管理工作中的細(xì)節(jié)問題就不能得到有效處理，進(jìn)而引起其他工作中的問題，對(duì)基層工作發(fā)展起著慢性腐蝕的消極作用，消磨的不但是工作人員的耐心，更是群眾對(duì)事業(yè)單位的信任。

（二）管理斷層問題

多級(jí)管理和分區(qū)塊管理能夠有效提升管理效率和質(zhì)量，但如果各個(gè)區(qū)塊之間不能有效銜接起來而是存在著紕漏，這種事務(wù)管理上的漏洞雖然日常工組中難以直接體現(xiàn)出來，但隨著工作的深入開展問題逐漸暴露并且會(huì)造成無(wú)法挽回的損失，到時(shí)只能是“拆了東墻補(bǔ)西墻”，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的深入進(jìn)行。

（三）環(huán)境有限問題

技術(shù)環(huán)境和管理環(huán)境問題始終圍繞著檔案管理工作，特別是在一些缺少資金支持和設(shè)備援助的基層單位中，長(zhǎng)期物資上的匱乏使得基層工作人員常年處于高負(fù)荷工作壓力中，檔案管理部門“老齡化”現(xiàn)象也加劇了相關(guān)工作的倒車現(xiàn)象。信息化手段的引入及后期維護(hù)建設(shè)資源缺少投入也是基層工作發(fā)展存在的問題，根本上講即缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展眼光，只注重短期投入與產(chǎn)出，這種理念是應(yīng)該被時(shí)代摒棄的。

（四）價(jià)值評(píng)價(jià)問題

檔案歸檔后如何最大化其效用，將標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)據(jù)化的檔案投入到新的生產(chǎn)中，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和工業(yè)生產(chǎn)創(chuàng)造更大的價(jià)值是值得我們研究的問題，當(dāng)前缺少這種對(duì)檔案資源開發(fā)利用的研究、評(píng)估與評(píng)價(jià)體系，急需建立基于現(xiàn)階段檔案管理工作實(shí)際情況的價(jià)值評(píng)價(jià)制度，以推動(dòng)管理改革向深水區(qū)發(fā)展并提升檔案材料使用流程的完整性。

（五）服務(wù)對(duì)象問題

許多基層工作人員的服務(wù)意識(shí)不足，沒有將自身工作上升到個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃和單位發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的高度層面上，被動(dòng)性接受各項(xiàng)工作，也沒有抓住社會(huì)上的一些再教育機(jī)會(huì)進(jìn)行個(gè)人能力提升。從上級(jí)層面講，缺少了對(duì)職工專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)以及缺少人才培養(yǎng)規(guī)劃。

（六）流程標(biāo)準(zhǔn)問題

當(dāng)前檔案管理從收集、整理、價(jià)值評(píng)估、保管、檢索等方面都仍有很大的進(jìn)步空間，如收集來源的拓寬問題、整理的自動(dòng)化智能化和信息化問題、價(jià)值評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立問題、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)化和安全問題、檢索系統(tǒng)的搭建和共享平臺(tái)構(gòu)建問題等都需要我們深入研究。

三、提升基層檔案管理宏觀指導(dǎo)對(duì)策

（一）強(qiáng)化職工專業(yè)水準(zhǔn)和道德標(biāo)準(zhǔn)

工作中通過單位統(tǒng)一組織技能培訓(xùn)、上機(jī)操作、交流講座、繼續(xù)教育等形式強(qiáng)化職工的專業(yè)水準(zhǔn)，同時(shí)通過思想政治教育、黨支部培訓(xùn)以及經(jīng)典工作事例宣傳等途徑提高職工的道德標(biāo)準(zhǔn)，使他們以更飽滿的熱情和更積極的心態(tài)加入基層檔案管理建設(shè)中。

（二）優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基層檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件和軟件建設(shè)兩方面，硬件即普及標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)并為后期維護(hù)預(yù)留足夠的資金，軟件既包括與硬件相配套的平臺(tái)，同時(shí)也包括規(guī)范制度建設(shè)和對(duì)職工的信息化培訓(xùn)，以更高的信息化水平為基層檔案管理服務(wù)。

（三）積極應(yīng)對(duì)新時(shí)期檔案管理的危機(jī)

對(duì)于新時(shí)期暴露出的數(shù)據(jù)安全危機(jī)、服務(wù)轉(zhuǎn)型危機(jī)等問題，基層要認(rèn)真應(yīng)對(duì)，加強(qiáng)信息人才建設(shè)與培訓(xùn)、優(yōu)化檔案部門人員結(jié)構(gòu)、關(guān)注職工思想狀態(tài)等，不怕出現(xiàn)問題，就怕遇到問題不解決，提升整個(gè)檔案部門的責(zé)任意識(shí)和工作熱情。

（四）落實(shí)檔案場(chǎng)所的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化建設(shè)

在基層檔案管理中，除落實(shí)計(jì)算機(jī)等關(guān)鍵硬件設(shè)備外，還應(yīng)設(shè)立專門的檔案場(chǎng)所，將檔案整理、閱覽、庫(kù)房、辦公等功能區(qū)分開設(shè)置與管理，實(shí)行區(qū)塊化責(zé)任管理制度，最大限度保證檔案資料的完整性、全面性和有效性。

（五）推動(dòng)基層工作的可持續(xù)發(fā)展

提高檔案收集的廣度和深度挖掘其價(jià)值，這一橫一縱向的范圍擴(kuò)展是推動(dòng)基層檔案管理可持續(xù)發(fā)展的兩條基本途徑，與此同時(shí)，做好基層工作的長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃，進(jìn)一步提升管理效率和質(zhì)量，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期內(nèi)，基層工作人員要摒棄傳統(tǒng)不重視、不作為的檔案管理理念，真正樹立起為人民服務(wù)的基本工作意識(shí)，通過積極參與單位培訓(xùn)、合作交流以及自我提升等形式增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，俗話說“打鐵還需自身硬”，要不斷拔高自己以適應(yīng)日新月異的科技發(fā)展和檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變。知識(shí)武裝、技術(shù)準(zhǔn)備、統(tǒng)籌指導(dǎo)以及隊(duì)伍建設(shè)是基層檔案管理建設(shè)的“四大法寶”，我們要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

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