論檔案管理員如何做好檔案管理工作

李斌

摘? 要：檔案在我國有著極為悠久的歷史，隨著人類遠古歷史流傳。人類歷經了結繩記事、刻契記事、畫圖記事等的原始記事方法之后，歷經語言積累符號-文字的產生;歷經國家、經濟、文明的產生，檔案最終成為人類語言及活動的記錄。但是正式的檔案工作以及檔案學則形成于18世紀末歐洲實行檔案改革之后，并經歷了漫長的孕育過程，而我國檔案學的形成和發展是自1911年辛亥革命之后的20年代初，在20世紀40年代開始興辦了檔案專業教育，并隨著我國不斷發展，我國檔案管理工作逐步就像正規化科學化。

關鍵詞：檔案管理員;檔案工作

檔案主要是指收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。隨著我國不斷發展進步，檔案的內容和數量也在逐步豐富增加，檔案管理這一工作顯露頭角，其最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，所以其中每項工作都必不可少，并有一定程序，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。那么由此可見作為檔案管理的執行者，檔案管理員的工作是十分重要的，所以本文針對作為檔案管理員如何做好檔案管理工作進行分析探討。

一、檔案管理的必要性

檔案是一個國家信息資源的總體集合，在各個領域具有一定的保存價值。是各項工作的記錄載體，同時也是各項工作的考評依據。只有充分重視檔案管理的重要性才能夠有效地促進社會經濟發展，但是由于當下檔案種類繁多，內容復雜，檔案的管理工作也需要有很強的專業性，既要具備一定的服務意識還要具備一定的管理技能，才能在檔案管理工作上有一定的效果。

二、當前檔案管理現狀

（一）基礎工作標準不規范

檔案管理工作是保證一個工作正常運行的重要基礎，但是很多情況下我們并沒有認識到檔案管理工作的重要性，所以在檔案管理的工作上沒有按照正規的標準來執行。尤其是在規模相對較小的檔案管理工作中，甚至沒有專門的檔案管理制度以及檔案管理人員，檔案基礎工作標準不規范造成了在工作當中經常會出現檔案分類混亂、檔案缺失、檔案損壞等情況出現。

（二）管理員整體素質

由于對檔案管理工作的不重視，很多檔案工作沒有專業的檔案管理員或者是檔案管理員老齡化，認為做好基礎的接收和保存工作就可以了，沒有具體的實際意義。所以在檔案管理工作中，管理員容易忽視檔案管理的重要性，工作態度懶散，沒有系統正規的檔案管理知識，導致無法跟隨信息時代進步，適應不了電子檔案信息化管理。

（三）檔案管理方式陳舊

在現代檔案管理當中我們經常會發現，即使是現代信息技術如此發達的今天，很多地方的檔案管理工作采用的依然還是人工記錄、人工整理、人工管理這樣陳舊的管理辦法，由于每個人的工作能力和精神是有限的，所以這樣陳舊的管理方式，大大降低了檔案管理的工作效率，更沒有起到良好的保存目的。

三、如何做好檔案管理工作

（一）科技化管理

社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。所以在檔案管理工作的方式上我們也應該緊跟社會發展趨勢，合理融入信息技術，走向檔案電子信息化管理，充分利用信息技術的高效傳遞、大量存儲、快速檢索等功能，提高檔案管理工作質量。同時還可以更加完好的保存檔案信息，減少檔案缺失、損壞等情況出現。

（二）明確管理職責

在檔案管理工作中，最為重要的就是要明確檔案管理員的工作職責，直白的說就是讓檔案管理人員清楚了解自己必要的工作內容和管理行為標準，然后認真貫徹執行國家檔案管理法律法規，正視檔案管理工作重要性。例如：對各個部門檔案材料要做好收集、整理、立卷、歸檔，同時進行保存和監督;保證檔案安全完整，沒有缺失損毀等等相關工作并保質保量完成工作內容。

（三）檔案資料分類整理

檔案統計工作是檔案管理的主要工作內容，所以不論是電子檔案管理還是人工檔案管理，檔案統計都一定要分類明確，條理有序。為了能夠更好地完成檔案統計工作，檔案管理員一定要用心細致，分類明確，對檔案的收進、移出、借閱、保管等情況進行詳細的統計，建立完善的統計數據并及時核對調整。

（四）及時歸檔并做好檔案保管

在檔案管理工作過程中一定要及時做好歸檔工作，并定期進行歸檔檢查尤其是重要的檔案文件，不論是借閱、移出、歸檔都要有相關的記錄并標明時間。同時對于檔案的保存也要有一定的動作要求，例如：電子檔案類要定期進行備份儲存確保文檔存檔安全性，人工類檔案要注意檔案信息的存放，并要做好防火措施，注意通風、防蟲鼠等外在環境影響，養成安全保管的良好習慣。

（五）定期整理分類

為了保證檔案管理工作的有效運行，檔案管理員需要對檔案文件定期整理分類，并了解分類方法，方便使用和儲存。所以要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的檔案文件進行科學的分類整理，按照工作要求進行歸檔分類并有明確的標注，電子類檔案信息要及時做出分類存儲和定期整理，讓所有檔案內容有章可循，條理分明。

結束語

由此可見，檔案管理工作并不像我們想象的那樣簡單，在現代檔案管理工作之中我們不僅要學習如何更加科學的管理檔案，更要在管理檔案的工作中找出提高工作效率，降低工作成本的辦法，充分重視檔案工作重要性，為我國信息建設提供有效的輔助。

參考文獻

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